КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ТЕМА -10: "кадровая документация"

"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой. Документы по личному составу неодинаковы в кадровых службах разнородных организаций, например документация в кадровой службе научного или учебного заведения будет отличаться от документации в кадровой службе строительной или торговой организации. В каждом конкретном случае состав документов определяется исходя из задач и функций той или иной кадровой службы. Тем не менее существует ряд документов, которые используются повсеместно.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов. Работник пишет заявление, заполняет анкету (личный листок по учету кадров), руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудового договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением записей о приеме в трудовую книжку и другое.

Небольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кадров является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов её деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

– Перевод на другую работу;

– Увольнение;

– Предоставление отпусков;

– Командирование и другое.

При оформлении любого из названных процедур работник пишет заявление, начальник структурного подразделения составляет представление (докладную записку), которые будут являться основанием для издания распорядительного документа. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков и издания соответствующего приказа. При совершении работником проступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку, отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта, которые могут быть основанием для издания приказа руководителя о наложении взыскания.

Необходимость издания приказов предусмотрена Трудовым кодексом РФ, приказы устанавливают:

Ÿ отношения работника и работодателя;

Ÿ выполняют правовую и учетную функцию.

На основе приказов кадровая служба ведет:

Ÿ все учетные формы;

Ÿ лицевые счета;

Ÿ личные дела;

Ÿ трудовые книжки и ряд других документов.

Таким образом, простое перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии. Столь же разнообразны правила оформления кадровой документации, часть из которых регламентирована, а часть основана на традиции. Регламентация как состава, так и правил оформления документов по личному составу, как уже отмечалось, осуществлялась в разные годы разными ведомствами. В связи с этим она подвержена периодическим изменениям.

Постановления Госкомстата России от 6 апреля 2001 года № 26 утвержден и введен в действие "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Формы документов, включенные в Альбом, согласованы с Министерством финансов, Министерством труда и социального развития.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Приказ по личному составу– это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами поличному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

– прием на работу (формы Т-1 и Т-1а);

– перевод на другую работу (формы Т-5 и Т-5а);

– увольнение (формы Т-8 и Т-8а);

– предоставление отпусков (формы Т-6 и Т-6а);

– командирование (формы Т-9 и Т-9а);

– поощрение (формы Т-11 и Т-11а).

Все формы приказов подготовлены в двух вариантов, так как в практике работы кадровых служб используются разные методы документирования. Приказы по личному составу по структуре текста подразделяются на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу, отпуск, командирование. Такие приказы называются индивидуальными. Многие кадровые службы одним приказом оформляют распорядительные действия по учету и движению личного состава, касающиеся нескольких работников. Их называют сводными. Исходя из сложившейся практики каждая унифицированная форма приказа создана в форме индивидуального (одного распорядительного действия на нескольких работников) приказа.

Не унифицированные формы приказов, которые кадровые службы издают при оформлении взысканий работников и в случаях изменения фамилии.

Важно отметить, что постановлением Госкомстата России от 24 марта 2000 года № 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, в соответствии с которым не допускается удаление каких либо реквизитов, внесенных в формы. Прежде всего это относится к заполнению кодирования информации. В унифицированных формах используются Общероссийские классификаторы предприятий и организаций (ОКПО), видов экономической деятельности (ОКДП), специальностей по образованию (КСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК ПДТР). Коды каждой формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации внесены в формы разработчиками.

В тоже время любая кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вносить в унифицированные формы три вида изменений.

1. В формы документов могут быть внесены дополнительные реквизиты, например должности и фамилии лиц, визирующих документ.

2. Графы и строки в табличных формах могут быть расширены или сужены с учётом количества знаков переменной информации, которая в них вносится.

3. Рекомендуемые форматы могут заменятся на более удобные.

