Организационное построение службы ДОУ
При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:
· · выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
· · разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
· · разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
· · нормирование труда работников службы делопроизводства;
· · определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
· · выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
· · рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
· · повышение квалификации работников и культуры работы с документами.
Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма -- это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.
К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Полную централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.
Самая распространенная форма организации работы с документами -- смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других -- децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
· - снизить стоимость делопроизводственных операций;
· - улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
· - обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
· - использовать прогрессивные и производительные технические средства;
· - обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
При расчете объема документооборота за единицу измерения берется лист формата А4. Целесообразно раз в месяц, раз в квартал и ежегодно проводить учет документооборота с составлением сводки:
Сводка объема документооборота
за_____________20_______года
Виды документов | Количество документов | Всего | |
Оригиналы | копии | ||
Входящие | |||
Исходящие | |||
Внутренние | |||
Итого |
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое документооборот?
2. На какие документопотоки можно разделить документооборот?
3. Каков путь движения внутренних документов?
4. Каков путь движения входящих документов?
Дата добавления: 2020-05-20; просмотров: 457;