Кадровое делопроизводство

Согласно определению, "Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Делопроизводство кадровой службы отличается от административного или общего делопроизводства прежде всего тем, что документирование ведется непосредственно ее работниками.

Делопроизводственная служба любой организации (канцелярия, общий отдел) обеспечивает единый порядок работы с документами в конкретной управленческой структуре на основе действующих нормативно-методических документов, но в большей степени выполняет функции организации работы с документами – их получение, обработку, регистрацию, контроль за сроками исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации, систематизацию и хранение документа, их предархивную обработку и сдачу в архив.

В кадровом делопроизводстве документирование деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого – в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя работу, мы получаем в отделе кадров документы, которые должны быть основой для устройства на новую работу. Многие имеют право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и также являются основанием для реализации тех или иных прав работника, предоставляемых законом. Таким образом, любой человек заинтересован в соблюдении своих трудовых прав и наличии необходимых документов.

Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к оформлению документов по личному составу, так как их деятельность контролируется государственными органами, прежде всего местными органами Федеральной инспекции труда. Кроме того, распространенная в последнее время практика решения трудовых споров в судебном порядке сопровождается представлением в суды документов по личному составу; так, например, отсутствие даты, печати, неправильно оформленная подпись и др. могут привести к решению суда не в пользу администрации, даже если принятое ею действие не противоречит трудовому законодательству.

Сложность документирования кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является "продуктом" труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов. Если в советское время они доходили до пользователей, как правило, через вышестоящую организацию, то сейчас многие кадровики просто не имеют информации о выходе (или отмене) того или иного норматива, государственного стандарта.

В ряду факторов, влияющих на качество документации по личному составу, следует назвать и ту объективную специфику документирования кадровой деятельности организации, которая вытекает из ее ведомственной принадлежности или особых условий работы. Оформление специфичных документов регулируется ведомственными подзаконными актами, которые зачастую являются единственным документом, регламентирующим то или иное направление в кадровой работе.

РАЗДЕЛ – 1: "Законодательная и

нормативно-методическая регламентация кадровой деятельности"

Тема 1: "Законодательные документы"

Рассматривая регламентацию кадрового делопроизводства, следует выделить законы общего действия, подзаконные акты и нормативно-методические документы.

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ. Законодательными актами регулируются трудовые правоотношения, требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы). Законодательно определены права собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации, ее доступность.

Введенный в действие с 1 февраля 2002 года Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения рядов правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также таких документов, как трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, заявление работника, приказы работодателя, издаваемые в случаях оформления приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Трудовой кодекс закрепляет такую норму документирования, как обязанность работодателя выдавать работнику не позднее трех дней со дня подачи заявления копии документов, связанные с его работой (копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработанной плате, периоде работы у данного работодателя и др.) (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Федеральный закон от 20 февраля 1995 года № 24- ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон закрепил обязательность документирования информации, ввел ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов, конфиденциальная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам, кроме того, он ввел важнейшее понятие в области документационного обеспечения – "документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ".

Об обязательности документирования говориться и в ряде других законодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс РФ (ст. 47) предписывает обязательность документирования рождения, смертности, заключения и расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п.: "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путем внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей". Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессе предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками.

В Федеральном законе от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации акционерных обществ, значительное внимание уделяется порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. Законом определяются: перечень документов, которые обязано хранить общество, порядок назначения его директора, его компетенция, а также обязанность основывать свою деятельность по руководству обществом на правовых актах РФ.

Федеральный закон от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ "Об основах государственной службы РФ" устанавливает правовые основы организации государственной службы РФ, правовое положение государственных служащих. Отдельные положения Закона регулируют порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора, ведения личного дела.

Порядку ведения личного дела государственного служащего посвящен специальный Указ Президента РФ, в котором говориться, что личные дела ведутся кадровыми службами соответствующих государственных органов, установлена конфиденциальность сведений, включенных в личные дела, определен состав документов дела, сроки хранения.

Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р установлены меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица. В соответствии с этим распоряжением учредили вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, должны включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу. Предусмотрена обязательность своевременной передачи документов по личному составу на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица. Органы исполнительной власти обязаны осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в этих документах положений о кадровой документации.

ТЕМА 2: "Нормативно-методические документы"

Действующие нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу являются разработками органа руководства архивным делом – Росархива (раннее – Главархива СССР). Этим ведомством разработана общая технология делопроизводства, создана система хранения документов в действующей организации и в ведомственном архиве, утверждены нормативы сроков хранения документов, государственные стандарты на систему организационно-распорядительной документации и др. Введение в действие государственных стандартов осуществляется Госстандартом России. Это же ведомство координирует разработку российских классификаторов технико-экономической и социальной информации, часть из которых обязательно должна использоваться при заполнении целого ряда учетных кадровых документов, и утверждает их.

Министерство труда многие десятилетия создает документы, связанные с организацией труда. В этом ведомстве разработаны нормативные документы, определяющие требования к квалификации кадровых работников, типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, методика расчета численности персонала кадровой службы, а также определены правила ведения трудовых книжек.

Госкомстат России разрабатывает унифицированные формы по учету труда.

Все эти ведомства на протяжении длительного периода времени регламентируют документирование и делопроизводство в нескольких направлениях: стандартизация и унификация документов по личному составу, нормативно-методические документы по делопроизводству и их хранению, организация работы кадровой службы, разработка нормативов времени на работы по учету кадров.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности государственного управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.

В Положении о Федеральной архивной службе России в числе

В числе главных задач Федеральной архивной службы России (Росархива) указано:

· «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».