Заголовочная часть каждого приказа имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организаций, её код по ОКПО, наименование вида документа (формы) и её код по ОКУД, номер и дата документа.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире. Так, общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами. Проведений аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов – протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, в деятельности кадровой службы значительную роль играют и такие организационные документы, как положений об отделе кадров, должностные инструкции её сотрудникам. И сходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документирование работы с кадрами, все документы можно разделить на несколько групп:

ü организационные документы: положение о кадровой службе, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, штатное расписание, структура и штатная численность, график отпусков.

ü Распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приёма на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставление отпуска, поощрения, взыскания изменение фамилии.

ü Учётные документы: личная карточка научного, педагогического работника Т-4, журналы принимаемых, увольняемых работников, трудовые книжки работников.

ü Информационно-справочные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил. Это не только повышает культуру документирования, но и способствует ускорению его создания и обработки за счёт формирования у работников кадровых служб четких представлений о внешнем виде документа. Однако главное в соблюдении требований к установленным правилам оформления – это закрепление юридической силы документа.

Юридическая сила документа– это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающие документ, обязаны:

ü Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

организации, содержать указание на вид документа "приказ", текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Кроме того, в приказах и других документах по личному составу часто используется виза ознакомления работника, которая является доказательством. Издавать документы только в пределах своей компетенции;

ü Соблюдать действующие в определённое время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Для придания различным документам юридической силы используются различные элементы (реквизиты). Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись работника. Для составления штатного расписания организации необходимо использовать установленную форму, которая включает подпись руководителя организации, заверенной печатью.

Приказ руководителя по личному составу должен быть составлен с использованием установленной формы или на бланке с использованием установленной формы или на бланке того, что работник с документом ознакомлен. Однако отказ работника удостоверить своей подписью факт предъявления ему того или иного документа (приказа, должностной инструкции, уведомления об увольнении и др.) не имеют юридического значения. В таких случаях практикуется оформление визы ознакомления работником кадровой службы с указанием факта ("от подписи отказался (лась)), личной подписи, должности и подписями присутствующих свидетелей.

Практически для каждого вида документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Минимальный обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности, включает указание автора документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), вида документа (приказ, положение и т. д.), даты создания документа, регистрационного индекса, текста (содержание), подписи.

ТЕМА – 11: "Организационные документы"

11.1.ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.

Штатное расписание до начала 90-х гг. было одним из основных организационных документов предприятия (учреждения, организации), закрепляющим должностной и численный состав работников и фонд оплаты труда. Оно создается для нормирования численности штатного персонала организации, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов. На основе штатного расписания строится работа кадровых служб по подбору работников (при наличии вакансий), формированию резерва на выдвижение, составление планов повышения квалификации, подготовке и переподготовке кадров. С возникновением в России частного сектора многие вновь созданные предприятия вообще отказались от практики использования этого документа, несмотря на то, что официальной отмены этого документа не было.

Штатное расписание было впервые унифицировано в системе организационно-распорядительной документации более двадцати лет тому назад. В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы Т-2 "Штатное расписание" (приложение 3), которая содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В заголовочной части расположены название организаций, наименование документа (штатное расписание), период его действия, дата и номер документа, коды организации и формы документа по ОКУД, гриф утверждения. В оформлении этого реквизита произошли изменения. Утверждение штатного расписания ранее осуществлялось руководителем организации непосредственно проставлением грифа на документе, теперь для этого требуется издание специального приказа. Гриф утверждения обычно заверяется печатью организации.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме и включает названия структурных подразделений, их коды, наименования должностей (профессий), количество штатных единиц, размеры должностного оклада (тарифной ставки), надбавки, месячного фонда заработной платы. Содержание штатного расписания практически не изменилось, однако данные о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, а также месячном фонде заработной платы суммируются и по каждому листу документа, и по документу в целом.

Документ визируют руководители структурных подразделений, подписывает главный бухгалтер.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

11.2. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

Организационная структура и штатная численность работников организации определяются в соответствии с ее уставом. Структура и штатная численность (приложение 4) – это документ, который закрепляет наименования и общее количество структурных подразделений, наименования должностей и количество штатных единиц в каждом структурном подразделении.

