Характеристика автоматизированных форм учета

Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет – в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и другими нормативными актами, регла­ментирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои спе­цифические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компью­терной форме учета как особой форме счетоводства.

Существуют следующие фундаментальные различия компью­терной и ручных форм учета.

1. Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных, когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журна­лы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически проти­воречит принципам построения компьютерных технологий, пред­полагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно ис­пользуются за счет возможности автоматизации процедур преоб­разования и группирования их компьютером в соответствии с ука­заниями пользователя.

2. Унифицированный способ обобщения учетной ин­формации. В компьютерной форме учета счет является универ­сальным и достаточным регистром для обобщения учетной ин­формации, позволяющим отказаться от каких-либо других нако­пительных регистров. Все остальные учетные регистры, прису­щие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического уче­та, учетного цикла, технологии получения и способов представле­ния выходной информации. Таким образом, функции ручного пе­реноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпада­ют. Старые формы регистров заменяются новыми, изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактив­ными регистрами-отчетами.

3. Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими компьютерами и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы. Гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного выше, чем при использовании ручных форм учета, в которых аналитические группировки предопределены самой формой.

4. Встроенные бухгалтерские знания. В компьютер­ную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т. е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия, это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных с хозяйственных операциях, отраженных в первичных до­кументах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообра­зие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственных операций может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятий.

5. Автоматизация регламентных процедур закры­тия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.

6. Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.

7. Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: од­ной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других – для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее со­вершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и стандартов.

Достоинства автоматизированной формы учета:

1. Оперативность получения данных.

2. Увязка всех форм учета в единый комплекс (оперативный и бухгалтерский учет, бухгалтерский и налоговый учет, синтетический и аналитический учет).

Недостатки автоматизированной формы учета:

1. Вредность использования персонального компьютера в течение рабочего дня.

2. Сложность настройки системы на учетную политику предприятия.

3. Сложность при изменении законодательства.

Контрольные вопросы

1. Понятие информационного процесса БУ.

2. Классификация информационных систем.

3. Понятие автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета.

4. Этапы информационного процесса АИС-БУ.

5. Сущность подготовительного этапа обработки данных в АИС-БУ.

6. Сущность текущего этапа обработки данных в АИС-БУ.

7. Различия компьютерного и ручного учета.

8. Достоинства автоматизированной формы учета.

9. Недостатки автоматизированной формы учета.