Классификация документации

Документацию по значимости и уровню применения можно разделить на четыре градации:

Первый уровень. Сюда входят два документа Политика предприятия в области качества и Руководство по качеству.

Трудность работы СМК в России к организации этой системы часто состоит в том, что руководители подходят формально, разработав документацию СМК, утвердив и сертифицировав ее. При этом исполнители иногда попросту переводят ГОСТ Р ИСО 9001 в текстовый документ. ГОСТ Р ИСО 9001 рекомендует определенные процессы, но предприятие может отступать, не включать некоторые рекомендации ГОСТа, но обусловив это исключение. Руководство по качеству – это «Лицо предприятия», и от тщательности его исполнения и разработки может составляться мнение об имидже этого предприятия. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии Руководство по качеству, содержащее:

- область применения СМК, включая подробное описание и объяснение любых исключений, рекомендуемых ГОСТ; - характеристику предприятия по видам продукции и объему, контрагентов предприятия, возможные успехи на рынке и т.п.; - документированные процедуры и их описание; - описание взаимодействия процессов СМК; - функциональные и структурные схемы; - перечень документации и ее взаимодействие и др.

Руководство по качеству может иметь свою иерархию - по цеху, по комплексу и в целом по предприятию. Распечатывают этот документ в 4-5 экземплярах.

Как пример отдельных листов Руководства приведена Матрица ответственности (см. Приложение 3).

Второй уровень. Инженерно-конструкторская документация. Ее пользователи – специалисты. Сюда входят Техническое задание (ТЗ), Технические паспорта на изделие, чертежи, Стандарты предприятия (СТП), методики выработки изделия, Технологические карты и пр.

СТП утверждаются руководством предприятия и в условиях рыночной экономики и СМК касаются отличия (эксклюзивности) конкретного предприятия, затрагивают показатели качества продукции, имеют организационно-функциональный характер – организация работы с контрагентами, организация работы по контролю качества, работу с персоналом. Предприятие имеет комплекс стандартов по всем элементам СК.

Карты процессов – документ, предназначенный для описания процессов, определенных предприятием.

Технологический регламент на производство продукции - устанавливает требования к технологическому процессу изготовления продукции, применяемому сырью, материалам, оборудованию, режимам изготовления, средствам измерения, технике безопасности и др. как приложение к регламенту действуют технологические карты.

Чертеж – конструкторский документ, который устанавливает требования к конструкции детали, ее размерам, материалам и др.

Третий уровень. Организационно-распорядительная документация. Ее издают субъекты управления, она направлена на объекты управления. Это Приказы, Распоряжения, Отчетная документация, Инструкции. Рабочие Инструкции разрабатываются для исполнителей, а Должностные – для руководящего персонала. В них указываются, кто может заниматься данной работой, права объекта, обязанности, ответственность. В СМК каждое рабочее место должно быть пронумеровано и снабжено Инструкцией по безопасности рабочего места. Должностные инструкции создаются в соответствии с планом подготовки кадров и должны способствовать всестороннему ознакомлению работников с правами, обязанностями и ответственностью. Для исполнителей-рабочих обычно составляют Рабочие инструкции, где указывают разряд квалификации и характер выполняемых работ.

Для каждого подразделения разрабатывается Положение о цехе, об отделе, где указывается его структура, функции субъектов и объектов управления и специалист какой квалификации может занимать руководящие должности в рассматриваемом подразделении.

Четвёртый уровень. Внешняя документация. Это законодательные акты (РФ, местные), Постановления Правительства, ГОСТы, ОСТы, юридические и технические документы. Неисполнение требований этой документации может привлечь за собой административную и уголовную ответственность.

Процедуры и записи

Третья версия стандартов ИСО требует обязательного исполнения шести процедур. Процедура – документация и действия, которые подтверждают наличие СМК на предприятии. Контроль СМК начинают с проверки наличия документации и действий по этим процедурам, которые являются обязательными. Записи служат для подтверждения того, что СМК работает, проводится мониторинг работы, ее анализ.

Шесть обязательных по стандартам ИСО процедур следующие:

1. Управление документацией.

Документация несет основную информацию о работе СМК в организации. В Руководстве и при разработке СМК должны быть перечислены все виды документации, ответственные лица за разработку, внесение изменений, хранение, которые могут быть собраны в таблицы или список.

