Технологія зберігання документів

Забезпечення збереженості документів НАФ потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втрат, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду й фонду користування, відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів.

Забезпечення оптимальних умов зберігання документів передбачає встановлення відповідних нормативних вимог до архівних будівель, приміщень і сховищ архіву, засобів і режимів зберігання архівних документів. Оптимальні умови зберігання створюються:

1) будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву;

2) обладнанням будівель і сховищ засобами сигналізації, пожежегасіння та охорони;

3) застосуванням технічних засобів для створення і підтримання оптимальних температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного та охоронного режимів у будівлях і приміщеннях архіву;

4) застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).

Архівні документи розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Основну площу архівної будівлі займають сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу, адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення співробітників архіву, приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів; для реставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; для відтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання облікових документів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій), об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами й пилом (підприємств зі шкідливими технологіями, теплоелектроцентралі), що підпадають під загрозу затоплення та проникнення ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів (елеватори, ринки). У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м³): сірководню – 0,008, сірчистого ангідриду – 0,5; окислів азоту – 0,06; хлору – 0,03; неорганічного пилу, що містить двоокис кремнію, – 0,05.

Комплекс приміщень архіву має складатися з основних і допоміжних приміщень.

До приміщень основного призначення належать робочі приміщення працівників архіву та приміщення для:

1) сховищ;

2) приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;

3) ізоляції, знепилювання, дезинфекції й дезинсекції пошкоджених документів;

4) реставраційно-палітурних робіт;

5) приготування клеїв і розчинів;

6) копіювання документів, оброблення плівки (мікрофільмування, електро-, фотокопіювання, фотореставрації тощо);

7) проведення робіт з аудіовізуальними документами (лабораторії);

8) зберігання облікових документів;

9) користування документами (дільниця інформаційно-пошукових систем, дільниця видавання документів, читальний зал, зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище);

10) науково-довідкової бібліотеки;

11) методичного кабінету;

12) виставкового залу.

До допоміжних приміщень належать приміщення адміністративно-господарського, технічного, побутового характеру.

Важливе значення для створення належних умов зберігання документів має обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу, підтримання оптимального температурно-вологісного режиму. Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими стелажами або дерев'яними, обробленими вогнезахисним розчином. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно стінам із вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюють з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення. Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на них вологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому упакуванні з метою запобігання проникнення в них пилу, що згубно діє на матеріальну основу документів. Розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах не припустиме.

Електрична проводка у приміщеннях сховищ повинна бути закрита металевими трубами. Штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) повинні бути герметичними або напівгерметичними. Шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію.

Категорично забороняється в сховищі курити, застосовувати електронагрівальні прилади, зберігати вибухонебезпечні, легкозаймисті речовини та продукти харчування.

Важливе значення для забезпечення збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах у порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання у межах груп чи окремих фондів і описів, відповідає обліковій документації, вимогам оперативного розшуку й потребам евакуації документів у екстремальних умовах. Відокремленому зберіганню підлягають: секретні документи; унікальні документи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності; документи на різних видах носіїв; документи, які уражені біологічними шкідниками; документи, що прийняті до архіву на тимчасове зберігання; документи, які не внесені до облікової документації архіву.

Документи видаються зі сховищ для використання дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на один місяць); співробітникам архіву до службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів); установам і організаціям у тимчасове користування (на три місяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страхового фонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (по мірі необхідності, але не більше, ніж на один рік). Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін до шести місяців із можливим продовженням до одного року.

З метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, зазначеній у описах справ (книгах обліку), а також виявлення документів, які потребують наукового, реставраційного, консерваційно-профілактичного та технічного оброблення, проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів.

Планове перевіряння наявності та стану документів проводиться у такі строки:

1) унікальних, електронних, кіновідеофонодокументів та фонодокументів на магнітних носіях – один раз на 5 років;

2) грамофонних оригіналів і грамплатівок – один раз на 7 років;

3) фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи – один раз на 10 років;

4) фондів другої категорії – один раз на 15 років;

5) фондів третьої категорії – один раз на 20 років;

6) секретних документів – відповідно до вимог спеціальних нормативних документів.

