Технические средства офисной деятельности

Осуществление документационного обеспечения управления связано с создание, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных – внедрение в практику деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Классификация средств оргтехники:

К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, печатающие устройства и графопостроители для ПК, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.

Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках. Общие требования к пишущим машинкам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.

Долгое время среди критериев оценки пишущих машинок находился такой показатель, как количество одновременно изготовляемых копий. Однако существующая в настоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование документов пишущими машинками при наличии малогабаритных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различных систем является нерентабельным и малооперативным.

По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих машинок практически остановилось, некоторые модели электронных пишущих машиной уходят с рынка. Прогнозируется, что спрос останется на машинки, имеющие интерфейс с ПК, поскольку машинка абсолютно незаменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматах или выполненных полиграфическим способом.

Если важна конфиденциальность при подготовке документов, то лучше пользоваться механической печатной машинкой, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных дорогостоящих систем.

Электронные пишущие машинка компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами, имеют постоянную и оперативную память. Многие электронные пишущие машинки оснащены жидкокристаллическим дисплеем.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов известно применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами или печатанием. Стенография – процесс записи устной речи с помощью условных изображений.

В связи с этим представляется наиболее оптимальным использование диктофона. Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т.п. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором.

Принтер – самое распространенное средство изготовления документов, позволяющее получать точную копию выходных данных созданного документа. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу – обеспечивают вывод копии документа из ПК.

Существует широкое многообразие принтеров: матричные, струйные, лазерные.

Сильные и слабые стороны различных типов принтеров:

Средства копирования и тиражирования документов – это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии.

Практически не используются в офисе средства фотокопирования и светокопирования документов, если только их применение не обусловлено производственной деятельностью организации.

В настоящее время в качестве средств копирования повсеместно применяются аппараты электрографического копирования, использующие в основном технологию электрографии в том или ином варианте. Ксерографическое копирование – разновидность процесса электрографии.

Электрографическая аппаратура позволяет получить наилучшее качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование. Преимущества:

- возможность выполнения дополнительных операций при обработке копий (сортировка, подборка листов; печать обложки; брошюровка и т.п.);

- возможность электронного монтажа документа из фрагментов нескольких исходных;

- возможность выборочного копирования.

Недостатки:

- относительно высокая стоимость аппарата;

- высокая стоимость расходных материалов.

Термографическое копирование – процесс получения копий, основанный на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действие инфракрасных лучей. В настоящее время данный способ не применятся в офисной практике.

Светокопирование получил наибольшее распространение для копирования технической документации (чертежей). При светокопировании в аппаратуре используются прозрачный оригинал (калька) и светокопировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключается в дешевизне копий; получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности материалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой информации, помещенной на физическом носителе. Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. Причем, чем выше тираж, тем более он экономичен. Практически все модели ризографов позволяют получать многоцветные копии.

Микрография – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документированную информацию.

Процесс микрофильмирования заключается в следующем:

1. Подготовка информации к микрофильмированию.

2. Съемка материала на специальных камерах.

3. Фотохимическая обработка микропленки.

4. Контроль качества съемки и проявки.

5. Копирование микроформ в необходимых количествах.

6. Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям.

7. Изготовление бумажных копий с микрофиш.

Документы, зафиксированные на бумажных носителя, скапливающиеся в результате работы персонала в офисе, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Это могут быть переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами, термопереплетные машины, резаки для бумаги настольного исполнения.

Для повышения сроков сохранности документов применяются ламинаторы, наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняют его от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышают его механическую прочность.

Все чаще в офисах применяются уничтожители документов – шреддеры. Они необходимы для уничтожения конфиденциальных документов.

Обмен информацией – одна из трех основных функций офиса. В соответствии с этим выделяются средства и системы внутриофисной и внеофисной транспортировки документов.

Системы пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Транспортировка между передающим и приемным устройствами происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоростью 5-8 м/сек.

Пневмопочта – это простой и эффективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного, а иногда и нежелательного хождения.

Ручная и механизированная транспортировка документов является весьма распространенным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем передачи и объем доставляемой информации не всегда могут удовлетворить пользователя. Поэтому для оперативной передачи электронных документов используют средства и системы автоматизированной передачи информации по техническим каналам связи.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Помимо обмена речевыми сообщениями, она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты. Среди существенных сервисных возможностей телефонных аппаратов следует отметить:

- многоканальность, т.е. возможность подключения телефонного аппарата к различным телефонным линиям;

- переключение вызывающего абонента на другую линию;

- наличие кнопки временного отключения микрофона от сети;

- переговоры сразу с несколькими абонентами;

- наличие долговременной памяти номеров приоритетных абонентов;

- наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего абонента;

- постановка собеседника на удержание;

- автоматическое определение номера вызывающего абонента с отображением его на дисплее и звуковым воспроизведением;

- запоминание номеров вызывающих абонентов и текущего времени каждого вызова;

- индикация во время разговора второго вызова и номера вызывающего абонента;

- наличие календаря, часов и таймера продолжительности разговора;

- использование персональных кодов-паролей;

- наличие автоответчика и встроенного диктофона;

- наличие электронного телефонного справочника и автонабора найденного номера;

- возможность подключения телефона к компьютеру.

Факсимильная связь – процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей. Это дистанционное копирование документов. Факсимильный аппарат функционально состоит из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе:

- сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата;

- приемно-передающей электронной части (обычно модем), обеспечивающей передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента;

- принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги.

Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях еще и намного дешевле. В последние годы все более серьезную конкуренцию факсимильной связи составляет электронная почта.

Кроме традиционных однофункциональных устройств, в офисах можно встретить так называемые многофункциональные центры (мультифаксы). Это устройство, которое совмещает в себе несколько функций: принтера, факса, копира, сканера, факс-модема и т.п.

Наряду с телефонной сетью в России существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети. Телеграф является исторически первым видом электрической связи, позволявшим радикально сократить время передачи сообщений.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть следующие факторы:

· Объемно-временные потоки документов

· Объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи.

· Первичный и вторичный объем копируемых документов.

· Способ организации эксплуатации технических средств.

· Фирма-производитель оргтехники.

· Технические характеристики оборудования.

· Стоимость оборудования и стоимость эксплуатации.

· Стоимость расходных материалов и частота их замены.

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от различных факторов: типы технических средств, их количество, размер организации, ее внутренней структуры и т.п.

Список рекомендуемой литературы

Основная литература:

Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение – М.: КноРус, 2008

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Уч. пособие для студентов в вопросах и ответах: Р.-Д.: «Феникс», 2003

Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы –М.: Кодекс, 2006

Л.А. Румынина. Документационное обеспечение управления и архивоведение –Академия, 2014

Дополнительная литература:

1. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – Р.-Д.: «Феникс», 2003

2. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Инфра-М, 2001

3. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2003

4. Исковые заявления и претензии. М.Ю. Тихомиров. – М.: Юниформцентр, 2001

5. Организация работы с документами/Под ред. профессора В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002

6. Поневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – Мн.: Ашанфея, 2000

7. Розенберг М.Г. Заключение договора международной купли-продажи товаров. – М.: ИНФРА-М, 2001

Нормативные документы:

1. Гражданский кодекс РФ. – М., 1997

2. Трудовой кодекс РФ. – М., 2002

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016.. Организационно-распорядительная документация Требования к оформлению документов

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 2003

6. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

Периодические издания:

«Секретарское дело», ежемесячный журнал

«справочник секретаря и офис-менеджера», ежемесячный журнал