Основные методы изменений при реализации проектов

Основные методы разработки и осуществления изменений при реализации проектов с учетом различных ситуаций в организации приведены в таблице 68.

Таблица 68 - Содержание основных методов разработки и осуществления изменений

Изменения в людях

Изменения в людях - человеческий аспект организационных изменений в проектном менеджменте, который является фундаментальным, т.к. именно поведение людей в организации – руководителей, специалистов, менеджеров по работе с клиентами и других сотрудников – в конечном итоге определяет, какие проекты организация может реализовать и какую это даст реальную пользу.

Люди должны понимать, хотеть и иметь возможность претворить в жизнь проекты, которые на первый взгляд могут казаться чисто техническими или структурными, но фактически повлияют на них.

Проект представляет собой комплекс заданий, выполняемых людьми. Руководители – это группа сотрудников, которые дают импульс и форму процессам изменений, которые предусматриваются в проекте. Причина частого отказа самих инициаторов работать над проектом заключается в том, что руководители являются одновременно и инициаторами, запускающими проектный процесс, и «жертвами». Такая комбинация ролей представляет для многих руководителей неразрешимый конфликт. Для того чтобы избежать роли «жертвы», руководители с удовольствием исполняют роль инициаторов, перекладывая при этом на других проведение процессов изменений, делегируют управление выполнением проектов

Успех изменений определяется эффективностью системы работы с персоналом, так называемым «внутренним PR». Внутренний PR подразумевает проведение грамотной работы по связям с собственным персоналом посредством реализации программ повышения мотивации выполнения каждым сотрудником своей работы наилучшим образом. Мероприятия по PR внутри организации преследуют две цели:

· создание позитивных отношений среди всех сотрудников;

· воспитание доверия и взаимопонимания в отношениях руководящего звена и рядовых сотрудников организации.

Несмотря на то, что история человечества свидетельствует о том, что люди могут замечательно приспосабливаться к изменениям и обычно принимают их как естественный факт, тем не менее, процессы, происходящие в сознании людей, их поведении, часто становятся узким местом в процессе реализации проекта.

Проект рассматривается не только как организационно-технологический поэтапный процесс создания и внедрения новшества, но и как социокультурный процесс, связанный с изменением функций и структуры организации, ее ценностей. Реализация проекта – это процесс вторжения элементов новой культуры в прежнюю культуру отношений, который называется интервенцией. Именно поэтому при осуществлении проектов нередко возникает сопротивление персонала переменам.

Под сопротивлением понимается сложное поведенческое явление, вызывающее непредвиденные отсрочки, проблемы, дополнительные расходы и неустойчивость процесса реализации проекта в организации.

Носителями сопротивления являются люди. В организации это, в первую очередь, руководители разных иерархических уровней, менеджеры и рядовые сотрудники, интересы которых затрагивает проект. В процессе изменений они часто оказывают им сопротивление, которое может иметь следующие проявления:

· прямой саботаж проекта внутри организации, связанный с попытками «похоронить» его в потоке текущих дел;

· затягивание начала реализации проекта;

· возникновение непредвиденных трудностей в процессе реализации проекта, которые ведут к замедлению процесса и увеличению расходов по сравнению с запланированными.

Сопротивление может быть явным, в виде открытой критики проектов и предстоящих действий, и скрытым, при внешнем согласии с изменениями.

Поведение персонала при реализации проектов (особенно крупномасштабных) обусловлено:

· страхом перед неизвестностью последствий перемен;

· обеспокоенностью возможной утратой стабильности;

· ожиданием возможного снижения доходов;

· возможной потерей своего статуса;

· боязнью оказаться лишними в организации;

· неспособностью выполнять новую роль в будущем;

· неспособностью или нежеланием обучаться новому делу.

Известен и другой перечень факторов, снижающих эффективность проектов: недоверие менеджеров к выдвигаемым снизу идеям; необходимость множества согласований по новым идеям; вмешательство других отделов в оценку проектных предложений; незамедлительная критика и угрозы увольнения в связи с допущением ошибок; кулуарное принятие решений по проектному предложению; передача нижестоящим руководителям указаний, сопровождающихся угрозами; возникновение у вышестоящих руководителей «синдрома всезнающих экспертов».

Но сопротивление может быть значительным, даже если предполагаемые действия персонала нейтральны или благоприятны (табл. 69).

Таблица 69 - Причины сопротивления изменениям

Причины неудач проекта часто ищут во внутреннем сопротивлении, хотя они могут быть иными (например, плохой выбор новой технологии или программного продукта или неподходящие организационные условия для их применения). В таких случаях сопротивление изменениям – лишь симптом, причину которого следует обнаружить и устранить.

Сопротивление может носить индивидуальный и групповой характер.