В заголовочной части документа располагают реквизиты, которые обычно являются неотъемлемой частью любого внутреннего документа: наименование организации, наименование вида документа, дату его разработки, место создания документа, гриф утверждения, заверяемой печать. Организации.

Документ подписывает заместитель руководителя, визирует заинтересованные должностные лица, утверждает директор организации. В табличной форме представляются сведения о наименованиях структурных подразделений и должностей, их штатной численности и отнесении к определенной группе оплаты труда.

11.3. КОМПЛЕКС ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

1. Трудовая книжка.

Учетные карточки.

· Личная карточка работника (Т-2)

· Личная карточка государственного служащего (Т-2 ГС)

· Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Т-4).

Личное дело.

4. Журналы (книги) учета.

Документирование основных операций по движению личного состава сопровождается ведением учетных журналов (книг). Кадровая служба вносит в эти формы сведения

· о приеме на работу,

· переводе,

· увольнении,

· приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

Журнал регистрации приема на работу содержит сведения о фамилии, имени, отчестве принятого на работу работника, его табельном номере, дате поступления, структурном подразделении, должности (профессии).

В журнале регистрации переводов на другую работу фиксируются сведения о фамилии, имени, отчестве переведенного работника, его табельном номере, структурном подразделении, должности (профессии) до и после перевода.

Журнал регистрации увольнения с работы содержит сведения о фамилии, имени, отчестве уволенного на работу работника, его табельном номере, дате увольнения, структурном подразделении, должности (профессии).

все три журнала предназначены для учета действий по кадровой работе и содержат сведения, уже зафиксированные в приказах, частично дублируя их информацию.

Кроме того, кадровые службы обязаны вести учет трудовых книжек и личных дел.

Заведение личных дел на работников организации сопровождается их регистрацией в журнале учета личных дел. Работник кадровой службы отмечает в этой форме сведения о фамилии, имени, отчестве, его табельном номере, структурном подразделении, должности (профессии). Каждое личное дело получает свой номер, который должен быть проставлен на обложке личного дела.

Все учетные формы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе организации. Они хранятся в течение 75 лет после увольнения работника, книга движения трудовых книжек – 50 лет.

Для учета трудовых книжек работников, принятых на работу, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек рекомендована форма журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в котором отмечается факт приема на хранение трудовой книжки (или выдачи вкладыша к трудовой книжке) с указанием фамилии ее владельца, ее серии и номера, со ссылкой на приказ, по которому работник принят на работу, профессии (должности) и структурного подразделения.

В журнале предусмотрено местно для отметки о полученных за трудовую книжку (вкладыш) суммах и расписка кадрового работника за факт приема трудовой книжки и владельца книжки за факт получения трудовой книжки в день увольнения.

Учет бланков трудовых книжек ведут, как правило, бухгалтерии.

ТЕМА – 12: "Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений"

Установление трудовых правоотношений между работником и администрацией организации начинается с беседы должностного лица, ответственного за прием на работу, с претендентом на рабочее место.

В службе кадров оформляется прием на работу, что предусматривает проверку личных документов работника, в числе которых

– паспорт,

– трудовая книжка и

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (Трудовой кодекс РФ, ст. 65).

Прием на работу без предъявления этих документов не допускается. При приеме на работу, требующую специальных знаний, проверяется документ (документы) об образовании (дипломы, свидетельства и др.) или полученной профессии с указанием разряда (квалификации). Военнообязанные предъявляют военный билет, лица, подлежащие призыву, - приписное свидетельство.

Гражданин, поступающий на государственную службу, обязан представить справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении и медицинское заключение о состоянии здоровья (Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской Федерации", ст. 21).

Запрещено требовать от работника документы, не предусмотренные законодательством (Трудовой кодекс РФ, ст. 65).