Назначение и функции программы MS Office Word 2003

Microsoft Word — это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра, редактирования и форматирования текстовых документов сложной структуры, в которую помимо текста можно включать таблицы, графику, видео, звук и т.п. Microsoft Word является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых процессоров, что сделало его формат документа (.doc) стандартом де-факто, и многие конкурирующие программы включают поддержку совместимости с данным форматом.

История возникновения MS Word восходит к 80-м годам ХХ века и связана с операционной системой MS DOS. Первая версия была написана программистом Ричардом Броди для IBM PC в 1983 г. В ее основу была положена программа Bravo — текстовый процессор с оригинальным графическим интерфейсом, разработанный в исследовательском центре «Xerox PARC». Первые пять версий MS Word позволяли создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы, работая в неграфической операционной среде. С появлением ОС семейства Windows, обладающих графической оболочкой, появилась возможность реализации принципа WYSIWYG (What You Seels What You Get – что видишь, то и получишь) – соответствия экранного изображения печатному. Это было достигнуто в MS Word for Windows (Word 6.0), выпущенной на рынок в 1993 г.

Основным достижением следующей версии MS Word 95 (Word 7.0) стало то, что после нее текстовый процессор перестал рассматриваться как отдельное приложение, а вошел в состав офисного пакета MS Office, где стал интегратором прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности. Появляется возможность встраивания в документ объектов других приложений.

В версии MS Word 97 (Word 8.0) появляется возможность сохранения документов в «электронных» форматах HTML и PDF, рассчитанных на публикацию документов в Интернете.

В версии MS Word 2000 (Word 9.0) были введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Начиная с этой версии, реализуется принцип совместной деятельности рабочих групп над общими проектами в рамках корпоративных сетей.

Версия MS Word ХР (Word 10.0) отличается измененным дизайном: появилась возможность отображения и работы в стиле Web.

С появлением MS Office Word 2003 (Word 11.0)пользователи получили доступ к текущим данным в любое время и возможность получать их практически из любого источника. Совместная работа и координация действий членов рабочей группы может осуществляться независимо от места нахождения ее участников.

Таким образом, MS Office Word 2003 предоставляет:

· возможность создания новых документов с помощью специальных шаблонов (стандартные письма, отчеты, факсы, публикации и другие офисные документы);

· возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;

· автоматическую проверку орфографии, грамматики и стилистики при вводе документа;

· автоматическую коррекцию наиболее часто повторяющихся ошибок;

· расширенные возможности форматирования документов (символов, абзацев и страниц);

· использование стилей для быстрого форматирования документов;

· возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста;

· удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами;

· возможность включения в текст элементов, созданных в других программах (графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.п.);

· возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернета;

· возможность работы с математическими формулами;

· возможность автоматического создания указателей и оглавления документа;

· возможность отправки готового документа непосредственно из MS Word на факс и по электронной почте;

· расширенные возможности индексации готового документа;

· встроенный мастер подсказок и объемную систему помощи;

· и многое, многое другое …

В 2007 г. появляется MS Office Word 2007 (Word 12.0)с новым революционным графическим интерфейсом в виде ленты. К новым возможностям этой программы следует отнести:

1. Возможность создания профессионально оформленных документов –предусмотрены все необходимые инструменты для редактирования и проверки текстов, что дает возможность легко создавать безупречно подготовленные документы:

· больше времени на создание текстов, меньше времени на форматирование – простой и понятный новый интерфейс, ориентированный на конечный результат, является контекстно-зависимым: включенные в него инструменты становятся доступны по мере необходимости;

· добавление заранее отформатированных элементов посредством нескольких щелчков мыши – предусмотрены стандартные блоки для добавления в документы заранее отформатированного содержимого;

· эффектная графика – при построении схем, диаграмм и графиков можно использовать трехмерные фигуры, прозрачность, тени и другие эффекты;

· мгновенное преображение документа – с помощью экспресс-стилей и тем документов можно быстро изменить внешний вид текста, таблиц и графических объектов, задав для них стиль и цветовую схему согласно текущим предпочтениям;

· возможность легко избежать орфографических ошибок – включение развитых средств проверки правописания.

