Моделі організації архівної справи у зарубіжних країнах

Усвідомлення необхідності упорядкування архівів та раціональної організації архівної справи в Західній Європі відбулося наприкінці XVIII – в першій половині XIX ст. Створення спеціальних архівних установ було результатом суттєвого збільшення обсягів документів, деструктивних процесів в архівах, викликаних революціями та іншими соціальними катаклізмами. Водночас було зроблено перші спроби закласти єдине наукове підґрунтя організації комплексів документів для всіх державних архівів, що реалізовувалося в зародженні архівознавства як науки.

Структура архівів західноєвропейських країн остаточно сформувалася після Другої світової війни. До неї входять:

1. Державні архіви.

Систему державних архівів складають центральні та місцеві архівні установи. Центральні державні архіви мають статус національних архівів і виконують загалом ідентичні функції: зберігають національну архівну спадщину, надають її для користування, організовують роботу з поточними урядовими документами. Відомчі (галузеві) архіви зберігають документи, створені в результаті діяльності окремих державних установ і відомств. Діяльність цих архівів, як правило, перебуває під наглядом національних архівних установ, які надають їм методичну допомогу.

2. Корпоративні архіви.

Корпоративні архіви зберігають документи різних громадських, наукових, культурно-освітніх та інших недержавних установ і, як правило, є самоврядними і не підлеглими уряду архівними органами.

3. Приватні архіви.

В організації роботи з приватними архівами великий досвід, вартий використання, накопичений в багатьох країнах Заходу, зокрема в Канаді та США.

4. Проміжні архіви.

У багатьох західних країнах існують так звані проміжні архіви, які приймають на тимчасове зберігання документи від різних відомств, установ і організацій, а згодом після експертизи цінності частину цих документів передають на постійне зберігання до центральних державних архівів. У більшості країн здійснюється контроль з боку національних архівних служб як за проміжними, так і за поточними архівами.

За принципами побудови і управління у світі існують два основних типи архівних систем:

1) централізовані: Франція, Бельгія, Данія, Греція, Нідерланди, Португалія;

2) децентралізовані: США, Канада, ФРН, Швеція, Великобританія, Іспанія, Японія.

Створені в різні епохи національні архіви підпорядковуються різним урядовим відомствам – міністерствам науки (Бельгія), культури (Данія, Іспанія, Люксембург), національної освіти та культури (Франція), добробуту, охорони здоров'я і культури (Нідерланди), внутрішніх справ (Румунія, Словаччина, Чехія), юстиції (Латвія). Державна архівна служба Російської Федерації має подвійний рівень підпорядкованості – президенту та уряду. У Литві та Молдові архівна система, подібно до України, підпорядкована уряду, в Білорусії – адміністрації президента. У ФРН, залежно від федерального устрою її земель, національні архіви підпорядковуються Міністерству внутрішніх справ, федеральному канцлеру або бундестагу, в Португалії – президентові Ради міністрів, в Англії та Уельсі – лорду-канцлеру. Національний архів США безпосередньо підпорядкований федеральному урядові.

У національних архівних законодавствах західних країн існують три категорії документів, доступ до яких закритий протягом певного часу:

1) до першої категорії належать документи, що містять відомості з питань захисту приватної таємниці громадян (100 років від часу їх створення – у Бельгії, 80 років – у Данії; 30 років після смерті людини; коли дата смерті невідома – 110 років від дня народження; в Італії – 70 років від часу створення документів; у Великобританії – від 50 до 100 років залежно від виду документа);

2) другу категорію складають документи, інформація яких стосується безпеки держави (60 років після створення документа – у Франції, 50 років – в Італії, від 50 до 100 років – у Великобританії);

3) третя категорія охоплює документи, відомості яких охоплюють економічні інтереси громадян та підприємств (від 30 до 60 років – у різних країнах, 80 років – у ФРН).

Західні держави не мають спеціальних законів про державний або національний архівний фонд. Чинні закони в галузі архівної справи, як правило, регулюють правовий статус, управління та діяльність національних архівів, державних та федеральних органів і концентрують увагу на проблемах зберігання, доступу, власності, авторських прав, а також юридичних та фінансових питаннях використання документної інформації, їх переміщення за кордон.

