Регистрация, поиск и контроль исполнения документов

Движение документов любого вида сопровождается обязательной регистрацией.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Задачи регистрации:

- количественный подсчет документов для учета объема документооборота;

- обеспечение сохранности документов, устранение возможности их утраты;

- восстановление утраченной информации с помощью учетных форм;

- обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

- обеспечение возможности ведения информационно-справочной работы и поиска документов.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – после подписания. Разные документопотоки регистрируются в разных журналах:

В электронном документообороте и при регистрации документов, поставленных на контроль исполнения, используется карточная форма регистрации:

Не регистрируются следующие документы:

- копии документов;

- рекламные извещения;

- прейскуранты;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- печатные издания;

- формы статотчетности;

- объяснительные записки;

- с пометкой «лично».

Использование регистрационных форм позволяет оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, что происходит с документами в организации, где находится данный документ.

Документы, которые требуют исполнения, ставятся на контроль. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, повышение дисциплины сотрудников и эффективности работы предприятия в целом.

Задачи контроля исполнения документов:

- учет хода исполнения документов;

- выявление нарушений сроков исполнения;

- информирование руководства о ходе исполнения поручений;

- выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

- укрепление исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения документов ведется по двум направлениям:

1. Контроль качества исполнения. Это должностная обязанность руководителей всех уровней. Такой контроль имеет право проводить и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчеток и справок.

2. Контроль за сроками исполнения, который ведет служба ДОУ или секретарь руководителя.

Контроль включает в себя следующие этапы:

- постановка документа на контроль ( заполнение РКК и простановка на документе отметки о постановки документа на контроль исполнения);

- доведение документа до исполнителя (передача копии документа с подписью о получении);

- проверка и регулирование хода исполнения ( напоминание и корректировка);

- учет и обобщение результатов контроля;

- информирование руководителя об исполнении документа.

После завершения исполнения ставится отметка в РКК, которая подшивается в дело вместе с документом.

Примерный перечень документов, подлежащих контролю исполнения:

1. Приказы руководителя организации.

2. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций.

3. Исходящие инициативные документы по основным вопросам.

4. Обращения граждан.

5. Критические замечания.

6. Телеграммы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы цели и задачи регистрации документов?

2. Какие формы регистрации Вы знаете? Какая из них Вам кажется наиболее удобной и почему?

3. Каковы цели и задачи контроля исполнения документов?

4. Назовите этапы контроля исполнения документов.

Обработка поступающей корреспонденции должна быть осуществлена в первой половине дня, так как во второй половине дня начинается обработка исходящей корреспонденции.

При обработке поступающей корреспонденции производятся следующие виды работ:

1. Проверка правильности доставки (правильность адресования) и проверка упаковки. Ошибочная доставленная корреспонденция возвращается отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

2. Сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой «лично» и документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о поступлении документа в организацию на упаковке, после чего она передается на сортировку по адресатам.

3. Конверты при приеме документов сохраняются и прикрепляются к документу в следующих случаях:

· - если корреспонденция доплатная;

· - если на самом документе нет обратного адреса;

· - если на документе не проставлена дата, и ее можно определить только по почтовому штемпелю;

· - если дата в документе значительно отличается от даты в штемпеле.

4. Проверка правильности вложения документов. Особое внимание уделяется поврежденной упаковке: проверяется комплектность, т.е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяется дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных документов. При всех обнаруженных недостатках составляется акт, которые передается руководителю для принятия решения.

5. Регистрация документа и проставление отметки о поступлении документа в организацию в правом нижнем углу первой страницы документа.

6. Сортировка документов по адресатам (руководителям).

7. Доставка документов по адресатам (руководителям).

8. После рассмотрения документа руководителем он направляется в дело или исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя.

При обработке исходящих документов выполняются следующие работы:

1. Проверка правильности оформления:

· Наличие номера, даты и всех необходимых подписей;

· Правильность адресования

· Количество листов и экземпляров

· Наличие всех необходимых реквизитов

· Правильность текста

Если документ оформлен неправильно, его возвращают исполнителю на доработку.

2. Сортировка по видам отправления и по адресатам.

3. Адресование конвертов.

4. Фальцевание документа. Особо важные документы не фальцуются, а отправляются в конвертах соответствующего формата.

5. Заклеивание конвертов.

6. Определение стоимости почтового отправления.

7. Передача через экспедитора в почтовое отделение или отправка курьерской почтой.

Отправка документов на машинных носителях должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации.

Вопросы для самоконтроля

1. Почему прием входящей документации необходимо проводить в первой половине дня?

2. Перечислите в четкой последовательности действия, необходимые для приема входящих документов?

3. Что такое фальцевание документа?

4. Как следует отправлять документы, которые не фальцуются?

5. Как следует отправлять документы, записанные на машинных носителях?