Информационные процессы БУ и информационные технологии

Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям такой информации образует информационный процесс бухгалтерского учета.

Для организации и реализации информационного процесса не­обходимы соответствующие средства и методы обработки инфор­мации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса.

Информация, взаимосвязанная совокупность средств и мето­дов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Эконо­мическая информационная система имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система.

Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и орга­низационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования технических средств переработки информации. В автоматизированных ИС значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляется специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, в которой информационный процесс управления автома­тизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и дос­тавки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям, необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) – это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа,
включающие определенные процедуры преобразования информации.

Первый этап «документирование хозяйственных операций и формирование внутри машинной информационной базы» На этом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке.

Второй этап «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров». Он предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Здесь выполняется процедура поиска, сортировки и группировки данных, и вычислительной обработки, отображения, тиражирования.

Третий этап «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности». Здесь также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода формированием регламентированной бухгалтерской отчетности позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Бухгалтерская отчетность особенно годовая является важным источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя её, делают заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности. Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям помимо работников бухгалтерии, которые анализируют её и вырабатывают управленческие решения при выполнении своих специфических функций.

Все процедуры в информационном процессе АИС-БУ выполняются в определенной последовательности, с применением различных методик, при помощи специальных методов и средств. Установленная последовательность взаимосвязанных процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации в определенной технической и программной среде определяют информационную технологию (ИТ).

Информационные технологии предметной области бухгалтерского учета характеризуют две составляющие:

- технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации;

- совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации.

Для современных информационных технологий, применяемых в АИС-БУ характерны следующие черты:

- реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;

- активное участие бухгалтера, учетного работника как конечных пользователей в информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных компьютерами;

- интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;

- дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям и т. п.;

- интегрированность разных программных комплексов при реализации функций бухгалтерского учета: программ бух. учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и другие;

- ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках ответственности и отведенных им полномочий;

- автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерский записей;

- перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач;

- интерактивный режим работы с выходными документами;

- возможность коллективной работы над документами в среде сетей;

- адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения.

Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии.

Обеспечивающие информационные технологии – это технологии, которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том числе в бухгалтерском уче­те, при решении разнообразных задач. Они достаточно многообразны и ориентированы на различные классы задач от простых до сложных – от обработки документов текстовыми процессорами до принятия решении в экспертных системах.

Функциональные информационные технологии – реализуют технологию решения задач в конкретной предметной об­ласти путем использования комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий.

В зависимости от сложности обеспечивающих технологий они ориентированы либо только на специалистов-проектировщиков АИС, либо ими может пользоваться широкий круг управленческих работников (не профессионалов в области компьютерной техники). Так, многие СУБД содержат средства, позволяющие программистам создавать предметно-ориентированные пакеты программ, и инструменты, с помощью которых непрофессиональный пользователь, например бухгалтер, может создать и вести свою базу данных.

1С: Предприятие является не только совокупностью учетно-аналитических программ, но и средой разработки новых программ.

При автоматизации какой-либо предметной области приходится применять сразу несколько информационных технологий, реализуемых различными программными средства ми. При этом важное значение приобретает интеграция программных средств, используемых пользователем, например, для экспорта данных, сформированных программой бухгалтерского учета, в табличный процессор для проведения анализа. Небольшие предприятия используют бухгалтерские программы только для сводного учета и составления отчетности, а задачи аналитического учета реализуют с помощью табличного процессора с последующей передачей итоговых данных в бухгалтерскую программу.

Следует четко понимать различия между АИС-БУ и информационными технологиями. Первая особенность обусловлена различием их целей. Основная цель АИС-БУ состоит в получении ре­зультатной информации и предоставлении ее управленческим ра­ботникам для принятия решений. Целью ИТ является выполне­ние четко определенных действий по переработке информации, применяя соответствующие средства, методы и способы реализа­ции процедур информационного процесса.

Второе отличие заключается в том, что информационная тех­нология может существовать и вне конкретной АИС-БУ, как это имеет место в отношении обеспечивающих информационных тех­нологий.

И третье, АИС-БУ является средой, в которой реализуется ин­формационная технология – процесс преобразования информа­ции. Для этого АИС-БУ имеет набор обеспечивающих компонент: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.