Контроллинг проектов на основе информационных технологий

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Контроль осуществляется по трем показателям реализации проекта (табл.43):

· времени – проект должен быть завершен к определенному сроку;

· стоимости – бюджет должен быть соблюден;

· качеству – соответствию требуемым характеристикам.

Таблица 43 - Характеристика контроля по трем управляемым параметрам проекта

Развитие всех факторов необходимо отслеживать в комплексе и важной задачей является определение допустимых значений показателей. При этом, учитывая высокую степень неопределенности современных проектов и предполагая, что отклонения неизбежны, необходимо определить приоритеты, т.е. что важнее для организации – выдерживание сроков ценой более высоких затрат или допущение отклонений в качестве для снижения сроков и т.д.

После начала проекта его оценка (мониторинг) должна стать непрерывным процессом, при этом следует предусматривать возможность остановки проекта в любой момент времени в свете дополнительной информации.

Однако на практике такая периодическая ревизия проекта проводится далеко не всегда, вследствие ряда причин:

· периодическая оценка состояния выполнения и полученных результатов проектов сопряжена с существенными трудностями информационного, организационного и методического характера;

· процессы оценивания требуют значительного времени и ресурсов;

· разработчики сомневаются в эффективности оценок.

Тем не менее, в организации должна быть создана эффективная система мониторинга выполнения проектов.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определятся состав анализируемой информации, структура отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений.

Требования к системе контроля реализации проекта следующие:

· тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;

· точная оценка времени, ресурсов и затрат;

· учет физического выполнения и затрат во временном разрезе;

· периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;

· многократное, периодическое сравнение фактического выполнения работ с графиком и затрат с бюджетом.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

· контроль в моменты окончания работ (метод «0 – 100»);

· контроль в момент 50%-й готовности работ (метод «50 – 50»);

· промежуточный контроль в определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

· экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Система управления проектом должна обеспечивать корректирующее воздействие там и тогда, когда оно необходимо.

Принципы построения эффективной системы контроля:

· наличие конкретных планов;

· наличие информационной системы отчетности;

· наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций;

· наличие эффективной системы реагирования.

Информационное обеспечение и управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Коммуникации и сопутствующая им информация является своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта (рис.21).

Управление коммуникациями проекта включает: планирование системы коммуникаций; сбор и распределение информации; отчетность о ходе выполнения проекта; документирование хода работ.

Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта точного и оперативного знания хода выполнения работ. Средствами получения информации являются периодические отчеты, качество которых зависит от уровня использования информационных технологий.

Под информационной технологией понимают совокупность про­цессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до потребителя.

Персональные компьютерные системы, оснащенные програ­ммным обеспечением для управления проектами, должны обеспе­чивать выполнение функций: работа в многопроектной среде; разработка календарно-сетевого графика выполнения работ; оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов; проведение анализа «что-если»; сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов; планирование и контроль договорных обязательств; централизованное хранение информации по реализуемыми завершенным проектам и т. д.

Рисунок 21 - Схема коммуникаций в проекте

Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и вы­полнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта, что обеспечивается системами телекоммуникаций, ПК, программным обеспечением поддержки групповой работы (обмен электронной почтой; документооборот; групповое планирование деятельности; участие удаленных членов команды в интерактивных дис­куссиях средствами поддержки и ведения обсуждений; проведение «мозгового штурма» и т.д.).

Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими пред­приятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информиро­вания участников о его состоянии в тех случаях, когда они нахо­дятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который за­тем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Примени­тельно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Прин­ципиальное отличие между ними заключается в том, что пользо­вателями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, орга­низации, предприятия.

Целью применяемой в проектном менеджменте информационной системы поддержки принятия реше­ний является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных тех­нологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются: сбор, передача и хранение данных; содержательная обработка данных в процессе решения фун­кциональных задач управления проектами; представление информации в форме, удобной для приня­тия решений; доведение принятых решений до исполнителей;

Структуру интегрированной информационной системы под­держки принятия решений во многом определяет структура при­нятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по: этапам проектного цикла; функциям; уровням управления. Для описания и анализа проекта на прединвестиционнои ста­дии в применяется специализированное программное обеспече­ние (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обо­сновать эффективность капиталовложений. Для детального планирования и контроля графика выполне­ния работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами. На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодей­ствие между участниками проекта. Для выполнения этих функ­ций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на ста­дии выполнения проекта являются: модуль календарно-сетевого планирования и контроля ра­бот проекта; модуль ведения бухгалтерии проекта; модуль финансового контроля и прогнозирования. Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управ­ления базами данных (СУБД). Их основными функциями явля­ются поддержка целостности, защищенности, архивации и син­хронизации данных в условиях многопользовательской работы.

