Автоматизация обработки табличных данных (обработка списков)

Еще одной из возможностей пакета Excel, широко использующихся в работе медицинского работника, является работа с простейшими базами данных. Простейшая база данных (список данных) - это таблица, строки которой содержат упорядоченную однотипную информацию. В терминологии баз данных строки такой таблицы называются записями, а столбцы – полями.

Первая строка таблицы должна содержать имена столбцов (полей), таблица не должна иметь объединенных ячеек.

Просмотр списка данных может осуществляться при помощи клавиш управления курсором: стрелки, {PgUp}, {PgDn}.

Для работы со списками используются команды меню Данные.

Сортировка данных

Первой из операций, которая позволяет упорядочить список по каким-либо из характеристик, является сортировка.

Сортировка – это способ упорядочивания записей по значениям одного, двух или трех полей (1,2,3 ключ сортировки). Записи списка в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем ключом сортировки. Существует 2 способа сортировки: по возрастанию, по убыванию

Для сортировки данных таблицы нужно:

1) табличный курсор установить внутри списка;

2) Данные®Сортировка;

3) в поле Сортировать по в раскрывающемся списке, задать ключ сортировки (выбрать поле, по которому будут сортироваться записи);

4) установить переключатель в положение по возрастанию или по убыванию;

5) кнопка [ОК].

Если в столбце, указанном в поле Сортировать по, имеются одинаковые значения, можно задать второй ключ сортировки (Затем по). В этом случае ячейки, имеющие одинаковые значения по первому ключу, будут упорядочены по второму. Диалоговое окно Сортировка диапазона позволяет установить три ключа сортировки.

Пример. Пусть имеется таблица пациентов некоторого врача (таб. 4.1). Требуется упорядочить пациентов таким образом, чтобы были перечислены женщины, затем мужчины, причем в порядке убывания возраста.

Для решения задачи зададим команду Данные®Сортировка (курсор внутри таблицы!).

Таблица 4.2

Появится диалоговое окно (рис.4.17), в нем задать Сортировать по полю Пол по возрастанию, Затем по полю Возраст больного по убыванию.

Результатом сортировки будет таблица 4.2.

Фильтрация

Фильтрацию удобно применять при работе с длинными таблицами. Фильтрация означает возможность видеть не всю таблицу, а лишь ее часть по заданным пользователем условиям.

Для фильтрации выделяем заголовок таблицы (первую строку) или находимся курсором внутри списка и задаем команду Данные®Фильтр®Автофильтр. В результате в каждой ячейке верхней строки появится раскрывающийся список с кнопками , с помощью которой и задается условие фильтрации.

Таблица 4.3

Пример. 1. Задача: Вывести данные по Архангельску (таб.4.3).

Выполнение:

Задаем команду Данные®Фильтр®Автофильтр и в столбце Города выбираем Архангельск (рис.4.18)

Результат фильтрации: таблица, в которой только 1 запись - по Архангельску.

2. Задача: Вывести записи всех городов (из таб.4.3), где выбросы превышают 120 тыс. тонн и менее 230 тыс. тонн

В столбце Всего выбросов задать Условие, появится окно «Пользовательский автофильтр» (рис.4.19). В этом окне в четырех строках ввода задать условия с помощью значков выплывающего списка (приведены на рисунке). В результате выведется таблица (таб. 4.4):

Таблица 4.4

Форма

Окно формы позволяет вести поиск записей по заданному критерию, дополнять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать данные. Для вызова окна формы данных необходимо:

1) переместить курсор в любое место списка;

2) Данные® Форма;

3) появится диалоговое окно Лист 1 (рис.4.20), где можно просматривать, редактировать, удалять, вводить новые данные.

Чтобы ввести новую запись, щелкните по кнопке [Добавить]. Затем заполните все поля окна новыми данными.

Для поиска нужных записей необходимо воспользоваться кнопкой [Критерии], где в полях задать условия отбора с применением постоянных значений, операторов <,>,= и щелкать кнопки [Далее] или [Назад].

Для редактирования данных – отыскать редактируемую запись, внести исправления и закрыть окно формы.