Зн от л.п. или 14,5 см

Реквизит "13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.[42]

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: сразу от л.п.На № ___________ от 4,1 см или 16 зн._________.

Реквизит "14 - место составления или издания документа"

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.[43]

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте.[44]

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.[45]

При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков. Сразу от левого поля или посередине

Реквизит "15 – адресат"

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.[46]

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.[47]

Например:

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.[48]

Например:

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.[49]

Например:

или

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.[50]

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.[51]

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.[52]

Например:

Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения. 32 зн от л.п. или 8,3 см

Реквизит "16 – гриф утверждения документа"

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.[53]

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.[54]

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.[55]

Например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.[56]

Например:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.[57]

Например:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 10,4 см через 1,5

Реквизит "17 – резолюция"

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.[58]

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.[59]

Например:

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.[60]

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.[61]

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.[62] Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п. Обязательно определение срока исполнения документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.[63]

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Несмотря на то, что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунке 14 в Рабочей тетради.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какие организации имеют право изображать на бланках своих документов Государственный герб РФ?

2. Что представляет собой код организации и код формы документа?

3. Какие части включает в себя реквизит 08 «Наименование организации»?

4. Что входит в реквизит 09 «Справочные данные об организации»?

5. Какие способы оформления реквизита 11 «Дата документа» Вы знаете?

6. На каких документах проставляется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

7. Из каких частей состоит реквизит 12 «Регистрационный номер документа»? Объясните понятие «простой и сложный индекс документа».

8. Всегда ли на бланке должен присутствовать реквизит 14 «Место составления или издания»?

9. Какие части включает в себя реквизит «Адресат»? Есть ли разница в оформлении этого реквизита в документах, направляемых в организацию и физическому лицу?

10. Каковы составные части реквизита 16 «Гриф утверждения»? Какие отличия в оформлении этого реквизита в случаях, когда утверждается документ должностным лицом или документом?

11. Какие составные части входят в реквизит «Резолюция» и где она должна оформляться?

12. В какой последовательности оформляются адресные данные?

13. Реквизит "18 – заголовок к тексту"

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.[64]1

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.[65] Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; через 1 инт

чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.[66]

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.[67]

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.[68]

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.[69]

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".[70] Сразу от л.п. или посередине

Реквизит "19 – отметка о контроле"

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".[71]

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. 56 зн или 14.5 см

Реквизит "20 – текст документа"

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.[72]

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.[73]

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.[74]

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.[75]

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).[76] Абзац 1,25 см. инт – 1,5-2

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,[77] при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.[78]

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").[79]

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). [80]

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").[81]

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").[82]

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").[83]

В письмах используют следующие формы изложения:[84]

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.[85]

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.[86]

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.[87]

Более подробно об особенностях составления текста будем говорить позднее.

Реквизит "21 – отметка о наличии приложения"

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:[88]

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.[89]

Например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.[90]

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:[91]

Инт

1,5 инт

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:[92]

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.[93]

Например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.[94]

Например:

Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Сразу от л.п.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какие существуют особенности оформления реквизита 18 «Заголовок к тексту» в зависимости от вида документа?
2. Где проставляется реквизит 19 «Отметка о контроле» и как она может выглядеть?
3. Назовите основные виды реквизита 20 «Текст документа» и особенности их оформления.
4. Какова композиция текста документа?
5. Где располагается реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»? В каком случае в отметке о наличии приложения указывается только количество страниц и количество экземпляров приложения, без их названия?
6. В каком случае оформляется СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ на отдельном листе и какова форма этого списка?
   Реквизит "22 – подпись"

Подпись –реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).[95]

Например:

1 инт Генеральный директор ЗАО "Термика"		12,6 смА.Г. Цицин
или на бланке:
Генеральный директор		А.Г. Цицин

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.[96]

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.[97]

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.[98]

Например:

Генеральный директор 2 инт		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.[99]

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.[100]

Например: сразу от л.п. 10, 4 см 40 знаков

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.[101]

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.[102]

Например:

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения".

Реквизит "23 - гриф согласования документа"

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.[103]

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.[104]

Например:

СОГЛАСОВАНО 2 инт

коммерческий директор1,5 инт
ЗАО "Термика" 2 инт

Личная подпись 4,1 см Е.Н. Ярославцева (2 инт)

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:[105]

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"
от 05.06.2005 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания собрания
акционеров ЗАО "Термика"

от 05.06.2005 № 10