Критерии анализа программного обеспечения.Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его ко­мандой (табл. 44). В целом при оценке рассматривается следующее:

· общая информация о ПО;

· системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи;

· функциональность;

· ограничения: существующие пределы по элементам, поддер­живаемым системой, таким как количеству работ, ресур­сов в одном проекте и т. д.;

· маркетинговая информация: ценовая политика, техническая поддержка, обучение, пользовательская база, информация о фирме производители.

Критерии, по которым производится выбор ПО, можно раз­делить на три группы:

· операционные критерии, относящиеся к функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ;

· критерии, по которым оценивается возможность функцио­нирования ПО в рамках любой информационно-управля­ющей системы. Они соотносятся с требованиями ПО к аппаратным средствам и оборудованию, возможностью ин­теграции с другими приложениями и т. п.;

· критерии, связанные с затратами на ПО, а именно: покупка, инсталляция, оплата техничес­кой поддержки, обслуживание на протяжении всего вре­мени функционирования.

Существуют различные подходы к классификации програм­много обеспечения для управления проектами: по стоимости (дорогое ПО и недорогое ПО); по количеству поддерживаемых функций (профессиональ­ное и настольное – непрофессиональное).

Таблица 44 - Обзор программного обеспечения по управлению проектами, представленного на российском рынке

