Тема 2.3. Бланки документов

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.[130]

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.[131]

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть

ü отпечатаны типографским способом,

ü средствами оперативной полиграфии или

ü компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Классификация бланков документов

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

ü расположению реквизитов – угловой и продольный;

ü по автору документа – бланк организации; структурного подразделения; должностного лица;

ü виду документа – общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Зарисуем эту классификацию в виде схемы:

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов.

Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.[132]

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

ü 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

ü 08 - наименование организации;

ü 14 - место составления или издания документа.[133]

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа".

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:[134]

ü 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

ü 04 - код организации;

ü 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

ü 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

ü 08 - наименование организации";

ü 09 - справочные данные об организации,
а также ограничительные отметки для реквизитов:

ü 11 - дата документа;

ü 12 - регистрационный номер документа;

ü 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.[135]

ü 15 – адресат;

ü 18 - заголовок к тексту;

ü 19 - отметка о контроле;

ü 20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Однако, наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".[136]

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.[137]

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:[138]

ü 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

ü 08 - наименование организации";

ü 10 - наименование вида документа;

ü 14 - место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:

ü 11 - дата документа;

ü 12 - регистрационный номер документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.[139]

ü 18 - заголовок к тексту;

ü 19 - отметка о контроле.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Все бланки могут изготавливаться как с угловым так и с продольным расположением реквизитов; как центрированным, так и флаговым (только для углового); как для организации, структурного подразделения, так и для должностного лица.

Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).1

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации): А6 и А3

Размеры полей

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:[140]

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.[141]

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, проставления отметок, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах, проставлении отметки о контроле.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть оборотные поля.

Нумерация страниц

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.[142]

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире.

ЛИТЕРАТУРА К ТЕМЕ

1. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005 – С. 29-32
2. ГОСТ Р 6.30-2003
   Раздел 2. Документирование управленческой деятельности