Сопротивление отдельного лица возникает, если человек чувствует себя в опасном положении. Это происходит, когда отдельный индивид не уверен в положительных результатах и последствиях изменений; опасается, что не справится с новой работой и окажется лишним; не способен или не хочет переквалифицироваться или привыкнуть к новой организационной культуре. Менеджеры сопротивляются изменениям, когда их позиции в структуре управления оказываются в опасности, т.е. возникает реальная угроза уменьшения вознаграждения за труд, ослабление контроля над организационными ресурсами и, как следствие, снижение престижа. Индивидуальная реакция на изменение зависит от силы убеждений, движущих мотивов и отношения к изменениям личности.

Групповое сопротивление существенно отличается от индивидуального по своим проявлениям. Оно:

· намного сильнее;

· носит более устойчивый характер;

· требует гораздо больше усилий для его преодоления.

Если проект затронет уровень всего предприятия, то в процессе внедрения будет действовать множество сдерживающих сил, выражающих социально-психологическое сопротивление персонала, и необходимо будет оценить сопротивление в масштабе всего предприятия. Если проект коснется нескольких подразделений, то нужно определить уровень сопротивления в них и расширять область преобразований по мере реализации проекта. Если проект затронет одного или нескольких человек, то можно ограничиться собеседованием, личными беседами с руководителями.

Подходы к преодолению сопротивления персонала изменениям.В процессе проведения преобразований, предусмотренных проектом, руководство компании может столкнуться с двумя типами поведения сотрудников:

· функциональными и

· дисфункциональными.

Функциональное и дисфункциональное поведение возникает в зависимости от сложившейся ситуации в организации. Руководство организации, если оно хочет провести изменения с меньшими потерями, обязано заранее готовить сотрудников к предстоящим изменениям. В том случае, когда заблаговременно будет разъяснена суть происходящих перемен, поведение сотрудников с большей долей вероятности будет функциональным.

Человек очень чувствителен к управляемости среды. Он чувствует себя наиболее компетентным и уверенным, когда его ожидания в части контроля, стабильности и предсказуемости ситуации сбываются. Если грядут перемены, которые не связаны с увеличением заработной платы или улучшением условий работы, то сохранение статус-кво является для сотрудников основным фактором сопротивления. Когда происходят изменения, баланс нарушается и ожидания персонала не оправдываются.

Известны следующие группы методов управления преодолением сопротивления персонала организации (табл.70).

Таблица 70 - Методы управления сопротивлениями

Принудительный подход к преодолению сопротивления даже при условии эффективного управления обходится компании довольно дорого: в короткие сроки нарушаются привычные связи, возникают конфликты. Однако в условиях ограниченного времени это единственно правильное решение.

Адаптивный метод минимизирует сопротивление внутри компании, но изменения происходят достаточно медленно. Он позволяет осуществлять перемены в условиях, когда власть сторонников преобразований ограничена.

Кризисное управление используется только в случае крайней необходимости. В кризисной ситуации поведенческое сопротивление изменениям обычно сменяется поддержкой реформ, но в данной ситуации увеличивается вероятность принятия неправильных решений, так как руководитель действует в условиях дефицита времени. После выхода из кризиса фирме приходится сталкиваться с быстрым возрождением сопротивления.

Метод управляемого сопротивления представляет собой средний вариант, который приемлем в условиях умеренной срочности, но приносит положительный эффект через некоторый интервал времени. Если необходимость преобразований возрастает, метод приобретает принудительный характер, и наоборот, когда руководство располагает резервом времени, он приобретает черты адаптивного. При реализации данного метода процессы планирования и реализации проектов осуществляются параллельно.

Выбор рационального пути осуществления изменений зависит в большей степени от ситуации, которую определяет сила сопротивления изменениям.

Выбор подходов к преодолению сопротивления изменениям зависит от ситуационных характеристик (табл.71).

Таблица 71 - Условия применения различных подходов к преодолению сопротивления персонала изменениям

Ключевым условием изменений является доверие. Только при полном доверии персонала к добросовестности мотивов и к компетенции руководящих изменениями менеджеров работники станут содействовать реализации проектов.

Общий метод получения поддержки и уменьшения сопротивления – обеспечение активного участия людей во всех этапах разработки и реализации проекта. Другими методами получения и сохранения поддержки изменений являются:

· привлечение внимания к необходимости проекта;

· получение поддержки для конкретных предложений;

· использование личностного состава аудитории;

· использование неофициальной информационной сети;

· противодействие возражениям против изменений.

Привлечение внимания к необходимости осуществления проектов осуществляется за счет создания атмосферы беспокойства, двухэтапного информационного процесса (разработка альтернативных проектов и отбор лучших, при этом акцент делается акцент на высокотехничных аспектах нового подхода), проявление руководством профессиональной честности и т.д.

