Порядок ведения кассовой книги в организации

Кассовая книга ‒ обязательный документ при работе с денежной наличностью, форма и порядок ведения которого строго регламентированы.

Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги организации обязаны учитывают в кассовой книге.

Существует 3 способа заполнения кассовой книги:

1) вручную на готовых бланках;

2) на компьютере (с последующей распечаткой);

3) на компьютере с сохранением файла кассовой книги, т.е. в электронном виде.

Кассовая книга, которая ведется организацией вручную на готовых бланках, должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись: «В книге пронумеровано и прошнуровано _____ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Основная особенность бумажного варианта кассовой книги ‒ документ предполагает деление на 2 части ‒ основную и отрывную.

Первая часть (неотрывной лист) должна быть заполнена как первый экземпляр шариковой ручкой и оставлена в кассовой книге.

Вторая часть (отчет кассира) при ведении кассовой книги от руки должна быть заполнена как второй экземпляр с лицевой и оборотной сторон через копирку. Она отрывная, но до конца операций за день не отрывается. По окончании рабочего дня это часть кассовой книги передается с ПКО и РКО в бухгалтерию для проверки и хранения.

Записи в кассовой книге в течение дня фиксировать кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру.

В конце рабочего дня кассир обязан:

1) сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными ПКО и РКО;

2) подсчитать итоги приходных и расходных операций за день;

3) вывести остаток денег в кассе на конец дня. Сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной ведомости, нужно указать в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии";

4) поставить свою подпись;

5) передать кассовую книгу в бухгалтерию с полученными за день приходными и расходными кассовыми документами для сверки и подписания.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

При внесении исправлений в кассовую книгу необходимо указать дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, которыми внесены исправления.

Ведение кассовой книги на компьютере с последующей распечаткой осуществляется с помощью бухгалтерской программы. Все сведения о проведенных кассовых операциях кассир заносит сразу в бухгалтерскую программу. В этом случае программа формирует вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира. Программа нумерует листы автоматически в порядке возрастания с начала года.

Вкладной лист кассовой книги ‒ это первый экземпляр листа кассовой книги, заполненный автоматически на основе проведенных кассиром ПКО и РКО.

Отчет кассира ‒ это второй экземпляр листа кассовой книги. Отчет формирует бухгалтерская программа, а его содержание полностью идентично содержанию вкладного листа кассовой книги.

Оба листа кассовой книги кассир распечатывает в конце каждого рабочего дня после подведения итогов и подписывает. Оба листа кассир передают главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии ‒ руководителю, вместе с оформленными за день ПКО и РКО для сверки и подписания.

Ежегодно все распечатанные вкладные листы кассовой книги кассир прошивает и направляет на подпись главному бухгалтеру и руководителю организации. В итоге кассовая книга представляет собой "сборник" распечатанных вкладных листов.

Отчеты кассира при первом и втором способе ведения кассовой книги хранятся в бухгалтерии вместе с ПКО и РКО.

Организации вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере, т.е. полностью в электронном виде. Такая кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих защиту документа от несанкционированного доступа, отсутствие ошибок при внесении данных, защиту от искажений и потерь информации. Электронный образец кассовой книги должен быть подписан электронной цифровой подписью. Распечатывать и прошивать листы электронной кассовой книги не нужно.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии – руководитель).