Створення звітів за допомогою майстра

Для створення звіту за допомогою майстра звітів слід:

1. У вікні БД відкрити вкладку Отчет і натиснути на кнопці Создать, з'явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. У списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, натиснути на пункті Мастер отчетов. В списку внизу вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо треба використати дані з декількох таблиць, вибрати первинну таблицю. Натиснути на кнопці ОК, щоб відкрити 1-е діалогове вікно Создание отчетов.

3. У цьому вікні використати список Таблицыи запросы, щоб вибрати таблицю або запит як джерело даних для звіту, а також списки Доступные поля і Выбранные поля для доповнення звіту потрібними полями.

4. Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці, і всі потрібні поля першої таблиці вже додані, вибрати іншу таблицю зі списку Таблицы и запросы і додати з неї всі потрібні поля. Додавши поля, натиснути на кнопці Далее.

5. Якщо вибрані поля з декількох таблиць, з'явиться 2-е діалогове вікно. За допомогою елементів управління цього діалогового вікна вибрати таблицю, яка буде використовуватися для групування даних, що виводяться у звіт. Натиснути на кнопці Далее.

6. У наступному діалоговому вікні здається порядок сортування записів у звіті. Записи можна сортувати за декількома полями (до 4-х включно). Вибравши порядок сортування, необхідно натиснути на кнопці Далее.

7. У наступному діалоговому вікні треба вибрати макет, орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично налагоджувати ширину полів, щоб помістити їх на одній вкладці. Вибравши необхідні значення параметрів, натиснути на кнопку Далее.

8. Зі списку, який з'явиться в наступному діалоговому вікні, можна вибрати стиль звіту. Access пропонує декілька стилів. При виборі стилю у діалоговому вікні з'явиться його зразок. Вибравши стиль, слід натиснути на кнопку Далее.

9. В останньому діалоговому вікні треба вказати заголовок звіту. Використовуючи керуючі елементи цього діалогового вікна, можна дати вказівку Access відкрити звіт із даними в режимі конструктора, щоб змінити його структуру.

При закритті нового (ще не збереженого) звіту Access видасть запит на збереження. Для збереження слід натиснути кнопку Да і вказати його ім'я. Ім'я може містити не більше 64 символів з пробілами чи без них. Після цього натиснути кнопку ОК.

Для того, щоб надрукувати звіт, необхідно вибрати його у вікні БД і виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів.