Типовые ошибки и проблемы, возникающие при выполнении запросов на изменение

Во время выполнения запроса на изменение Access различает четыре категории ошибок:

1. Дубликаты первичного ключа. Эта категория ошибок возникает при попытке добавления или изменения некоторой записи в таблице, приводя к появлению дублирующего значения первичного ключа или уникального индекса. Access не будет обновлять или добавлять записи, создающие такие значения. Во избежание конфликта перед попыткой добавить такие записи следует изменить значения первичного ключа в исходной таблице.

2. Ошибки преобразования данных. Ошибки этой категории возникают в тех случаях, когда вы вставляете данные в существующую таблицу и при этом оказывается, что тип данных полей-получателей не совпадает с типом данных полей-источников (и данные полей-источников не могут быть преобразованы к типу данных полей-получателей). Например, ошибка возникает, если вы добавляете текстовые значения к полю, содержащему целочисленные данные, а текстовое поле содержит буквенные символы или слишком длинную строку цифровых символов. В запросе на обновление ошибка преобразования может возникнуть, если вы используете формулу, которая пытается произвести вычисления над полем, содержащим буквы.

3. Заблокированные записи.Ошибки этой категории возникают, когда при выполнении запроса на удаление или на обновление вы используете таблицу, к которой имеют доступ другие пользователи сети. Access не может произвести обновление записей, которые в это время обновляются другими пользователями. Вам следует подождать некоторое время и попытаться снова выполнить обновление или удаление в тот момент, когда данные записи больше никто не использует.

4. Нарушение условий на значение.Если вставляемые илиобновляемыезаписи не удовлетворяют условию на значение для некоторогополядля таблицы, Access сообщает вам об ошибке и не производитвставки илиобновления подобных записей.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица.Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи(которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос.Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма.Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет.Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос.Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.1.

Рис. 1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

В таблицах хранятся данные, которые вы можете извлекать с помощью запросов. Используя формы, вы можете выводить данные на экран или изменять их. Заметим, что формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы. Для выполнения нужных вычислений и преобразования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, созданные с помощью Visual Basic для приложений. События, происходящие в формах или отчетах, могут запускать макросы или процедуры VBA.

Событие – любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, событием является открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи или элемента управления(объекта формы или отчета, который может содержать данные). Для обработки события вы можете создать макрос или процедуру Visual Basic для приложений.

С помощью макросов и модулей вы можете изменять ход выполнения приложения; открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах; выполнять запросы и создавать новые таблицы. Используя Visual Basic для приложений, вы можете создать, модифицировать и удалить любой объект Access, обрабатывать данные по строкам или по столбцам, а также каким-либо другим способом. Вы можете даже вызывать процедуры из библиотек динамической компоновки (DLL) Microsoft Windows, чтобы использовать в своем приложении не только встроенные в Access функции, но и возможности Windows.

Лекция 5

Давайте еще раз повторим, что называется базой данных.

База данных – совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области.

Под данными понимается информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.

Давайте остановимся на вопросе классификации баз данных:

Разделяются по технологии обработки (об этом мы с вами говорили на прошлой лекции их две централизованная и распределенная) и по способу установления связей между данными.

Остановимся немножко подробнее на этом вопросе.

По способу установления связей между данными различаются три модели реляционная, иерархическая и сетевая.