Когда внимание аудитории разбужено и возник интерес к проекту в целом, должно появиться желание разработать предложения. Представляя информацию в поддержку выбора данного проекта, отдав ему предпочтение перед альтернативными схемами, часто бывает необходимо упомянуть некоторые отрицательные аспекты в дополнение к положительным.

Аналогично следует представить положительные и отрицательные аспекты существующих или альтернативных схем. Этот метод многостороннего рассмотрения называют эффектом «прививки»; он ослабляет любые встречные предложения, которые могут возникнуть позднее.

Эффективно представить информацию, чтобы предложение В заменило предложение А, можно по следующей схеме:

1) – представить полный список всех положительных и отрицательных аспектов В;

2) – описать подробно все недостатки А;

3) – указать главные положительные аспекты А.

После представления положительных и отрицательных аспектов альтернативных предложений руководитель должен сделать заключение, почему следует принять предпочтительное предложение В, перечисляя ожидаемые выгоды, эффективность (т.е. его техническое и экономическое превосходство) и при возможности примеры успешного применения.

Информация об очень важных и актуальных вопросах значительнее и быстрее меняет отношения среди людей, когда она «случайно услышана» или просочилась через неофициальные каналы, а не сообщается официально. Слухи, процветающие в отсутствие официальных сообщений, обычно ограничиваются неофициальными каналами, и противодействовать им часто можно, используя эти же каналы. Даже фундаментальная информация, например, утверждающая, что будущее данного проекта или подразделения неопределенно, сильнее влияет на отношения людей, если распространяется неофициально, а не в официальных сообщениях руководства. Иногда, чтобы наверняка передать сообщение, следует использовать как официальные, так и неофициальные каналы.

Реализуя проект, важно уметь справляться с возражениями против него.

В целом противников можно классифицировать как:

· «обостряющих», к ним относятся люди, которые задают специфические, детальные вопросы, касающиеся проекта. Это обычно искренние противники, которые хотят, чтобы их убедили, что проект обоснован, и воспринимают логические выводы;

· «уравнивающих», которые обобщают и расширяют проблему, на решение которой направлен проект. Таких противников обычно трудно убедить, т.к. их часто больше интересует форма собственных возражений, а не их содержание.

Возражения и сопротивление переменам могут проявляться в различных формах: жесты, выражение лица, упорные попытки избежать дискуссии по данному вопросу с руководителем и другие (табл. 72).

Таблица 72 - Противодействие возражениям против изменений

Обучение персонала

Организационное обучение – это процесс, посредством которого организация получает и применяет новые знания, типы поведения и ценности и который оказывает большое влияние на эффективность проектной деятельности. Оно осуществляется на всех уровнях организации:

· среди отдельных сотрудников в ходе ежедневной работы, при взаимодействии их друг с другом и с внешним миром;

· в группах, когда их члены сотрудничают для достижения общих целей;

· организация в целом обучается, испытывая воздействие обратной связи из окружения и ожидая дальнейших изменений.

Новое знание воплощается в новые цели, проекты, процедуры, ожидания и критерии успеха.

Известны два вида обучения – «сохраняющее» и «инновационное».

«Сохраняющее обучение» – это усвоение фиксированных взглядов, методов и правил для того, чтобы действовать в известных и повторяющихся ситуациях. Этот вид обучения остается незаменимым для поддержания функционирования и сохранения стабильности в любом обществе. Во многих действующих организациях поддерживающее обучение хорошо разработано и внедрено в структуру организации. При этом сегодняшняя работа сравнивается только с работой в прошлом. Меры по корректировке направлены на исправление возникающих неудач, а не на использование новых возможностей и преимуществ организации.

«Инновационное обучение» направлено на подготовку организации к работе в новых условиях. При этом требуется предугадать, каким будет окружение, которое еще не существует. Не существует и более или менее точного описания будущей ситуации, в которой должно действовать инновационное обучение. Более того, конкретное представление таких ситуаций и является одной из задач данного обучения. Инновационное обучение имеет дело с нарождающимися проблемами:

· которые могут оказаться уникальными, и поэтому не будет возможности учиться на основе проб и ошибок;

· решение которых еще не известно;

· формулировка которых может вызывать споры и сомнения.

Отсутствие в организации инновационного обучения создает серьезные трудности, связанные с приспособлением к изменениям в окружении. Менеджеры, как правило, хорошо подготовлены к поддерживающему обучению. Обязанностью лидера является обеспечение инновационного обучения, которое обеспечивает эффективное управление проектами.

Выделяются несколько видов инновационного обучения, которые представлены в таблице 73.

