Створення звітів в режимі конструктора

Під час вибирання режиму «Конструктор» на екрані з'являється вікно конструктора звітів, у якому відображаються порожні розділи звіту.

Додають або вилучають розділи звіту командами Вид—Колонтитулы або Вид—Заголовок/Примечание отчета.

Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кожний розділ елементами керування відповідно до макета звіту. Якщо необхідно згрупувати записи в певному полі, то у вікні Конструктора звітів можна додати розділи «Заголовок группы» та «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можна розмістити вирази для підбиття підсумків у групах.

У процесі конструювання звіту за допомогою команд із меню і кнопок відповідних панелей інструментів розділи звіту заповнюються потрібними елементами. Поля зі значеннями, що повторюються, розміщуються на ділянці даних, а поля, за якими здійснюється групування, — в заголовку груп.

Технологію конструювання однотабличного звіту добре ілюструє приклад формування розрахунково-платіжної відомості підприємства. Нехай у цій відомості мають бути групування співробітників за відділами, а також групові та загальні підсумкові дані за основними показниками.

Для створення звіту в режимі «Конструктор» необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» вибрати рядок «Конструктор», а як джерело даних — запит на вибірку «Розрахунково-платіжна відомість».

У вікні «Конструктор отчета», що відкрилося, за допомогою панелі з таким самим ім'ям у розділах розміщуються потрібні елементи керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням мишею на кнопці («Список полей»).

Для групування і сортування даних клацанням мишею на кнопці («Сортировка и группировка») панелі керування необхідно викликати однойменне діалогове вікно.

У зв'язку з тим що дані мають бути згруповані за відділами, зі списку полів запиту «Розрахунково-платіжна відомість» вибирають поле «Відділ» і за ним задають групування. Для цього на ділянці «Свойства группы» в рядках «Заголовок группы» та «Примечание группы» потрібно вказати «Да».

Значення номера відділу слід задати один раз. Тому його розміщують у розділі «Заголовок группы» «буксируванням» імені поля «Отдел» зі списку полів у розділ заголовка. Далі, при потребі, підпис поля можна скорегувати, задавши тип шрифту і його розмір. У цьому самому розділі формують підписи полів звіту (шапку таблиці).

Табличну частину звіту створюють, «буксируючи» відповідні поля з вікна «Список полей» у розділ «Область данных». Щоб вивести відсортовані за алфавітом прізвища співробітників, у кожній групі задається сортування у відповідному полі або на ділянці «Свойства группы» діалогового вікна «Сортировка и группировка» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы», для чого потрібно задати «Нет». Поле «ПІП_б» може бути створене під час конструювання запиту «склеюванням» (конкатенацією) полів «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» за таким правилом:

= Прізвище &« »& Ім’я &« »& По батькові

Щоб включити до звіту розрахункові поля з підсумковими даними, необхідно клацнути мишею на кнопці («Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» в розділі «Примечание группы: Відділ» нижче відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього клацанням правою клавішею миші на створеному полі треба викликати контекстозалежне меню Поле.

Вибір команди Свойства дасть змогу викликати діалогове вікно «Поле: Поле N» (N — номер поля), що містить п'ять вкладок.

При активній вкладці «Данные» розкриття списку рядка «Сумма с накоплением» дає змогу встановити один із режимів: «Отсутствует», «Для группы» чи «Для всего». Крім того, клацнувши мишею на кнопці рядка «Данные» слід викликати вікно «Построитель выражений», за допомогою якого конструюють потрібний вираз.

Клацанням мишею на кнопці «ОК» повертаємося до діалогового вікна «Поле: Поле N». При активній вкладці «Макет» вибирають формат та інші характеристики даних, що відображаються в цьому полі.

Аналогічно будують інші поля з виразами. Після конструювання всіх полів розділу «Примечание группы: Відділ» даю потрібно відформатувати.

Якщо кількість записів у таблиці звіту така, що їх можна розмістити на кількох сторінках, то кожну з них необхідно пронумерувати. Для цього в розділи „Нижний колонтитул” вікна „Конструктор отчета” створюють поле „Свободный”, у властивостях якого за допомогою будівника виразів.

У цьому самому розділі для записування поточної дати та поточного часу на кожній сторінці звіту потрібно створити поля та ввести до них вираз =Data() або =Now(). Якщо ж ці данні треба вказати у звіті один раз, на першій сторінці, то зазначене поле треба розташувати в розділі „Заголовок отчета”.

Розроблений за допомогу Конструктора звіт „Розрахунково-платіжна відомість”.

На будь-якій стадії створення звіт можна переглянути через команду Файл – Предварительный просмотр.

На екрані з'являється також панель інструментів «Предварительный просмотр», за допомогою якої можна змінити цей режим чи вийти з нього.

Оформлений звіт слід зберегти і, при потребі, надрукувати. Перед цим за допомогою команди Файл—Параметры страницы можна вибрати принтер, задати формат паперу, розміри полів, відстань між рядками, орієнтацію звіту на аркуші тощо.

Автозвіти

Автозвіт призначений для створення звіту, що базується на будь-якій таблиці або запиті бази даних. Автозвіт служить для створення звіту, у якому виводяться всі поля й записи базової таблиці або запиту.

1. У вікні БД виберіть значок Отчеты в списку Объекты.

2. Натисніть кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.

3. У діалоговому вікні Новый отчет виберіть одного з наступних майстрів:

3.1. Автоотчет: в столбец — кожне поле перебуває на окремому рядку; підпис розташовується ліворуч.

3.2. Автоотчет: ленточный — поля кожного запису перебувають на окремому рядку; підписи друкуються зверху, один раз для кожної сторінки.

4. Виберіть таблицю або запит, що містять дані, на яких повинен бути заснований звіт.

5. Натисніть кнопку OK.

Microsoft Access застосовує останній автоформат, що використався для створення звіту. Якщо до цього звіт за допомогою майстра не створювався, і не використалася команда Автоформат у меню Формат, то буде застосований стандартний автоформат.