ПО	Краткая характеристика
Microsoft Project 2000, производитель— Microsoft Corporation	Отличительная особенность - простота и интер­фейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office 2000. Разработчики не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарно — сетевого и ресурсного планирования. Программный продукт обеспечивает обмен проектной ин­формацией между участниками проекта. Предоставляются воз­можности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам. В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам. (http://www.microsoft.com/project).
TimeLine 6.5, производитель— Timeline Solutions Corporation	Программный продукт предоставляет следующие возможности: реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов; хранение информации по проектам в единой базе данных; достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, вклю­чающие их перераспределение и выравнивание между про­ектами, описание календарей ресурсов (http://www. Tssolutions)
Spider Project, производитель — Spider Technologies Group	- российская разработка, имеющая несколько отличительных особенностей, позволяющих конкурировать с западными системами.Это мощные алгоритмы планирования использования огра­ниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использо­вания при составлении расписания работ взаимозаменяемых ре­сурсов. Использование ресурсных пулов избав­ляет менеджера от необходимости жестко назначать исполните­лей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресур­сов это количество выбирать. Другая особенность особенностью пакета - возможность исполь­зования нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные доку­менты и базы данных, вводить формулы расчета. Количество учи­тываемых в проектах показателей не ограничено
Программные продукты фирмы Primavera Systems, Inc.	Все продукты этой фирмы разрабатываются в соответствии с идеологией Концентрического Управления Проектами (Concentric Project Management — СРМ), в основе которой лежит структури­рованный, интегрированный и масштабируемый подход к коор­динации людей, команд и проектов. По сравнению с традицион­ной методологией управления проектами, в СРМ реализовано несколько важных преимуществ: визуализация данных позволяет отслеживать каждый про­ект, даже если реализуются одновременно несколько проектов, так как его результаты становятся прозрачными для компании. При этом возрастает роль расписаний по проек­ту, все менеджеры компании, включая самых главных, видят реальное состояние дел; координация инициирует диалог внутри компании. Если кто-либо отклоняется от стратегического курса компании, это немедленно выявляется и принимаются эффективные меры; усиление роли каждого исполнителя достигается за счет того, что люди знают, что их работа является частью вы­полнения общей большой задачи; конкурентные преимущества реализуются за счет специ­альных СРМ — средств анализа чувствительности и под­держки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал (http://www.prima­vera. msk.ru.)
OpenPlan,	— система управления проектами в рамках предпри­ятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характерис­тик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечи­вается использованием: структуры разбиения работ (WBS); структуры кодирования работ; иерархическая структура ресурсов (RBS);организационная структура предприятия (OBS). Система OpenPlan включает три основных программных про­дукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект — менеджера, коман­ды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчи­ков и т. д. OpenPlan Professional является рабочим инструментом менед­жеров, управляющих крупными проектами, и: предоставляет мощные средства для ресурсного планиро­вания в многопроектном режиме, включая поддержку иерархических ресурсов и ресурсных календарей. Имеется воз­можность планирования и контроля альтернативных и расхо­дуемых ресурсов. Реализована методика освоенного объема; позволяет назначение зависимостей всех типов с времен­ными задержками как в рамках одного проекта, так и меж­ду различными проектами; предоставляет гибкий инструмент построения табличных и графических отчетов. OpenPlan Desktop является упрощенным вариантом OpenPlan Professional и используется как инструмент для работы с неболь­шими проектами или частью крупного проекта. Интеграция с OpenPlan Professional позволяет: использовать заготовленные в OpenPlan Professional шабло­ны проектов с определенными в них кодами СРР, ССО, кодами работ, словарями ресурсов и т. п.; обеспечивать распределенную работу с проектами. Оба программных продукта, OpenPian Desktop и OpenPlan Professional: позволяют учитывать риски; обеспечивают ограничение доступа к информации проектов; работают в архитектуре клиент/сервер на базе реляцион­ных СУБД Oracle, Sybase и MSSQL Server; обеспечивают хранение данных в различных форматах; публикуют данные проекты на внешний (Интернет) и внут­ренний (Интранет) web-сайты. OpenPlan Enterprise включает в себя основные характеристики OpenPlan Professional и интегрирован с ERP (система управле­ния ресурсами предприятия) — приложениями. Это позволяет распределять данные проектов между другими информационны­ми системами предприятия. Более подробную информацию о серии программных продук­тов OpenPlan можно найти на http://www.wst.com.
Primavera Project Planner (РЗ) 2.0—3.0	.— программный про­дукт, предназначенный для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах. Выполняет функцию центрального хра­нилища проектов, содержащего все данные расписания, где ру­ководители и планировщики проекта создают единые структуры проекта
SureTrak Project Manager (ST) 3.0	- инструмент, предназначенный для управления небольшими про­ектами, либо частями крупных проектов. Может быть использо­ван проектировщиками и подрядчиками как инструмент плани­рования и контроля работ, заказчиками в качестве средства от­слеживания хода проекта. SureTrak позволяет учесть все сложнос­ти, возникающие на этапе реализации проектов, включая недо­поставки сырья или оборудования, задержки платежей, спрог­нозировать величину денежных потоков и т. д.
Webster for Primavera	используется совместно с РЗ 2.0—3.0 и позволяет участникам проекта просматривать список своих зада­ний и обновлять информацию об их выполнении из любой точки земного шара, используя для этого обычный web-броузер. Он обеспечивает доступ к данным проекта через внутрикорпоратив­ную сеть Intranet или глобальную сеть Internet в режиме реально­го времени
Monte Carlo for Primavera	применяется для анализа рисков про­екта, ведущихся в РЗ 2.0—3.0, и позволяет определять сроки ра­бот и затраты на их выполнение с заданной вероятностью
RA	дает возможность доступа к базе данных проектов, веду­щихся в РЗ 2.0—3.0, что позволяет проводить интеграцию после­днего с другими приложениями. RA обеспечивает программистов процедурами расчета показателей работ проектов
Программные продукты Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе)	поддерживает работу в архитектуре клиент-сервер, работает на базе таких реляционных СУБД, как Oracle и Microsoft SQL Server, за счет чего упрощается интеграция систе­мы управления в существующую корпоративную информацион­ную систему предприятия. По сравнению с РЗ 2.0—3.0 расшири­лись возможности описания, данных работ, структуризации про­екта: появилась поддержка организационной структуры предпри­ятия и структуры ресурсов. Представление проектов в РЗе обогащено различными допол­нительными деталями, такими, как замечания относительно раз­личных этапов выполнения работ и назначения ресурсов, ссыл­ки на соответствующие документы. Поддерживается функция описания и оценки рисков, связанных с проектом.С помощью РЗе руководители и команда проекта получают всю ту необходимую информацию, которая позволит сформиро­вать наиболее полную картину всех реализующихся на предприя­тии проектов.
Artemis Views, производитель — Artemis International	Семейство Artemis Views состоит из набора модулей для авто­матизации различных функций управления проектами: Project View, Resource View, TrackView, CostView. Все модули совмести­мый формат данных, работают в архитектуре клиент/сервер, поддерживают ODBC стандарт и легко интегрируются с попу­лярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другими. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывает­ся исходя из заказываемой конфигурации. ProjectView позволяет: реализовать мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организа­ции; обеспечить механизм ограничения доступа при распреде­ленной работе нескольких пользователей с проектом; формировать разнообразные отчеты за счет встроенных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest). Resource View — специализированная система для планирова­ния и контроля использования ресурсов. Поддерживаются сред­ства выравнивания о оптимизации загрузки ресурсов. TrackView — средство для контроля и анализа выполнения работ, включая отслеживание временных, ресурсных и затрат­ных показателей. Позволяет предоставлять информацию с раз­личной степенью детализации: от подробных отчетов для ответ­ственных до отчетов, содержащих укрупненные показатели для проект — менеджера и руководства организации. CostView обеспечивает централизованное хранение информа­ции по всем затратам и доходам работ в проектах. Позволяет про­водить расчет экономическую эффективности проекта, денеж­ных потоков и прогнозировать затраты до его завершения

На российском рынке представлено большое количество ПО для составления сметной документации, к которому относится: ABC, «Ресурсная смета», «Сметчик-стро­итель», АО «Багира», «Экс­перт-Смета», «Оса», «РИК», «Инвестор» и др.

