Организационные документы: положение, устав, штатное расписание, инструкция, правила.

Организационно-правовые документы - группа различных по названию документов, регламентирующих деятельность организации, ее структурных подразделений и должностных лиц, закрепляют за ними функции, обязанности и права на длительное время.

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации;

- положение об организации, ее структурные подразделения;

- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

- штатные расписания;

- инструкции, правила, памятки.

Организационно-правовые документы сравнению с распорядительными и справочно-информационными являются более общими и глубокими. Эта подсистема управленческой документации имеет юридическую силу, поскольку документы распорядительной и справочно-информационной группы создаются на основании организационно-правовой документации.

Организационно-правовая документация содержит положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и выступают правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров) и тому подобное.

Организационно-правовые документы, учитывая срок действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений и дополнений к ОПД и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедуры - по решению высшего органа управления предприятием (общим собранием акционеров и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию предприятий (то есть исполкома). Изменения в штатное расписания вносятся при необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Организационно-правовая документация оформляется на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения, наименование документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, визы и тому подобное.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, пронумерованные цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом). Кроме того, большинство организационных документов должна быть утверждена вышестоящим органом или пройти регистрацию в Министерстве юстиции Украины. Датой вступления в силу определенного организационно-правового документа является дата его утверждения или регистрации.

Устав - это юридический акт, свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждения, общества граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, определяют их структуру, функции, правовой статус и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Существуют два вида уставов: типовые и индивидуальные.

Типовые уставы нужны для определенных групп, организаций, предприятий: акционерные общества (AT), малые предприятия, общества с ограниченной ответственностью (ООО). Они утверждаются высшими органами государственной власти и управления, съездами общественных организаций. Индивидуальные уставы разрабатываются для определенной организации путем конкретизации типового статуса: AT "ИРИНА", ООО "ГЕТМАН", ЧП "БАРВИНОК". Утверждаются они высшим учреждением, которому Подчиняется предприятие, организация.

Полномочия трудового коллектива всех видов предприятий, где используется наемный труд, реализуются, если иное не предусматривается уставом, общим собранием (конференцией) и их выборным органом, члены которого избираются сроком на 2-3 года тайным голосованием на собрании (конференции) трудового коллектива не менее, чем 2/3 голосов. Членов выборного органа нельзя уволить с работы или перевести на другие должности по инициативе администрации предприятия без согласия соответствующего выборного органа этого коллектива.

Порядок образования имущества предприятия. Источниками формирования имущества предприятия, в соответствии с законодательством, главным образом, являются:

- денежные и материальные взносы учредителей;

- доходы, полученные от реализации продукции, а также от других видов хозяйственной деятельности;

- кредиты банков и других кредиторов;

- капитальные вложения и дотации из бюджетов и тому подобное.

В учредительных документах необходимо предусмотреть размер и порядок формирования уставного фонда и других фондов, если они предусмотрены законом, например, резервного фонда. Порядок формирования уставного фонда должен предусматривать размер, форму и срок внесения взноса.

Условия прекращения деятельности предприятия. Эта часть уставов должна предусматривать основания прекращения деятельности предприятия, порядок создания ликвидационной комиссии, использование имущества, оставшегося после ликвидации.

Положение - это правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, учреждений, организаций, предприятий (филиалов), которые им подчинены, а также общественно-политических объединений граждан.

Положения бывают типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются высшим органом управления для системы учреждений и предприятий. Индивидуальные - руководителем предприятия, организации на основе типового положения.

В первом разделе положения определяется цель создания предприятия, учреждения, организации, структурного подразделения и тому подобное. Во втором - приводятся данные об основных и оборотные средства, порядок приобретения собственности, прибыль, отчисления на премирование рабочих и служащих, жилой фонд. В последних разделах регламентируется производственно-хозяйственная деятельность предприятия, определяются задачи по качеству производимой продукции.

В зависимости от специфики деятельности органов в положении могут отображаться: ход капитального строительства, состояние материально-технического обеспечения, трудовой режим, оплата кредитов и прочее. Может также определяться правовой статус временно создаваемых комиссий, групп, бюро, структурных подразделений, советов, коллегий. Например, положения о системе премирования, положение о деятельности коллегии при начальнике главного управления. Положение о предприятии, учреждении, организации утверждается распорядительным документом высшего органа управления.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, что номеруются арабскими цифрами.

Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для заседаний; вынесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, которые закрепляются в документе "Структура и штатная численность". В этом документе зафиксированы все структурные подразделения предприятия, должности, вводимые на предприятии, и количество штатных единиц по каждой из должностей. Этот документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором.

Штатное расписание - документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание готовится согласно унифицированной формы Т-2 и содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Подписывает штатное расписание заместитель руководителя предприятия, визирует главный бухгалтер, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание составляется на бланке предприятия. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного на тс лица.

Инструкция - это правовой документ, который создают органы управления для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных лиц или граждан.

Различают инструкции по следующим направлениям:

- должностные;

- по регулированию какому-то виду деятельности (по делопроизводству, порядка оформления документов по пенсионному обеспечению, по порядку заполнения и оформления трудовых книжек, по порядку ведения кассовых операций и т. п), то есть разъяснения порядка применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов;

- по технике безопасности;

- эксплуатации различного оборудования и др.

Инструкция утверждается вышестоящими органами или руководителем организаций. Инструкции являются организационно-правовыми документами длительного действия, которые определяют научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, служб и подразделений.

Должностная инструкция - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности согласно должности. На основании должностной инструкции заключается трудовой договор с работником. Разработка должностной инструкции, как правило, возлагается на руководителя соответствующего подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом (кадровой службой), с юрисконсультом, обязательно утверждается руководителем организации и доводится до сведения работника под расписку.

Правила - это служебные документы организационного характера, в которых излагаются наставления или требования, регламентирующие определенный порядок каких-либо действий или поведения. Правила составляются согласно законодательно-нормативных актов, регламентирующих порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдых, употребляемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы трудовых отношений в организации.

Правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка излагаются вопросы организации работы предприятия, внутренне-объектный режим, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы. После согласования правил внутреннего трудового распорядка с советом трудового коллектива этот документ визирует юрист и утверждает директор предприятия.

Правила внутреннего распорядка, как и устав организации, оформляются на общем бланке организации и часто является приложением к коллективному договору.