Процедура предусматривает:

- разработку и согласование документов; - проверку документов на адекватность названия и содержания; - обеспечение идентификации и актуальности изменений документов; - обеспечение сохранения и учета документов; - обеспечение рассылки документов и контроля за их исполнением и др.; - переиздание документов после определенного числа внесенных изменений; документ следует переиздать, когда его чтение со всеми изменениями становится затруднительным.

На каждый документ заводится дело подлинника, куда подшивается вся информация по данному документу от момента разработки до отмены документа и изъятия из обращения. Одновременно имеются копии, которые регистрируются в Журнале учета копий и выдаются под роспись.

Степень документированности может отличаться в разных организациях.

2. Процедура Управление записями

Документированная процедура должна содержать средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков хранения и изъятия записей. Записи делаются по процессам, выбранным для данного предприятия, в которые входят различные виды деятельности, основные из которых – работа с поставщиками, покупателями, их претензиями, работа по контролю качества, по организации технологических процессов. Виды записей стандартом не регламентируются и не определяются формы отчетности по записям.

Виды записей:

- анализ со стороны руководства может быть записан в виде актов, протоколов совещаний, где должен быть план проверок, результат проверок и указания; - работа с персоналом. Ее результат может быть записан в Личные дела сотрудников, в Карточки учета отдела кадров; - работа с поставщиками – это договоры поставки, договоры по исполнению контрактов, методика оценки поставщиков и др.

Стандарт ИСО 9001 требует, чтобы записи велись и поддерживались в рабочем состоянии как свидетельство соответствия требованиям ИСО и результативности функционирования СМК.

3. Процедура по проведению внутренних проверок (самоаудитов).

Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к СМК. Результаты аудита используются для оценки результативности системы и определения возможностей для улучшения. При процессном подходе акцент на внутренний аудит рассматривается как средство измерения соответствия процессов и СМК в целом.

Основная цель самооценки – улучшение деятельности организации и соответствующих результатов. Самооценка – это лишь «моментальный снимок» этой деятельности совмещенный с определенной методикой (метрикой) измерения. Если результаты самооценки не будут служить основой для планирования улучшений, если она проводится формально, она не даст соответствующего эффекта.

В работе комиссий аудиторов принимает участие персонал предприятия, главным требованием к нему является независимость от контролируемого подразделения, опыт, добросовестность. Аудиты могут быть плановыми или внеплановыми. Сейчас роль самоаудита очень высока – без его результата невозможна, не проводится внешняя проверка, они позволяют проводить мониторинг деятельности предприятия, и без вмешательства внешних контролеров работать по улучшению деятельности. Выходы процесса самооценки (отчеты) дают необходимую информацию для разработки и реализации Плана деятельности по улучшению.

Комиссия ответственна за результаты Отчета, но с другой стороны, ей должны быть предоставлены все необходимые права, доказательства и документы. Для процесса самооценки можно выделить свои положительные и отрицательные стороны:

Плюсы : полная картина результатов (+ и – организации); полный список сильных сторон и областей для улучшения; визиты в отделы/подразделения активизируются, исчезают определенные барьеры; опора на документы модели делового совершенства EFQM Минусы : ресурсоемкая работа; менеджеры и исполнители меньше вовлечены, чем комиссия; отношение к отчетам - «бумага все выдержит» не подходит для первого шага в самооценке

В настоящее время существует много моделей самооценки по критериям СМК. Наиболее широко признаваемыми и применяемыми моделями являются модели национальных и региональных премий по качеству, считающиеся также Моделями совершенства организаций. Как и все управление документацией, содержание и порядок оценки зависит от самой организации.

Типовые этапы проведения самооценки: - Принятие стратегического решения о проведении самооценки; - Назначение руководителя проекта, ответственных лиц за отдельные разделы (критерии), модели, определение персонального состава рабочей группы, издание организационного приказа; - Проведение всеобщего обучения персонала; - Подготовка Отчета по самооценке членами рабочей группы и представление его руководителю организации на утверждение, а затем передача в экспертную группу для подготовки экспертного заключения; - Руководитель организации совместно с руководителем проекта и главным экспертом определяют приоритеты, определяют ответственных за разработку и реализацию мероприятий, формируют программу (план) соответствующих корректирующих работ; - Создание системы постоянного мониторинга за ходом выполнения плана мероприятий по результатам самооценки.

