Національний архівний фонд України: склад, структура та правові засади

Відповідно до ЗУ «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Національний архівний фонд України(далі – НАФ) – це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації. До НАФ відносять архівні документи незалежно від їх виду, місця і часу створення, виду матеріального носія інформації, та форм власності на них. Документи НАФ є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України або поза її межами й згідно з міжнародними угодами, ратифікованими Верховною Радою, підлягають поверненню в Україну. За мінімальними оцінками, сукупна грошова вартість документів НАФ складає не менш як 500 мільярдів грн.

Найдавніший документ НАФ датується ІІІ тисячоліттям до н. е. Це глиняні таблички, що зберігаються в Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені Володимира Вернадського. Найдавніший документ державних архівів України – борговий лист на бересті із давньоруського міста Звенигорода (перша третина ХІІ ст. – Центральний державний історичний архів України, м. Львів).

У складі НАФ виокремлюють три основні групи документів:

За цінністю документи НАФ поділяють на:

1) цінні документи – документи, що має наукове, історико-культурне та інше суспільне значення, визнане відповідною експертизою;

2) особливо цінні (далі – ОЦ) – документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти і явища в житті суспільства, не втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя, міжнародних відносин, екології державного управління, оборони і є неповторними з погляду їх юридичного значення і автографічності. До ОЦ можуть бути віднесені як окремі документи чи справи, так і групи документів, справ і навіть окремі архівні фонди;

3) унікальні документи (далі – УД) – документи, що становлять виняткову культурну цінність, мають важливе значення для формування національної самосвідомості українського народу, визначають його вклад у всесвітню культурну спадщину. Для таких документів передбачено особливу форму обліку – облік у Державному реєстрі національного культурного надбання. До унікальних документів НАФ можуть бути віднесені акти органів державної влади, органів місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ та підприємств усіх форм власності, окремих осіб, інші письмові та графічні матеріали, кінофотофонодокументи, записи фольклорних творів, рідкісні друковані видання, які виникли в різні історичні періоди на території сучасної України та поза її межами.

З особливо цінних і унікальних документів, незалежно від форми власності, в обов'язковому порядку створюють страхові копії[7], які зберігаються окремо від оригіналів. Одночасно зі страховими копіями, які є недоторканими, виготовляються копії фонду користування. Крім того, унікальні документи підлягають обов'язковому страхуванню і відокремленому зберіганню. Всі ці заходи спрямовані на підвищення гарантій забезпечення збереженості унікальних документів.

Одним із суттєвих чинників, що впливає на правовий режим регулювання відносин, пов'язаних з документами НАФ, є належність їх до певної форми власності. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" визнає чотири форми власності на документи НАФ, передбачені Конституцією та законами України.

Класифікація НАФ за аспектами власності передбачає такі категорії:

1) документальні комплекси, що належать державі;

2) комплекси, що належать територіальним громадам;

3) документи, що є власністю суб'єктів господарювання недержавного походження, релігійних організацій та об'єднань громадян;

4) приватні архівні зібрання, або окремі документи.

Власник володіє, користується і розпоряджається документами НАФ з урахуванням обмежень, передбачених законом. Власник документів НАФ та інші особи, які користуються зазначеними документами, не мають права їх знищувати, пошкоджувати або змінювати зміст цих документів. Спори щодо здійснення права власності на документи НАФ вирішуються у судовому порядку.

Архівні документи, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, державних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані державним архівним установам іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю держави. Архівні документи, що нагромадилися за час діяльності органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані архівним відділам міських рад іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальних громад. Архівні документи, що не мають власника або власник яких невідомий, переходять у власність держави на підставі рішення суду, винесеного за заявою державної архівної установи, крім випадків, передбачених законами України.

Забороняється вилучення документів НАФ у власника або уповноваженої ним особи без їх згоди, крім випадків, передбачених законами України. Документи НАФ, вилучені відповідно до закону для провадження дізнання, попереднього (досудового) слідства, здійснення судочинства, підлягають обов'язковому поверненню власнику або уповноваженій ним особі, але не пізніше ніж через один рік після закінчення провадження у справі.

Документи НАФ, що належать державі, територіальним громадам, не можуть бути об'єктом приватизації, купівлі-продажу, застави або інших угод, пов'язаних з передачею права власності, і надаються лише в тимчасове користування. Право власності на зазначені документи може бути передане лише згідно з міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана ВРУ, і законами України. Право власності на документ НАФ, який не належить державі, територіальним громадам, переходить лише за умови та після попереднього письмового повідомлення Укрдержархіву або уповноважених ним архівних установ за умови отримання новим власником реєстраційного свідоцтва. У разі продажу документів НАФ держава має переважне право на їх придбання за ціною, за якою вони продаються.

Зміна місцезнаходження та умов зберігання документів НАФ і користування ними допускається лише після попереднього письмового повідомлення центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженої ним архівної установи. Власник документів НАФ, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути за рішенням суду позбавлений права власності на ці документи. Документи НАФ підлягають грошовій оцінці[8] за нормами і методиками, що затверджуються КМУ.

Громадяни України мають право користуватися документами НАФ або їх копіями на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Особи, які користуються документами НАФ за службовим завданням, подають документ, що підтверджує їх повноваження. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ, а також несуть такі самі обов'язки, як і громадяни України.

Архівні установи мають право обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу Укрдержархіву, але не більше ніж на один рік.

Архівні установи мають право відмовити в доступі до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, неповнолітнім, особам, визнаним судом недієздатними, та особам, які грубо порушували порядок користування архівними документами. В інтересах охорони інформації, віднесеної до державної або іншої передбаченої законом таємниці, що міститься в документах НАФ, доступ до цих документів обмежується відповідно до закону до моменту скасування рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці.

Доступ до документів НАФ, що містять конфіденційну інформацію про особу, а також створюють загрозу для життя чи недоторканості житла громадян, обмежується на 75 років від часу створення цих документів, якщо інше не передбачено законом. Раніше зазначеного строку доступ здійснюється з дозволу громадянина, права та законні інтереси якого можуть бути порушені, а в разі його смерті – з дозволу спадкоємців.

Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав.

Архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівні установи, засновані фізичними особами, мають право обмежити доступ до документів НАФ з метою забезпечення збереженості документів і захисту прав та законних інтересів власників документів або інших осіб. Обмеження встановлюються на вимогу власника документів або інших заінтересованих осіб з письмовим повідомленням Укрдержархіву.

У випадках, передбачених законом, обмеження на доступ до документів НАФ, не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання.