ГСДОУ является единственным в стране нормативом, определяющим основы технологии делопроизводства.

2. Государственный стандарт.

Общие правила составления и оформления документов с начала 70-х годов закрепляются в стандартах на систему организационно-распорядительной документации. В состав этой системы входят документы, создаваемые любыми организациями, учреждениями, предприятиями: положения, инструкции, приказы, распоряжения, письма, справки и др.

Государственным стандартом были установлены

- требования к составу и расположению реквизитов,

- порядок разработки, хранения и учета бланков документов,

- порядок оформления реквизитов,

- требования к тексту отдельных видов документов.

Стандарт создавался как составная часть унифицированной системы организационно-распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы.

Унифицированные формы документов включены в Альбом форм,который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов: положений, приказов, должностных инструкций и др.

3. С 70-х гг. Органами статистики разрабатываются типовые и унифицированные формы документов первичного учета. С 2001 г. внедрено в практику документирования кадровых служб унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В Альбом включены формы документов по учету кадров (основные виды приказов, личные и учетные карточки, штатное расписание, документы, сопровождающие оформление командировок).

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Кроме бюджетных учреждений.

4. Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является Перечень документов со сроками хранения. Различают типовые и ведомственные перечни

Ведомственные создаются отдельными ведомствами, имеющими большое количество нетипичной для остальных организаций документации. Ведомственные перечни имеют преимущественное право использования.

Организации, не разрабатывающие ведомственных перечней, пользуются типовыми, которые являются нормативами длительного действия и перерабатываются раз в 20-30 лет. В 2000 г. введена в действие новая редакция типового перечня. Он предназначен для для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда, для определения сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, содержит сроки хранения более 500 документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности, и является основным нормативом, определяющим длительность хранения документов.

КЛАССИФИКАТОРЫ

Вторая группа нормативных документов представлена всероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ).

КЛАССИФИКАТОР – это нормативный документ, по своему статусу соответствующий государственному стандарту, в котором содержится систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

Общероссийские классификаторы созданы для выполнения целого ряда функций. В работе с документацией по личному составу используются классификаторы, выполняющие роль идентификаторов для обозначения различных понятий – объектов народного хозяйства, профессий, документации, сведений об образовании и др.

Каждый классификатор содержит блок наименований объектов классификации и блок, включающий коды. Коды используются при обмене информацией между автоматизированными системами и при заполнении документов на компьютере.

1. ОК ПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядовпозволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, с учетом состава и распределения кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, по вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор применяется при заполнении ряда учетных форм (Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

2.ОКСО - Общероссийский классификатор специальностей по образованию) предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.

3. ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. Предназначен для решения задач по их учету, сокращению применяемых форм документов, для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации. В их числе:

- организационно-распорядительные,

- первично-учетная документация и документация по труду, которая используется для документирования кадровой деятельности

- формы по приему, переводу, увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, взысканий.

Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разработанные формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

4.ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров организациями всех форм собственности. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах (анкетах, личных листках, личной карточке): пол, возраст, гражданство, национальность, языки народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояние в браке и др.

5. ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правами и обязанностямиюридического лица.

2.3. Квалификационный справочник

Третья группа нормативных документов представлена ведомственными нормативными актами по организации труда. Это прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предназначен для закрепления квалифицированных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Министерством труда РФ, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. В данном нормативном документе содержатся квалификационные характеристики специалистов, руководителей и технических исполнителей. Назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в частности инспекторами по кадрам. Он создает основу для разработки должностных инструкций, закрепляет функции кадровой службы косвенно через регламентирование основных видов работ, выполняемых работниками кадровой службы.

ВЫВОД

Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база кадрового делопроизводства представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня – правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта.

Часть документов посвящена отдельным вопросам кадрового делопроизводства, некоторые только затрагивают процессы создания и оформления документации по личному составу.

Работника кадровых служб должны быть знакомы с этой нормативной базой, ориентироваться в ней, использовать как основу для своей ежедневной работы.

РАЗДЕЛ – 2: "КАДРОВАЯ СЛУЖБА.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ЕЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ"

ТЕМА – 3: "Должностной и численный состав кадровой службы"

Должностной и численный состав устанавливается организационными и распорядительными документами каждой конкретной организации. Как правило, это определяется руководителем организации при утверждении штатного расписания. Основным критерием формирования штата кадровой службы чаще всего является численность работающих. Расчет численности кадровой службы на основе общего количества работающих нельзя признать рациональным, т.к. при этом не учитываются факторы, определяющие загрузку работников кадровой службы. Например, при большом количестве молодежи кадровая служба будет тратить значительное время на оформление учета допризывников, отпусков (декретных, учебных, по уходу за ребенком); при большом количестве работников предпенсионного возраста – на оформление пенсий; при повышенной текучести кадров - на оформление приема и увольнения с работы.

С середины 80-х. Министерством труда РФ предложена другая методика расчета численности кадровых служб. Она основана на учете трудоемкости нормируемых работ по комплектованию и учету кадров, рассчитанных по типовым нормам времени.

Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий.

Должностной состав кадровой службы в каждом конкретном случае также определяется руководством организации. Квалифицированным справочником установлены категории должностей и их названия.

Должностной состав кадровой службы включает в себя категории

Ø Руководителей - заместитель директора по управлению персоналом,

- начальник отдела кадров,

- начальник отдела по подготовки кадров,

- менеджер по персоналу

· Специалистов– инженер по подготовке кадров

- инспектор по кадрам,

- специалист по кадрам,

- инженер по организации труда.

Ø Технических исполнителей –табельщик

-дежурный бюро пропусков

- машинистка

- архивариусов

- делопроизводителей

ТЕМА-4: "Структура кадровых служб"

Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением. Самостоятельным считается отдел (служба. Сектор, управление), находящийся в непосредственном подчинении руководителя организации (предприятия) или его заместителей.

В министерствах, организациях, на крупных промышленных предприятиях создают управления кадрами, организационная структура которых предусматривает наличие отделов

Ø отдела руководящих кадров,

Ø отдела инженерно-технических работников,

Ø отдела кадров рабочих.

На крупных предприятиях в отделах кадров обычно выделяют функциональные группы

Ø группа приема на работу

Ø группа переводов

Ø группа увольнений.

На средних предприятиях кадровая служба может носить различные названия:

Ø группа кадров

Ø бюро кадров

Ø отдел кадров

В небольших организациях работу по учету кадров выполняет, как правило, инспектор по кадрам.

В мелких организациях зачастую не выделяется отдельный работник по кадрам, а функции по учету личного состава выполняет секретарь или бухгалтер, совмещая их с другими обязанностями.

Организационная структура кадровой службы (количество отделов или групп) определяется возможностями конкретной организации, закрепляется в ее штатном расписании.

ТЕМА – 5: "Функции кадровой службы"

Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно- методические документы.

Особую группу нормативных документов составляют разработки Министерства труда РФ. Среди них надо назвать прежде всего

Ø Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Ø Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Существующий порядок работы кадровых служб формировался разными ведомствами на протяжении значительного времени. В стране никогда не было идо сих пор нет единого федерального органа исполнительной власти, который бы курировал разработку системы кадровой документации, определял задачи и функции кадровой службы, ее должностной и численный состав, организационную структуру. В связи с этим, нет и единого нормативного документа, в котором были бы закреплены задачи и функции кадровых служб, состав кадровой документации, правила документирования.

5.1. ЦЕЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

Типовые и примерные положения о кадровых службах позволяют сформулировать цели деятельности кадровых служб:

Ø Обеспечение предприятия (организации) кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификаций;

Ø Комплектование предприятия (организации) руководящими работниками и специалистами, рабочими соответствующих профилю предприятию специальностей, профессий, квалификаций;

Ø Обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовка резерва для выдвижения работников;

Ø Обеспечение повышения квалификации персонала;

Ø Учет личного состава.

Последняя задача имеет особое значение, так как является наиболее типовой и выполняется любой кадровой службой – от управления кадрами на крупных предприятиях до инспектора по кадрам в небольших организациях. Учет личного состава обязательно ведется даже в мелких организациях, где не выделяется отдельный работник для работы с кадрами, а ее выполняет секретарь, бухгалтер или сам руководитель.

Реализация любой из перечисленных задач требует выполнения большего или меньшего количества функций кадровой службой (инспектором по кадрам)

Создание в 30-х годах отделов кадров на предприятиях было подчинено, главным образом, одной задаче – найму рабочей силы.

В связи с этим, основная функция кадровой службы того времени состояла в приеме и увольнении работников.

В настоящее время, при решении многих производственных вопросов большое значение имеют ограничения в области трудовых ресурсов.

Работа с кадрами – это ответственный участок управления и поэтому она во многом определяет успех всего процесса управления экономикой.

Ускорение научно-технического прогресса непрерывно повышает требования к общеобразовательной, технической, технологической подготовке рабочих и служащих, систематическому повышению квалификации, оценке деятельности работников, рациональному использованию трудовых ресурсов.

Функции кадровых служб регламентированы в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который является документом общегосударственного действия.

5.2. ФУНКЦИИ КАДРОВЫХ СЛУЖБ

Ø Участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам

Ø Изучение движения и причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению

Ø Подготовка необходимых материалов для квалификационных и аттестационных комиссий

Ø Оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством положениями и приказами руководителя организации;

Ø Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью

Ø Заполнение, учет и хранение трудовых книжек

Ø Подсчет трудового стажа

Ø Оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников предприятия (организации)

Ø Ведение учета предоставления работникам очередных отпусков

Ø Контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков

Ø Оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям

Ø Подготовка документов к сдаче в архив

Ø Составление установленной отчетности

Ø Оформление поощрений и взысканий, изменение фамилии, командировок подготовка аттестации работников

Ø Составление и оформление разнородных и разнообразных документов, среди которых исполнительные листы и листы нетрудоспособности, трудовые договоры, документы на получение всех видов пенсий (по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца).

Ø Табельный учет

Ø Работа бюро пропусков

Ø Работа военно-учетного стола.

Помимо названных, многие кадровые службы выполняют функции, далекие от основной цели этих служб, - "Обеспечение предприятия кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации" Известны примеры, когда на кадровую службу возлагается

Ø организация и ведение работы по выдаче персоналу пластиковых карт на получение зарплаты

Ø организация и ведение медицинского страхования

В коммерческих структурах большое внимание уделяется подбору персонала. Это связано с выполнением множества функций по проведению анкетирования, собеседования, тестирования, поиску кадров необходимой квалификации. В таких организациях функции кадровой службы значительно расширяются.

В то же время на практике далеко не во всех организациях кадровые службы выполняют нормативно закрепленные виды работ. Очень часто вся работа, связанная с оформлением командировок, ведется делопроизводственной службой, пропускной режим контролирует и выполняет служба безопасности, трудовые договоры готовит юридическая служба.

Если кадровая служба создается для управления персоналом и должна будет решать аналитические вопросы, связанные с формированием и оптимальным использованием рабочей силы, то общая цель кадровой службы можно изложить: "Целью деятельности отдела по работе с персоналом является формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников организации" Тогда кадровая служба будет выполнять маркетинговые функции:

Ø текущее и перспективное планирование потребности организации в рабочей силе

Ø прогнозирование рынка рабочей силы

Ø планирование и реализация профессиональной карьеры персонала

Ø определение эффективности деятельности персонала

Ø анализ деловы и профессиональных качеств работников организации.

Таким образом функции кадровой службы в каждой конкретной организации определяются индивидуально.

ТЕМА – 6: "Положение о кадровой службе"

Нормативное закрепление правового статуса кадровой службы и ее работников отражается в акт длительного действия, который называется положение о кадровой службе.

ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или структурного подразделения.

Основополагающим при разработке положений является действующее законодательство и современные государственные нормативно-методические документы. Чрезвычайно важно использовать также и документы, определяющие деятельность и структуру конкретного учреждения, прежде всего устав и учредительный договор. В этих документах установлены основные принципы управления: внутренняя организационная структура, распределение функций и обязанностей руководителей.

В положении о кадровой службе закрепляют:

Ø статус службы, ее место в системе управления

Ø задачи и функции,

Ø права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности.

Наименования разделов:

- общие положения

- Основные цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности

- Руководство

- Взаимоотношение с другими структурными подразделениями (связи)

Каждый раздел нумеруется арабскими цифрами, так же как и каждый пункт раздела.

6.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ начинают с пункта, устанавливающего точное название кадровой службы, ее место в организационной структуре, степень самостоятельности, наименование должности руководителя, которому она подчиняется, порядок определения численности и штатов службы. Самостоятельным считается структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении руководителя организации.

В этом разделе описывают организационную структуру службы: перечисление внутренних звеньев или подразделений службы. Если таковых нет. То перечисляются выделенные участки. Устанавливается в этом пункте не порядок подчинения, а распределение общих функций по отдельным звеньям или участкам.

Отдельным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе.

В раздел можно включить дополнительные пункты, например, право доступа к документам кадровой службы (помимо ее сотрудников) высших должностных лиц организации и их конкретный состав (председатель совета директоров, президент, генеральный директор, руководитель службы безопасности).

В заключительном пункте оговариваются наличие и назначение печати, условия ее хранения, а также приводится ее описание.

6.2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ – формулируется общая цель и основные задачи кадровой службы. Цели и задачи должны отражать реальные, в условиях конкретной организации, направления деятельности кадровой службы.

6.3. ФУНКЦИИ – это основной раздел положения, содержит всестороннюю характеристику деятельности службы. Описание функций должно быть грамматически и стилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла).

Важно включать в этот раздел описание всех функций, выполняемых кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общей цели и задач.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел "Функции" вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляются виды или участки работы, выполняемой каждым структурным подразделением кадровой службы.

При этом необходимо тщательно продумывать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования или параллелизма в работе, не допустить "утраты" или пропуска какой-то из функций, не включения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Необходимо точно формулировать функции.

6.4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных на нее задач и функций. Для разграничения прав службы и ее руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя службы. В их числе обычно право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, визировать документы, назначать и освобождать от занимаемой должности работников службы (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания.

Кадровая служба имеет Право:

· требовать от всех подразделений предприятия предоставления необходимых для полноценной работы службы материалов

· принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения

· осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров

· требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний которые предусмотрены положением о кадровой службе.

Кадровая служба Обязана:

· Качественно и своевременно оформлять все кадровые документы

· Соблюдать конфиденциальность информации

· Соблюдать правила противопожарной безопасности и правил охраны труда

Ответственность:

Здесь подчеркивается полная ответственность руководителя кадровой службы за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников кадровой службы, которая устанавливается должностными инструкциями.

6.5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ – отражает наличие и характер взаимосвязей кадровой службы с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, их взаимные обязательства. Как правило, в этом разделе фиксируется характер отношений со структурными подразделениями.

Помимо тесных связей внутри организации, кадровые службы имеют контакты с территориальными организациями и учреждениями:

Ø с городскими (региональными, областными) военкоматами;

Ø территориальными службами занятости;

Ø миграционными службами

Наличие всех этих связей тоже фиксируется в положении.

Этот раздел должен содержать перечень документов, которые поступают в кадровую службу, и документов, которые направляются из кадровой службы в другие подразделения.

· От производственных подразделений кадровая служба получает заявки на прием рабочих и служащих, представление о поощрении, графики отпусков.

· Из кадровой службы в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

· В бухгалтерию служба представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме на работу, перемещении, увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

· В юридический отдел из кадровой службы направляются на визирование приказы по личному составу.

ВЫВОД

Таким образом, вопрос о функциях кадровой службы в конкретном случае решается руководством организации и кадровой службы и закрепляется в положении.

Требования к оформлению положения и его формуляр унифицированы. Положение оформляется с использованием тех же реквизитов, которые содержатся в бланках внутренних документов организации. Положение утверждается и удостоверяется печатью. Разрабатывает положение о кадровой службе ее руководитель, он же подписывает этот документ.

ПЕРЕСМОТР положения проводят

Ø при изменении структуры организации,

Ø переподчинении кадровой службы,

Ø кардинальных изменениях ее внутренней организационной структуры,

Ø внедрения новых форм и методов организации труда,

Ø при внедрении новой технологии обработки и подготовки документов

Так как в этих случаях происходит перераспределение функций между структурными подразделениями службы или ее работниками.

ТЕМА – 7: "Должностная инструкция"

Должностная инструкция является основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, являющимся основой для установления параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей.

Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как действенное средство управления, предназначенное для решения организационных, регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции помогают руководителю осуществлять объективную оценку деятельности каждого отдельного работника, мотивированного применять меры воздействия.

Достаточно давно должностные инструкции используются и в отечественной управленческой практике, поэтому при их разработке важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению должностной инструкции.

Должностные инструкции оформляют, используя те же реквизиты, которые обязательно помещают на бланке, предназначенном для оформления всех внутренних документов: наименование организации, наименование документа, дата и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения, который заверяется печатью организации.

Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кому) менеджеру по персоналу».

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы. Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: «Общая часть (общие положения)», «Основные задачи и функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность», «Взаимоотношения (связи по должности)». Их содержание излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Разрабатывает должностные инструкции руководитель кадровой службы, он же подписывает этот документ, утверждает инструкции руководитель организации. При необходимости должностные инструкции могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку. Ее располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами, прежде всего Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

- Должностные обязанности – перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются по данной должности.

- Должен знать– излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь пользовать при выполнении своих должностных обязанностей.

- Требования к квалификации - в разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, к стажу.

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями ее деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки. Их конкретизация с учетом специфики работы проводится каждой организацией (учреждением, фирмой) при разработке должностных инструкций.

При составлении должностных инструкций можно использовать типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, действующего в условиях конкретной организации, то необходимо ее составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций работникам кадровой службы обязательно используется положение о кадровой службе. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками кадровой службы, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении. Положение и должностные инструкции, взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций службы в целом, устанавливаются исходя из распределения комплекса функций, выполняемых кадровой службой, между ее работниками.

К тексту должностной инструкции, как и к тексту всех управленческих документов, предъявляются требования полноты, четкости и конкретности формулировок. Однако это требование чрезвычайно важно соблюдать именно в должностных инструкциях. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности отдельного работника, его обязанностей приводит к нестабильности и несогласованности действий всей службы, дублированию отдельных операций, ошибкам в оформлении документов, возникновению конфликтных ситуаций в коллективе. При включении в должностные инструкции нечетких, общих, неконкретных, обтекаемых формулировок функций конкретной должности создается чисто формальный документ, который не соответствует своему назначению. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы.

Раздел «Общие положения»начинается с пункта, устанавливающего статус работника, - наименования должности в соответствии со штатным расписанием, отнесения ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования организации к уровню образования и стажу работы.

Формулируя требования к квалификации, обычно используют разделы «Должен знать...» и «Должен уметь...» из Квалификационного справочника, прежде всего перечень нормативных документов, в которых отражен полный объем знаний, необходимых для выполнения работником своей профессиональной деятельности. В конкретной должностной инструкции этот перечень дополняют внутренними организационными и распорядительными документами (уставом, приказами и распоряжениями руководства, правилами внутреннего трудового распорядка, указаниями начальника кадровой службы и др.).

Раздел «Задачи и функции»является центральным в должностной инструкции и включает в себя формулировку основного назначения данной должности и перечисления функций, то есть действий, выполняемых работником. Формулируя основную задачу, следует в обобщенном виде определить предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Например:«Основной задачей инспектора отдела кадров является ведение учета личного состава организации и оформление кадровых документов».

Чрезвычайно важно при формулировке текста этого раздела соблюдать принцип полноты и не пропустить одну или несколько операций, выполняемых работником. Не менее важно изложить все виды работы четко, исключив, таким образом, возможность их двусмысленного толкования. Например, работники многих кадровых служб в числе других функций составляют отчеты о работе с кадрами. Сравним три разные формулировки:

- «составление отчетов о работе с кадрами»

- «организация составления отчетов по работе с кадрами»

- «участие в работе по составлению отчетов по работе с кадрами»

Первая формулировка означает, что работник выполняет эту работу самостоятельно, вторая, – что он руководит составлением отчета, а третья, наименее конкретная, предусматривает неопределенное участи