Архіви західних країн нагромадили помітний досвід вирішення проблем, пов'язаних із зберіганням та використанням документів із новими носіями, що виникли в епоху інформаційного суспільства в результаті бурхливого розвитку обчислювальної техніки. Для задоволення потреб різних груп користувачів формуються загальнодоступні бази даних. Так, у США функціонують понад 3,5 тисячі баз даних з усіх сфер науки, техніки, громадсько-політичної та побутової діяльності, у Великобританії – понад 2,5 тисячі баз, у ФРН – близько 300.

Архівні служби західних країн, насамперед Національні архіви США і Великобританії, починаючи з 1960-х років, здійснюють комплектування електронними документами. У структурі Національних архівів США і Канади створено відповідні центри. Спеціальні центри зберігання подібної документації існують у Національних архівах Франції, Швеції, Данії, Нідерландів, Фінляндії. У 1998 р. також розпочав діяльність Білоруський науково-дослідний центр електронної документації (БілНДЦЕД), структурним підрозділом якого є перший на території Східної і Центральної Європи державний архів електронних документів. Експериментальне комплектування подібними документами здійснює Федеральна архівна служба Росії, де з 2000 р. при Державному архіві економіки створено спеціалізований Центр інформаційних технологій для дослідження проблем, пов'язаних з електронними документами.

На початок XXI ст. багатий досвід роботи з електронними документами накопичено в Національних архівах Данії, Франції, Швеції, Фінляндії, ФРН, у так званих історичних архівах Данії, Нідерландів, Великобританії та ін.

На початку XXI ст. в Інтернеті функціонувало близько 5000 веб-сайтів національних, регіональних, муніципальних, університетських, інших архівів, національних архівних служб, музейних, бібліотечних колекцій документів і писемних пам'яток, приватних документальних зібрань, національних і міжнародних професійних організацій, архівознавчих дослідницьких центрів тощо.

З'явилися архівні Інтернет-енциклопедії – архівні портали, що в інтегрованому систематизованому вигляді представляють інформацію і містять посилання на веб-ресурси архівів світу. Постійно оновлюваними довідниками стали «Архівний портал ЮНЕСКО» (UNESCO Archives Portal), a також Інтернет-проект Університету штату Огайо «Зібрання першоджерел» (Repositories of Primary Sources).

Поряд із власне національними архівними інформаційними ресурсами в Інтернеті представлено сотні міжнародних архівних проектів, пов'язаних із збереженням і використанням писемної історико-культурної спадщини. Найважливішими з них стали всесвітні проекти: Всесвітня програма ЮНЕСКО «Пам'ять світу» (UNESCO Memory of the World Programme); Програма концентрації і відтворення архівів у світі «Меморіальний музей голокосту» (The United States Holocaust Memorial Museum Worldwide Archival Acquisitions and Reproduction Program); Втрачене мистецтво: База даних в Інтернеті (Lost Art Internet Database); Трофеї війни: Міжнародний бюлетень (Spoils of War: International Newsletter).

Інтенсивно розвивається співпраця в рамках європейських міжнародних архівних проектів: Архівна мережа європейського союзу (European Union Archive Network (EUAN) – проект, ініційований Європейською комісією; Європейський візуальний архів (European Visual Archive (EVA); Свідчення: Європа, відображена в архівах (Evidence. Europe reflected in Archives); Середньовічні рукописи в Інтернеті (Medieval Manuscripts Online); Архіви і програми консервації Міжнародного центру збереження і реставрації культурної спадщини в Римі (International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM) – Archives and Conservation Programme, in Rome); MALVINE: рукописи і листування в інтегрованих мережах у Європі (MALVINE: manuscripts and letters via integrated networks in Europe); Путівники до історії науки, технології та навколишнього середовища (Navigation.il Aids for the History of Science, Technology and the Environmeni (NAHSTE); Архів відкритого суспільства – Програма архівного мосту Східно-Європейський університет, Будапешт (Open Society Archives – Archival Bridgi Program) тощо. В масштабному міжнародному проекті, який був ініційований польськими архівістами і підтриманий Радою Європи «Відновлення пам'яті Польщі» (Reconstitution of the Memory of Poland), – активну участь беруть й українські архіви.