Не підлягають перевірянню фонди, що за останні 5 років:

1) надійшли до архіву;

2) підлягали науково-технічному опрацюванню або описи яких було перероблено з одночасним переформуванням справ;

3) описи яких було удосконалено з частковим редагуванням заголовків, переглядом документів і перевірянням їх наявності;

4) в яких проводилася цільова експертиза цінності з одночасним перевірянням наявності документів.

Позачергові одноразові перевіряння наявності й стану документів усіх або частини фондів архіву проводяться у разі стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, у результаті яких виникала можливість втрати або пошкодження документів.

Режими зберігання є певними нормативними умовами, у яких перебувають документи під час зберігання. Режими зберігання документів поділяються на:

1) фізико-хімічні, що забезпечують захист матеріальної основи документів від руйнівних дій температури й вологості повітря (температурно-вологісний), світла (світловий), забруднення і біоушкоджень (санітарно-гігієнічний);

2) протипожежний – спрямований на запобігання виникненню пожеж та їх швидку ліквідацію;

3) охоронний – забезпечує захист документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення тощо.

Температурно-вологісний режим забезпечує захист матеріальної основи документів від руйнівної дії температури й вологості повітря. Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється регулярним вимірюванням параметрів повітря з допомогою контрольно-вимірювальних приладів: термометрів, гігрометрів, психрометрів, електронних термометрів. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинні відповідати нормам, приведеним у таблиці 8.1.

Табл. 8.1 – Температурно-вологісні параметри різних видів документів

Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. У сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, забороняється освітлення прямими сонячними променями. З метою запобігання руйнівній дії світла на документи вікна в таких приміщеннях щільно завішують світлонепроникною тканиною, обладнують світло-розсіювачами.

Для штучного освітлення сховищ застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах із рівною зовнішньою поверхнею або люмінесцентні лампи зі скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги – 20-30 лк, на робочому місці – 100 лк, не більше 50 лк для міжстелажних проходів.

Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання біодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами щодо накопиченню пилу, появи плісняви, комах та гризунів у приміщеннях архіву є утримання їх у зразковому порядку та чистоті. З метою своєчасного виявлення пліснявих грибів і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводять мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів і приміщень, сховищ.

Експлуатацію архівних будівель необхідно здійснювати з урахуванням вимог пожежної безпеки згідно з діючими нормативними документами, у тому числі з пожежної безпеки в державних архівних установах. Будівлі архівів повинні бути оснащені пожежним водопостачанням; сховища, приміщення для зберігання облікових документів та довідкового апарату, а також приміщення для роботи з документами – пожежною сигналізацією, засобами пожежогасіння та протипожежними дверима.

Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ. Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (в тому числі читальний зал, лабораторія мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності, копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони.

З метою забезпечення підвищеного контролю за доступом до документів, станом їх збереженості та переміщенням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремальних умов окремі категорії документів підлягають відокремленому зберіганню. До них належать:

1) секретні документи;

2) унікальні документи;

3) особливо цінні документи;

4) документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності;

5) документи з конфіденційною інформацією або з особливими умовами доступу, встановленими їх власниками;

6) документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або за описом первинного розбирання;

7) документи, що перебувають на депонованому зберіганні.

До завдань архівістів щодо зберігання архівних документів належать і створення страхового фонду документів – це упорядкована сукупність страхових копій унікальних та особливо цінних документів, що створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження чи втрати оригіналів документів. Страхові копії унікальних документів створюються незалежно від форми власності на ці документи. Страховий фонд є недоторканим і зберігається відокремлено від оригіналів. Під час визначення черговості страхового копіювання враховується інформаційна значущість документів, їх фізичний стан та інтенсивність користування ними. Серед рівноцінних за значенням фондів, першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний стан або якими інтенсивно користуються.

Під час страхового копіювання створюються і копії для фонду користування. Фонд користування документами становить собою сукупність копій документів, призначених для користування замість оригіналів для запобігання їх зношенню.