Виды и документальное оформление наличия и движения денежных документов

Наряду с наличными деньгами в кассе могут храниться денежные документы. Денежные документы ‒ это документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией за наличные и безналичные деньги и хранящиеся в кассе.

Организации хранят денежные документы в кассе вместе с наличными деньгами в сейфе.

К денежным документам относятся:

1) марки для почтовых отправлений;

2) талоны на топливо или топливные карты;

3) билеты на проезд на различном транспорте;

4) различные путевки, которые приобрела организация;

5) карты на оплату услуг связи;

6) другие документы.

Например, почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовый отчет, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

1) в случае отправки – реестр отправки;

2) в случае не отправки (порчи) – испорченный конверт.

Исчерпывающий перечень денежных документов отражается в учетной политики организации.

Поступление денежных документов и их списание оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров.

Оприходованные в кассу денежные документы оформляются ПКО и выдаются подотчетным лицам для использования или сотрудникам организации по РКО.

Кассир ведет книгу движения денежных документов, которая является регистром аналитического учета. Кроме того, в кассовой книге отводится для отражения операций по движению денежных документов специальная зона (несколько листов). Следовательно, в кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Отчет о движении денежных документов кассир составляет и сдает один раз в месяц.

Инвентаризация денежных документов проводится комиссией, утвержденной приказом руководителя.

При подсчете фактического наличия денежных документов в кассе принимаются к учету почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории, билеты и др.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных документов, находящихся в кассе организации.

В результате проведения инвентаризации кассы могут быть выявлены недостача или излишки денежных документов.

Сумма недостачи взыскивается с кассира в полном объеме. Если вина кассира не будет доказана в суде, сумма недостачи списывается на прочие расходы.

Выявленные излишки денежных документов приходуются с последующим отнесением их на прочие доходы организации.