Девять направлений улучшения организации работы управляющих

Для повышения уровня своей работы управляющий должен проанализировать свою деятельность в соответ­ствии с девятью приведенными ниже правилами. Управ­ляющий должен:

· научиться правильно оценивать идеи и предло­жения;

· узнать, как упростить сложную проблему;

· усовершенствовать процесс принятия решений;

· приобрести уверенность в себе;

· отточить логику мышления;

· уметь внимательно слушать и правильно вос­принимать сообщаемое;

· уметь завоевать доверие;

· уметь правильно распределять обязанности между подчиненными;

· уметь плодотворно использовать свое рабочее время.

Что повышает эффективность работы управляющего? Какими способностями он должен обладать и что он дол­жен знать о самом себе? Подойдем к анализу проблемы организации работы управляющих по этапам, следуя в том порядке, в каком это указано выше.

Как оценивать идеи и предложения. На каждую новую идею и предложение следует взглянуть со стороны, а не только исходя из собственного опыта и попытаться их всесторонне оценить. Следует проверить целесообразность повой идеи или предложения, спросив себя, мо­гут ли они быть осуществлены? Являются ля они луч­шими, а если да, то почему? Никогда не следует удов­летворяться мгновенной оценкой, необходимо выявлять возможные возражения и проверять факты. После это­го следует сопоставить идею или предложешге с фор­мулировкой проблемы или задачи и спросить себя, можно ли с помощью данной идеи разрешить эту проб­лему.

Как упростить проблему. Необходима логическая по­следовательность: процесс начинается с постановки проб­лем и продолжается в ходе анализа фактов до выяс­нения причины. Поиск проблемы и ее определение не являются слепой охотой за всеми фактами подряд. Это выборочный, тщательный поиск определенных фактов, которые должны включать только необходимую инфор-мацию.

Как принимать деловые решения, для принятия ре­шения необходимо выяснить, что представляет собой данная проблема или возможность. Оцените положение, исходя из вашего опыта, значения проблемы, вашей лич­ной ответственности, квалификации работников, участ­вующих в решении проблемы, учитывая при этом поли­тику, проводимую компанией. Оцепив положение с этой стороны, проанализируйте его вновь, теперь уже с точки зрения имеющихся фактов. Важно принять во внимание эмоциональный настрой, материальную среду, вопросы престижа, квалификации, степень координации действий и двусторонней связи между руководителями и подчи­ненными. Не следует боятся ответственности за приня­тое решение или уклоняться от его принятия.

Как приобрести уверенность в себе. Для того чтобы приобрести уверенность в себе, нужно в Совершенстве знать свое дело. Кроме того, необходимо доброжелатель­но относиться к окружающим, не бояться ответствен­ности, быть трудолюбивым и проявлять желание сотруд­ничать с другими специалистами. Помогает делу также энтузиазм, уверенность в своей правоте и хороший внеш­ний вид. Конечно, будут и такие моменты, когда вы со­вершите промах и потеряете на какое-то время уверен­ность в своих силах. В этих случаях обратитесь к самокритике. Хотя никому это не доставляет удовольствия, временами это крайне, необходимо.

Отточите вашу логику. В нашем случае мы можем определить логику как теорию исследования. С ее по­мощью мы получаем систему или общую методику, ис­пользуемую для приобретения надежных знаний или ин­формации. Логика не является способом собирания фак­тов, а является методом изучения информации и затем разработки соответствующих заключений.

Действительность не всегда такова, каковой может казаться. Имеются определенные тесты или средства, которые помогают избегать ложных или нелогичных выводов из полученной информации. Попытайтесь выяс­нить, не противоречива ли имеющаяся информация, не торопитесь делать выводы без тщательной проверки до­полнительных фактов. Они могут и не иметь отношения t к рассматриваемой проблеме, но никогда не будут лиш­ними. Не приходите к решению на основании полуправ­ды и в конечном счете всегда помните о том, что исклю­чение слишком редко подтверждает правило. Мы каж­дый день используем логику, не отдавая себе в этом от­чета. Мы всегда интерпретируем факты и выводим из них заключения.

Умейте правильно воспринимать то, что вы слышите. Для того чтобы руководитель понимал то, что ему гово­рят, он должен внимательно слушать. Умение слушать является приобретенным навыком. Большинство из нас j считает, что в беседе с друзьями и знакомыми или в дискуссии за круглым столом слушание является пау­зой, во время которой мы предоставляем возможность говорить другому, после чего мы получаем возможность і снова выразить свое собственное мнение. Однако слуша­ние никогда не бывает пассивной формой деятельности, так как оно требует сосредоточенности, силы воли и ум­ственного напряжения. Только слушая мы можем что-либо узнать о человеке — о его чувствах, стремлениях, взглядах. Если вы действительно умеете слушать, у вас будет гораздо меньше недоразумений и эмоциональных «вспышек» и вы сможете гораздо легче, быстрее и пра­вильнее оценить и определить стимулы и потребности людей.

Умение внимательно слушать абсолютно необходимо для установления контактов с людьми. Поскольку в обя­занности руководителя входит налаживание контактов с людьми, умение внимательно слушать окупится стори­цей, и этому нужно обязательно учиться.

Как завоевать доверие. При общении с другими людь­ми необходимо, чтобы вам доверяли. Это требует знания некоторых правил человеческих взаимоотношений, так как, только понимая человека, мы можем улучшить наши отношения с ним. Первым и главным условием является умение убеждать и быть доброжелательным к другим. Доброжелательность — это понимание того, что уважение к личности и человеческому достоинству важнее повы­шения уровня заработной платы и продвижения по службе. Руководитель должен одинаково ровно и добро­желательно относиться ко всем работникам.

Работаете ли вы слишком напряженно? Каждый знает, что руководитель не должен заниматься ничем иным, как принимать решения о том, что должно быть сделано, давать поручения кому-либо для выполнения и выслушивать доводы, почему это не может быть сделано или почему это должно быть сделано кем-нибудь другим. Кроме функций контроля, проведения совещаний, рабо­ты планированию и обучению, управляющий вынуж­ден тратить иногда целых два дня на выяснение того, почему кто-то из работников, затратив три недели, все же плохо выполнил свою задачу.

Если вы выполняете все это, то это значит, что вы работаете слишком напряженно. Выход из положения заключается в том, что управляющий должен уметь обес­печить выполнение работы другими людьми, он должен уметь управлять своими сотрудниками и стимулировать их деятельность. Управляющий должен быть готов к введению новшества и к осуществлению изменений.

Проблема заключается в том, что управляющий дол­жен научиться правильно распределять работу между подчиненными ему сотрудниками, в результате чего у него освободится время для творческой работы.

Анализируйте вашу работу, чтобы сэкономить время. Хороший руководитель, как правило, прежде чем присту­пить к изучению задачи или разработке плана, проанализирует бюджет своего рабочего времени. Он начнет с точного выяснения того, «уда уходит время. Затем он попытается более рационально использовать свое рабо­чее время и сократить непроизводительные затраты вре­мени. И наконец, он проведет консолидацию времени, то есть вместо частых кратковременных периодов, отво­димых на решение однотипных вопросов, запланирует для проведения этой работы более редкие, но зато более длительные периоды, что повысит эффективность при­нимаемых решений. Таким образом, существуют три ме­тода, способствующих экономии времени: учет времени, рациональная организация бюджета времени и консоли­дация времени.