2. Совместная работа над документами с сохранением конфиденциальности –Office Word 2007 помогает собирать и обрабатывать изменения и примечания, внесенные рецензентами, которым был отправлен черновик документа. Когда документ будет готов к публикации, Office Word 2007 помогает убедиться, что в окончательном варианте документа не осталось необработанных изменений и примечаний:

· быстрое сравнение двух версий одного документа – при сравнении и объединении документов можно просматривать обе версии, причем удаленные, вставленные и перемещенные фрагменты текста наглядно обозначаются в еще одной, третьей версии документа;

· поиск и удаление из документов скрытых метаданных и личных сведений – инспектор документов гарантирует, что документ, предоставляемый в совместное пользование, не содержит скрытой конфиденциальной информации или иного скрытого содержимого, которое не подлежит распространению;

· добавление в документы цифровой подписи или строки подписи – это гарантирует подлинность документа, его целостность и определяет происхождение документа;

· преобразование документов Word в формат PDF (Portable Document Format) или XPS (XML Paper Specification) — электронные форматы, которые сохраняют форматирование документа и допускают совместное использование файла. Форматы гарантируют, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить;

· мгновенное обнаружение документов, содержащих внедренные макросы – применяется специальный формат файлов (с расширением .DOCM) для документов, содержащих внедренные макросы, что позволяет немедленно определить, можно ли выполнить внедренные макросы при загрузке такого файла;

· защита окончательной версии документа от изменений – перед предоставлением окончательной версии документа в совместное пользование с помощью команды Пометить как окончательный можно задать для документа атрибут «только чтение» и затем передать его коллегам. Когда документ помечен как окончательный, команды ввода данных, редактирования и маркеры исправлений отключены и пользователи, просматривающие документ, не могут изменить его даже случайно.

3. Документы без границ –подключение компьютеров к сетям распространено как никогда раньше, и все больше файлов передается с одного компьютера на другой. В таких условиях требуются дополнительные усилия для того, чтобы файлы занимали меньше места, были устойчивы к повреждениям и совместимы с различными платформами. Исходя из этих потребностей поддержка формата XML в системе Microsoft Office вышла на принципиально новый уровень. Новый формат, основанный на XML, обеспечивает такой способ сохранения файлов Office Word 2007, при котором они невелики по размеру, менее уязвимы и хорошо интегрированы с информационными системами и внешними источниками данных:

· уменьшение размера файлов и улучшенное восстановление после повреждения за счет применения нового формата XML;

· документы и деловая информация – документы создаются для передачи важных деловых данных. Автоматизация процесса такой передачи позволяет экономить время и снизить вероятности ошибок. Использовать новые, позволяющие поддерживать связь с сервером, возможности по управлению документами и данными — значит создавать динамичные, автоматически обновляемые документы.

4. Восстановление после сбоев в работе компьютера – Microsoft Office Word 2007 содержит улучшенные средства восстановления работы в случае неполадок в программе:

· Центр диагностики Office представляет собой серию диагностических тестов, которые помогают установить причину сбоя в работе компьютера и определить способы устранения неполадок;

· восстановление программ – Office Word 2007 обладает улучшенными возможностями, позволяющими избежать потери данных при непредвиденном завершении работы программы. По возможности приложение Word пытается восстановить некоторые аспекты состояния программы после повторного запуска.

Следующим шагом в совершенствовании текстового процессора Word стало появление в 2010 г. версии Microsoft Word 2010, которая облегчает совместную работу и навигацию в длинных документах. Для достижения большего эффекта новые возможности ориентированы на придание профессионального вида готовому документу. Эта новая версия обеспечивает доступ через браузер и с мобильного телефона к разнообразным функциям и привычному интерфейсу Word.