Процедури від'їзду. Методи оплати рахунку

Під час оформлення виписки і сплати рахунків добре підго­товлений і організований персонал служби прийому і розміщен­ня може забезпечити ритмічну, ефективну і сприятливу атмос­феру у всіх відношеннях. Процес оплати рахунків залежить від ефективності системи обліку і поінформованості клієнтів, починаючи зі стадії бронювання і закінчуючи оформленням виїз­ду. Важливу роль у цьому грає аудит [76].

Для того, щоб розрахунок клієнта пройшов «гладко», він має бути цілком закритий.

Існує кілька способів, згідно з якими особовий рахунок може бути зведений до нуля. Коли гість підходить до стійки, щоб виписатися, касир повинний точно перевірити, який рахунок був уже оплачений, незалежно від того, який метод розрахунку був використаний гостем під час реєстрації.

Звичайно в готелях з розвинутою інфраструктурою відпо­чинку, найактивніше життя вирує у вечірній і нічний час, тобто тоді, коли відсутні його керівництво і службовці, що є курато­рами тих виробничих підрозділів, які працюють цілодобово. Тому в багатьох готелях Західної Європи, а потім і Америки була введена посада нічного аудитора.

Нічний аудит

У залежності від технічної оснащеності готелю, аудит може бути неавтоматизованим, напівавтоматизованим або автомати­зованим. Цілком автоматизований процес аудиту на Заході на­зивають system update.

Аудитор (від латинського auditor — слухач) — ревізор, що перевіряє, контролює і аналізує фінансово-господарську діяльність підприємства.

Основною метою нічного аудиту є доказ правильності і по­вноти обліку гостьових і не гостьових рахунків по готелю у по­рівнянні з внутрішніми доповідями. Робота аудитора полягає у:

перевірці внесених записів;

складанні балансу рахунків;

вирішенні протиріч;

моніторингу кредитних організацій;

підготовці оперативних доповідей.

Аудитор повинний відрізнятися чесністю, уважністю, гар­ною професійною підготовкою, гарним знанням специфіки на­дання готельних послуг.

Аудитор повинний бути ознайомлений із сутністю розра­хунків готівкою, чеками або кредитними картками. Уся ця інформація відбиває фінансовий стан готелю на поточний день. Нічний аудитор резюмує результати операцій усіх точок, що

приносять доход для доповіді керівництву. Плановий відділ го­телю може також використовувати інформацію аудиту при підготовці статистичного звіту за більш тривалий період для керівництва.

Сама посада — нічний аудитор говорить про те, що в цей час він збирає дані і підводить баланс минулого дня. Кожен готель повинний вирішити, який час варто вважати кінцем ро­бочого дня. Наприклад, якщо нічний аудит почався в 00:00, то це значить кінець ділового дня. Період з 00:00 доти, поки за­кінчиться аудит, називається робочим часом аудита. Звичай­но операції, які впливають на рахунки, що відбуваються про­тягом робочого дня аудиту, не враховуються доти, поки аудит не довершений. Ці операції вважаються частиною наступно­го умовного дня.

Готелям притаманна велика кількість документації по опе­раціях. Операційна документація показує сутність і обсяг опе­рацій і є основою для формування звітності, що вводиться в системі. Для кожної операції враховується тип операції (готів­ка, ціна, виплати) та її грошова вартість. Працівники бухгал­терії заносять дані у відповідні документи залежно від отрима­ної інформації. Для цілей внутрішнього контролю облікова система повинна забезпечувати додаткову, незалежну до­кументацію для перевірки кожної операції. У ручній або на­півавтоматичній операції, що підтверджують документи, ство­рені будь-якими методами, служать джерелами перехресних посилань.

Аудитор, одержавши інформацію про зайнятість готельних номерів і маючи дані щодо їхніх розцінок, порівнює усе зі звітом служби прийому і розміщення.

Основні функції нічного аудитора полягають у тому, щоб проконтролювати, що готель одержав плату за надані блага і послуги клієнтам. Аудиторські процеси вважаються заверше­ними, коли доведена правильність підсумків обліку бухгалтерії і підрозділів готелю. Доти, поки аудиторські процеси не знахо­дяться в стані балансу, аудит вважається незавершеним.

У багатьох готелях, особливо західних, послуги гостям на­даються в кредит. Однак, щоб уникнути зайвого ризику, готелі часто встановлюють ліміти для такого обслуговування. Ауди­тор повинний знати про ці обмеження. Про всі рахунки, що

перевищили встановлені ліміти, аудитор повинний доповісти керівникові готелю для вжиття відповідних заходів [86].

Процес аудиту

Облікова система бухгалтерії готелю багато в чому залежить від операційної документації, що дозволяє забезпечити точні записи і зберегти ефективні операційні дії. Знаходження й усу­нення помилок — це сутність процесу нічного аудиту. Він роз­роблений так, щоб забезпечити інтеграцію рахунків за допомо­гою перехресних посилань. Рахунки бухгалтерської книги порівнюються з первинними документами, щоб довести пра­вильність окремих записів і загальні підсумки. Розбіжності, знайдені під час аудиту, повинні бути виправлені.

Нічний аудит, із введенням комп'ютерів, це — необов'яз­ково нічна діяльність. Багато комп'ютерних систем здатні на­дати в будь-який час безпосередньо інформацію і забезпечити підсумкові звіти за вимогою.