Загальна схема закупівель товарно-матеріальних цінностей

Промислові підприємства, установи та організації для забезпечення своєї діяльності провадять закупівлі товарно-матеріальних цінностей: сировини і матеріалів, запасних частин для ремонтних потреб, товарів для подальшого продажу. Господарські операції із закупівель мають характер зобов'язань і пропонують своєю метою обов'язкове виконання відповідно до діючого законодавства (ст. 526 Цивільного кодексу України), зобов'язання повинне виконуватися належним чином відповідно до умов договору. Виходячи із цього основним документом, що забезпечує виконання зобов'язань із закупівель товарно-матеріальних цінностей є договір, укладений між постачальником і замовником товарно-матеріальних цінностей. Законодавство України встановлює обов'язкову письмову форму договору про поставку виробничих запасів.

Загальна схема закупівлі товарно-матеріальних цінностей має такий вигляд:

1. На підприємство постачальника направляється довірена особа підприємства-покупця, яка оглядає товар і приймає рішення про його купівлю.

2. На основі переговорів між постачальником та покупцем укладається договір.

3. На основі повідомлення покупця підприємство-постачальник виписує рахунок на оплату.

4. Підписаний рахунок керівником підприємства-покупця передається в бухгалтерію з розпорядним надписом.

5. Підприємство-покупець передає в обслуговуючий банк розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунка на рахунок постачальника відповідно до виписаного рахунка-фактури.

6. Отримання підприємством-продавцем виписки банку, яка підтверджує надходження коштів на його банківський рахунок.

Залежно від умов договору, можливі такі варіанти розвитку подій:

отримання товару після повної оплати його вартості;

одержання всієї партії товару після його часткової оплати;

отримання всієї партії товару до його оплати;

оплата товару чеком з розрахункової чекової книжки та отримання всієї партії товару одночасно з виписуванням чека;

отримання частини партії товарів у міру їх оплати. У такому разі час від часу між підприємствами має проводитися звірка (терміни встановлюються в договорі).

Відпускаючи цінності зі складу, постачальник виписує накладну-вимогу на відпуск матеріалів (форма М–11), у якій зазначається номер довіреності та дата її видачі, а також найменування товару, його кількість. Якщо товар доставляється автотранспортом, то замість форми М–11 оформляється товаротранспортна накладна.

Якщо постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну. Після відпуску матеріалів довіреність та другий примірник накладної здається в бухгалтерію постачальника. Доставлені довіреною особою на склад матеріали оприбутковуються комірником прибутковим ордером (форми М–4), а також реєструються в "Журналі обліку вантажів" (форма М–1).

Для розрахунків з постачальником за отримані товарно-матеріальні цінності покупець переважно використовує платіжне доручення, за яким обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника.

Коли оплата здійснюється за допомогою чеків, працівник підприємства-покупця розраховується з постачальником за придбану продукцію на місці, виписуючи чек на потрібну суму.

При наданні послуг, виконанні робіт підставою для здійснення розрахунків є підписаний замовником Акт виконаних робіт, наданих послуг.

У бухгалтерському обліку розрахунки з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги ведуться на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", який має такі субрахунки:

631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками";

632 "Розрахунки з іноземними постачальниками";

633 "Розрахунки з учасниками ПФГ".

За кредитом рахунка 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за отримані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом – її погашення, списання тощо.

Синтетичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками ведеться в першому розділі Журнала 3, аналітичний – в Відомості 3.3 окремо за кожним постачальником та підрядником у розрізі кожного документа (рахунка) на оплату.

Розрахунки з постачальниками та підрядниками в бухгалтерському обліку відображаються записами, наведеними в табл. 16.1.

Таблиця 16.1