Работа с текстовым редактором Word. Работа с абзацем

При оформлении деловой документации необходимо соблюдать определенные общепринятые правила, которые мы с вами и рассмотрим. Основные документы, требующие правильного оформления, для вас на время обучения –это курсовые и дипломные работы. Текст, который вы берете из интернета требует не только редактирования (т.е. изменения содержания текста), но и форматирования (т.е. изменения внешнего вида текста).

Не забывайте, что всегда надо выделять тот фрагмент текста, с которым вы собираетесь работать. Весь текст проще всего выделить сочетанием клавиш Ctrl + A/ф.

Выделив весь текст, необходимо поменять шрифт на Times New Roman. Именно этот шрифт используется для деловой документации. Размер шрифта, как правило, 12 или 14.

Текст обязательно должен быть разбит на абзацы. На странице должно быть не менее трех абзацев. Чтобы разбить текст на абзацы, необходимо нажать Enter в конце предыдущего абзаца.

Абзац – это часть текста, представляющая собой смысловое единство и выделяемая отступом в 1-й строке. Отступ (красная строка) производится с помощью клавиши Tab (табуляция). Чтобы настроить длину отступа, надо открыть окно Абзац, найти там Отступ – первая строка – на: и поставить там 1,25.

Обязательно текст надо выровнять по ширине, что позволяет равномерно распределить текст между правым и левым краем, т.е. и правый, и левый края ровные.

Бывает, что текст из интернета «не хочет» выравниваться по ширине. В таком случае можно включить непечатаемые знаки (символы).

Информация в документе передается символами. Символы в программе Word бывают двух видов: печатаемые и непечатаемые. Из названия понятно, что одни символы будут видны при печати, а другие символы – нет.

Включим режим Непечатаемые символы. Для того, чтобы увидеть непечатаемые символы, на ленте Главная группы Абзац надо щёлкнуть по кнопке, которая включает Режим непечатаемых символов.

Увидим такую картину:

Вы увидите, что пробелы между словами обозначены символом «∙», а в конце строчки стоит символ «¶», который означает конец абзаца. Выравнивание производится только в пределах абзаца. Значит, необходимо удалить символ «¶» в конце каждой строки, весь данный текст будет одним абзацем и соответственно его можно выровнять по ширине.

Бывает, при выравнивании по ширине текста из интернета образуются большие «дырки» между словами, одно слово оказывается прижатым к левому краю, другое к правому. Включив режим непечатаемых знаков, скорее всего вы увидите кроме ¶ еще и другие символы между словами. Удалите их все, кроме пробела «∙»

Межстрочный интервал – расстояние между двумя строками текста. Обычно одинарный или 1,5 строки (полуторный).

Есть еще понятие Межабзационный интервал – интервал между двумя абзацами. В интернете абзацы разделяются интервалом перед и после абзаца. Но в официальных документах не должно быть «дырок» между абзацами. В окошке Абзац интервалы Перед: и После: поставить нули.