Таблица 62 - Инновационное обучение

Общие принципы руководства профессиональной подготовкой провозглашают, что обучение профессиям и специальностям должно:

· способствовать реализации стратегических целей предприятия;

· быть ориентированным на использование знаний в процессе работы;

· носить достаточно широкий характер: полученная квалификация должна позволять работать на разных участках.

В практике менеджмента широкое распространение получили игровые методы обучения, с помощью которых можно эффективно реализовать процесс коллективного принятия решений, в том числе в области инноваций. Инновационные игры представляют собой метод социоинженерной деятельности, с помощью которого достигаются результаты трех типов:

· содержательные – идеи, связанные с решением сложных, слабо структурированных проблем и программ реализации проектов;

· социальные – консолидированные группы, команды руководителей и специалистов, ориентированные на реализацию разработанных ими в ходе игры решений и программ;

· учебные – освоение участниками новых методов работы, в первую очередь эффективных способов коллективного принятия решений.

Игровой метод позволяет глубже проработать управленческое решение, связанное с проведением изменений в организации, и четко его обосновать. Проект задает перспективу развития и является результатом усилий всех участников игры, в ходе которой несколько групп соревнуются за лучшее предложение. Игра ориентирует участников на выработку новых, нестандартных идей и подходов к их реализации.

Перечисленные выше методы инновационного обучения содержат и такой важный аспект, как избавление от старого знания, или «разучение». Часто упускается из виду необходимость освобождения от старого знания, когда действия организации приходят в столкновение с новой реальностью в изменившемся внешнем окружении.

Приведенные модели инновационного обучения показывают направления, которые могут быть использованы предприятиями для изменения направлений деятельности, своей организационной структуры, замены старых правил, развития творческих способностей персонала и т.д. Использование этих подходов в обучении способствует повышению качества принимаемых решений, эффективной реализации проектов и изменению положения организаций на рынке.

Изменение проекта

Под изменением проекта понимается замещение одного решения другим вследствие изменения влияния различных внешних и внутренних факторов, воздействующих на разработку и реализацию проекта. Причинами изменений в содержании работ могут быть: изменения конъюнктуры на рынке; действия и намерения конкурентов; технологические изменения, изменения в ценах и доступ­ности ресурсов; экономическая нестабильность; ошибки в планах и оценках; ошибки в выборе методов, инструментов, организацион­ной структуре или стандартах; изменения в контрактах и спецификациях; задержки поставок или поставки, не соответствующие тре­бованиям качества; необходимость ускорения работ; влияние других проектов и т.д.

Инициировать изме­нения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Про­ектировщик может вносить изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик по ходу реализации проекта вносит изменения в календарный план, ме­тоды и технологии производства работ, последовательность возведения объектов и т. д. Изменения могут вноситься в различные разделы проекта.

Для осуществления изменений используется набор формаль­ных процедур, установленных внутрифирменным стандартом реализующей проект организации, которые определяют регла­мент изменений ранее принятых официальных документов проекта и порядок их утверждения. Если такой системы нет, то команде проекта необходимо разработать подобную систему или адаптировать специальные программные оболочки, в которых реализованы наиболее распростра­ненные и зарекомендовавшие себя на практике методы и сред­ства управления изменениями. Создание системы в этом случае становится частью проекта.

Функции общего контроля изменений закрепляются за соответствующей комисси­ей, кото­рая несет ответственность за утверждение или отклонение запро­сов на изменения. Права и обязанности комиссии должны быть четко определены и согласованы с основными участниками про­екта. В больших и сложных проектах может работать одновремен­но несколько комиссий с разными правами и обязанностями.

Для обеспечения оперативности корректировки проекта применяются процедуры обработки измене­ний, которые могут быть утверждены без предварительного рас­смотрения. Для таких заранее оговоренных случаев под­система контроля изменений должна позволять «автоматически» утверждать определенные категории изменений. Как и любые дру­гие изменения, эти изменения должны быть в обязательном по­рядке задокументированы и учтены, чтобы не возникло проблем в дальнейшем из-за отсутствия информации о реальном состоя­нии дел по проекту. Результаты общего контроля изменений содержат: модифициро­ванный базовый план проекта с учетом утвержденных изменений, которые в обязательном порядке доводятся до сведения участни­ков проекта.

Для своевременного выявления необходимости изменения проекта необходимы:

· информация о результатах деятельности, например в виде о выполненных работах, финансовых отчетов по затратам и т. д.;

· документация о конечных результатах проекта в виде чертежей, спецификаций, опи­саний, технических заданий и т. д.;

· запросы на изменения, сформулированные в любой из форм — устной или письменной, внут­ри или вне организации, директивные или носящие рекоменда­тельный характер;

· регламент, в соотв