РЕЗЮМЕ

Работа является центральным, базовым понятием дисциплины управления проектами наряду с понятием «ресурсы» в широком смысле. Управление проектом основывается на разбиении проекта как целого на отдельные взаимосвязанные комплексы и пакеты работ, увязке их с возможными диапазонами сроков и продолжительностей, с потребными ресурсами с учетом всевозможных ог­раничений и требований по стоимости и качеству. Таким образом, нахождение оптимального баланса работ, которые требуется вы­полнить, с ресурсами, сроками завершения, качеством и стоимо­стью проекта является сутью процессов управления проектом

Качество является одним из основных управляемых парамет­ров проекта наряду со временем, стоимостью, ресурсами. Задача обеспечения качества проекта на должном уровне является сквоз­ной на всем протяжении жизненного цикла проекта. В основу системного управления качеством проектов положе­ны принципы наиболее популярного и методологически сильно­го направления в управлении качеством — Всеобщего управле­ния качеством, широко используемого в бизнес-практике за рубежом.

Управление рисками — новое для российской экономики яв­ление, которое появилось при переходе экономики к рыночной системе хозяйствования. Качественное управление риском повы­шает шансы системы управления проектом добиться успеха в долгосрочной перспективе, значительно уменьшает опасность неэффективной реализации проекта. Важно не только выявить потенциальные риски проекта, но и оценить их влияние на результаты, своевременно принять реше­ния о снижении рисков, причем осуществлять управления рис­ками на всех стадиях реализации проекта и адекватно задокументировать процессы управления рисками проекта для последующе­го применения этих знаний в дальнейшей практике управления подобными проектами.

Для успешной реализации проекта первостепенное значение имеет эффективная команда проекта, возглавляемая проект-ме­неджером, от профессиональных, организационных и личност­ных качеств которого в первую очередь зависит результат управ­ления проектом. Команда проекта представляет собой специфическую органи­зационную структуру, формируемую на время жизненного цик­ла проекта. Подсистема управления командой проекта включает органи­зационное планирование, кадровое обеспечение проекта, созда­ние команды проекта, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Подсистема направлена на руковод­ство и координацию деятельности команды проекта, использует стили руководства, методы мотивации, административные ме­тоды, повышение квалификации кадров на всех фазах жизнен­ного цикла проекта.

Контроллинг проектов обеспечивает эффективное управление параметрами проекта и требует высокого уровня информационного обеспечения. Управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие и обеспечивать сбор, обработку и рас­пределение различного рода данных на основе применения современных информационных технологий.

Контрольные вопросы и задания

1. Выделите основные подсистемы проектного менеджмента

2. Дайте определение понятию «ресурс».

3. Перечислите виды ресурсов проекта.

4. Перечислите и опишите типы ресурсов.

5. Перечислите основные задачи управления ресурсами.

6. На основании чего осуществляется планирование потребности в ресурсах? Приведите пример процесса планирования ресурсов.

7. Приведите примеры ситуаций, когда может возникнуть ресурсный
конфликт.

8. Дайте определение понятию «качество».

9. Приведите четыре ключевых аспекта качества.

10. Перечислите и раскройте основные положения концепции всеобщего управления качеством.

11. Опишите структуру менеджмента качества в рамках управления проектами.

12. Из чего состоит документация по системе менеджмента качества?

13. Перечислите факторы неопределенности и риска в процессе принятия решений.

14. Дайте определение понятиям «неопределенность», «риск», «вероятность риска».

15. Что такое измерение рисков?

16. Назовите три возможных экономических результата риска.

17. Дайте определение понятию «управление рисками».

18. Назовите основные проблемы управления человеческими ресурсами проекта.

19. Дайте определение команды. Назовите известные Вам типы команд. Приведите по одному примеру из окружающей жизни для каждого типа команды.

20. Назовите и опишите основные принципы и факторы формирования команды.

21. Перечислите типы совместной деятельности.

22. Охарактеризуйте подсистему управления проектной средой.

23. Что представляет собой контроллинг проекта.

24. В настоящее время все больше и больше времени и ресурсов тратятся на то, чтобы реагировать на различные кризисы и конфликты. Многие из этих конфликтов связаны с местным населением, т.к. теперь у людей различные ценности, цели, предпочтения. Изучите ситуацию и конкретизируйте мероприятия по управлению проектной средой для данного примера.