Перевірка розцінок на номери (місця)

Нічний аудитор може зажадати отримати дати звіт про до­ход від номерів. Цей звіт показує розцінки за кожен номер і фактичні розцінки, за якими номери здані, що дає можливість мінімізувати доход від номерів. Якщо розцінки і фактичні роз­цінки не збігаються, виникає кілька питань, які аудитор повин­ний вирішити:

• якщо номер зайнятий членом туристської групи, який є корпоративним клієнтом, що має пільги, чи правильно за­стосовані знижки до розцінок?

• якщо в номері лише один гість, а фактичні розцінки рівні

приблизно половині, чи є гість одним із зареєстрованих?

Якщо так, то чи зареєструвався другий гість?

Правильне використання інформації про дохід і облік но­мерів може стати основою для аналізу доходів від номерного фонду, копія цього звіту може бути підготовлена для головного менеджера готелю.

Підтримка системи

Цей крок застосовується лише до комп'ютерних систем. Комп'ютер усуває необхідність ведення всіляких облікових до­кументів з бронювання номерів, їх статусу тощо, але стає дуже залежним від правильно функціонуючої комп'ютерної системи.

Підтримка звіту повинна пред'являтися періодично для перевірки налагодженої роботи готелю на випадок поломки комп'ютерної системи. Звіти наприкінці дня розробляються і друкуються комп'ютером. Принаймні друкуються два гостьо­вих списки: одна копія для бухгалтера, а інша — для управління готелю. Звіт про статус номерів дозволяє агентам визначити вільні і готові номери.

Підготовка звіту

Нічний аудитор звичайно несе відповідальність за підготов­ку звітів, що показують ефективність діяльності. Кінцевий детальний і сумарний звіти по підрозділах, балансовий звіт і спе­ціальні звіти можуть бути підготовлені для огляду керівницт­вом готелю.

Кінцевий детальний і сумарний звіти по підрозділах підго­товляються і зберігаються з первинними документами в бухгал­терії.

Балансовий звіт показує кількість гостей, що підійшли до обмеження кредиту. У комп'ютеризованій системі комп'ютер повинний бути запрограмований так, щоб міг складати такий звіт за вимогою.

Депозитна готівка

Часто нічний аудитор є відповідальним за підготовку наяв­ного депозиту як частини процесу аудиту. Оскільки баланс підрозділів часто включає операції з готівкою, депозит готівки може залежати від вдалого аудиту. Якщо прихід готівки не був покладений на депозит, аудитор порівнює записи одержаної готівки і виплат з фактичною готівкою на руках. Копія звіту може бути включена в конверт депозитної готівки для підтрим­ки будь-якого перебору або недобору.

Гостьовий звіт містить кінцевий звіт балансів усіх зареєст­рованих гостей. Вихідні дані комп'ютера повинні бути записані на магнітних дисках.

Розподіл звітів

Нічний аудитор повинний організувати складання звітів у зручному вигляді, їх своєчасну доставку в потрібне місце. Роз­поділ звітів - це заключний крок у роботі аудиту і є дуже важ­ливим для оперативної роботи готелю. Якщо всі звіти складені точно і достовірно, і доставлені вчасно, то буде прийнято більше правильних оперативних рішень.