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 дает рекомендации по самооценке, предлагая балльную оценку и вопросы для нее (см. Приложение А в ГОСТ Р ИСО 9004).

Отчет по проверкам включает:

- конкретные примеры по выявленному несоответствию с указанием причин; - предложения по корректирующим действиям; - оценку выполнения и эффективности (результативности) корректирующих мер по предшествующим проверкам и др.

Отчет представляется руководителю для принятия необходимых мер.

4. Процедура Управление несоответствующей продукцией

Несоответствующей является продукция, не отвечающая установленным требованиям. При обнаружении такой продукции необходимо отделить ее от остальных и идентифицировать – четко определить вид несоответствий и причины. Доработка несоответствующей продукции проводится по действующей технологии или по карте отклонения от технологии. Составляется Акт об устранении дефектов, после чего продукция подвергается вторичной проверке с написанием соответствующего Акта. Если продукция является браком, не подлежит исправлению, ее утилизируют после составления Акта на брак с указанием вида дефекта, количества продукции и виновников. Несмотря на направленность работы на ноль дефектов, дефектная продукция имеет место, и проблема выпуска «идеальной» продукции остается. Поэтому покупатели предъявляют Претензии и Рекламации (штрафы могут обусловливаться в договорах в виде определенных процентов к сумме поставленных дефектных товаров). Эти штрафы служат для возмещения недополученной организацией прибыли. Несоответствующая продукция может быть исправлена, реализована по соглашению с покупателем, уничтожена, переработана на другой вид продукции (простокваша на творог и т.п.) и др.

Управление такой продукцией заключается в следующем:

- проведение оценки, обозначение продукции (пониженный сорт), возможное исправление; - учет дефектных единиц и сообщение о ней внутри предприятия; - информирование заказчика о качестве продукции, поиск возможности Разрешения на расширенные допуски и продажи такой продукции

5. Процедура Предупреждающие действия.

Организация должна определить предупреждающие действия, направленные на исключение причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления. Процедура реализуется в процессах проектирования, планирования, оценки планов и проектов. Для процесса проектирования, например, примерами могут служить методы структурирования функций качества ( QFD) и анализа видов и последствий отказов (FMEA). Для предупреждения нештатных ситуаций нужно иметь обученный квалифицированный персонал, уметь анализировать состояние дел, проводить экстраполяцию возможных несоответствий. Для этой процедуры ведется Журнал, в котором отмечаются процессы, имеющие риск, нестабильность. Если наблюдается повторение предусмотренных несоответствий, то рассматривается правильность предупреждающих и корректирующих действий.

В процессе управления процедурой должны быть определены требования относительно:

- выявления потенциально возможных несоответствий и их причин; - определения, оценки и осуществления необходимых действий по предотвращению возникновения несоответствий; - регистрации результатов предпринятых действий; - анализа результативности предупреждающих действий

6. Процедура Корректирующие действия

В отличие от предыдущей процедуры, эти действия направлены на уже случившееся несоответствие. Источником информации об этих несоответствиях могут быть отчеты ОТК, жалобы потребителей, результаты самоаудитов, результаты статистического анализа и другая информация.

Корректирующие действия должны использоваться как средство улучшения. В процессе выполнения таких действий участвуют работники соответствующих служб. В этом процессе очень важен анализ первопричин – почему появилось несоответствие.

Для управления корректирующими действиями необходимо:

- систематически проводить анализ несоответствующей продукции; - определять меры по совершенствованию продукции и процессов; - проводить контроль результативности и эффективности корректирующих действий; - вносить изменения в инструкции с целью исключения несоответствий

Оценка эффективности корректирующих мероприятий отражается в Протоколах, Планах мероприятий. Мероприятия считаются результативными, если отсутствуют повторные забраковки продукции.

Таким образом, в СМК работает самая различная документация, и она является организующей основой деятельности предприятия.

Вопросы для самопроверки:

1. Значение документации в работе СМК.

2. Виды документации, требования к ней.

3. Классификация документации.

4. Содержание Руководства по качеству.

5. Организационно-распорядительная документация, виды и характеристика.

6. Инженерно-конструкторская документация. Виды и характеристика.

7. Процедуры, их значение и виды.

8. Содержание отдельных процедур.

9. Записи, их роль и виды для СМК.

10. Характеристика процедуры «управление документацией».