управления персоналом

Любое организационное управление является информационным процессом, осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной деятельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Организационное управление невозможно без информационного сопровождения и соответствующей поддержки. Поэтому в недрах традиционной информатики вопросы информационного обеспечения организационного или административного управления разрабатывались достаточно интенсивно. Исследования проводились в рамках изучения соответствующих потребностей разных категорий потребителей.

В 1970-е гг. информационные работники поняли необходимость особого внимания к такой категории потребителей информации, как руководители. Появилась необходимость информационного обеспечения управления в таких социальных системах, как наука, техника, промышленность, экономика, торговля, здравоохранение. Эта задача оказалась крайне необычной.

Во-первых, работники информационной службы впервые столкнулись с ситуацией, в которой научно-техническая информация является хотя и важным, но далеко не главным компонентом в структуре информационного обеспечения. Даже в управлении наукой и научным учреждением, наряду с научной, требуются экономическая, социально-политическая, идеологическая, административная и другие виды информации. В еще большей степени это относится к иным сферам управления.

Во-вторых, та информация о достижениях науки и техники, которые необходима руководителям, значительно отличается по своему характеру от научно-технической информации, используемой учеными и инженерами. Это информация о вариантах решений и возможных последствиях их принятия. Ее содержат не тексты большинства статей и книг, а специальные обзоры, прогнозы, таблицы, графики. При информационном обеспечении организационного управления информационные службы, пожалуй, впервые встретились с необходимостью полной переработки информации.

Существует много определений информационной деятельности.

В общем случае под информационной деятельностью понимается совокупность операций по восприятию, переработке и выдаче информации в области систем коммуникации.

Информационная деятельность - это совокупность действий, направленных на удовлетворение информационных потребностей граждан, юридических лиц и государства. Дефиниции приведенные в терминологических словарях, отличаются лишь уточнением понятия "совокупность действий", которое сводится к такому содержанию - это совокупность процессов сбора, анализа, преобразования, хранения, поиска и распространения информации .

В целях удовлетворения этих потребностей органы государственной власти и органы местного и регионального самоуправления создают информационные службы, системы, сети, базы и банки данных.

Целью информационной деятельности является удовлетворение информационных потребностей основных потребителей, которыми являются руководители и сотрудники учреждений и организаций. Объектом информационной деятельности является вся информация, которая циркулирует в указанных учреждениях и организациях.

В процессе информационной деятельности ее объекты подвергаются определенной трансформации, реальной и виртуальной: учету, систематизации, каталогизации, хранению, предоставлении пользователям.

Процесс информационной деятельности представляет собой совокупность целенаправленных действий по сбору, хранению, поиску, преобразованию и обмена информацией.

Результатом информационной деятельности является готовый информационный продукт (документ), который в дальнейшем может быть использован, в том числе для принятия управленческих решений.

Особое место принадлежит научно-информационной деятельности (НИД). В понятие НИД входят следующие взаимосвязанные и взаимообусловленные информационные процессы: сбор; аналитико-синтетическая переработка (преобразование); хранение; поиск; распространение.

Информационное обеспечение предпринимательства - один из важнейших элементов развития отечественного бизнеса. В этом процессе задействован целый ряд структур, каждая из которых должна выполнять свои, свойственные только ей функции, в тесной координации с остальными.

Информационная деятельность непосредственно связана с информационными потребностями.

Систематическое расширение сферы применения компьютеров и других средств при выполнении функций информационной деятельности обусловливает необходимость поиска путей повышения эффективности деятельности информационных подразделений. Представляется, что наиболее важными вопросами повышения эффективности являются следующие:

обоснование места каждого информационного подразделения в системе управления производством в соответствии с классификацией и разработка на этой основе соответствующих положений их деятельности;

разработка необходимых норм и нормативов системы экономического стимулирования, ценообразования и хозяйственного расчета;

обоснование системы экономических показателей для планирования и оценки производственной деятельности информационных подразделений.

Любая организация состоит из людей, данное очевидное утверждение подразумевает гораздо менее очевидные отношения и принципы деятельности. Организации нужны правила, процедуры, преимущества, доходы от инвестиций и т. п., в то время как люди имеют мотивации, навыки, ощущения, побуждения, реакции и личные интересы. Чтобы преуспевать главные исполнители и руководители должны понимать и согласовывать задачи людей своей организации с задачами самой организации. Этим занимаются информационные работники.

В свою очередь, информационный работник - это работник умственного труда (категория работников, чья деятельность связана с обработкой имеющейся информации и получением новой информации; включает программистов, аналитиков, специалистов по планированию и др.).

Информационные потребности организации зависят от ее стратегических задач и проблем, они определяют области необходимой информации и приоритеты. Информационные работники должны быть осведомлены об этих стратегических задачах и проблемах. Они должны быть знакомы с заявлениями главного руководителя, такими публикациями, как ежегодный отчет, сообщениями крупных совещаний, программами исследований и разработок, если они имеются, и т. п. Эта основа включает минимальные знания, необходимые для преуспевающих информационных работников.

Документационное обеспечение управления персоналом включает полный цикл — создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

- документирование по кадровым вопросам;

- обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

- регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

- формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль исполнения документов по личному составу;

- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

1. организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

- организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);

- распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);

- справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

- документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

- документацию по обращениям граждан;

2. плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

3. отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);

4. документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам. Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции. Как правило, положение включает следующие разделы:

1.Общие положения. 2.Основные задачи и функции кадровой службы.

3.Структура кадровой службы.

4.Права и обязанности руководителя кадровой службы.

5.Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6.Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Должностная инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. К основным разделам должностной инструкции относятся: общие положения, задачи, функции, полномочия, ответственность и ряд других. В частности, может быть добавлен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами, а также перечень служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов, справок и других документов, сведения о периодичности предоставления отчетной информации и др.

Руководитель структурного подразделения организации при поступлении работника обязан ознакомить его с должностной инструкцией под расписку с указанием даты ознакомления для придания документу юридической силы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;

2. организация работы с документами в учреждении;

3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

1. разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

2. обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

3. контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

1. Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

2. Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

3. Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

4. Контроль за исполнением документов;

5. Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

6. Обеспечение защиты информации.

Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

1. разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

2. методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

3. повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

4. упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

5. разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

6. постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

· системы управления базами данных;

· системы поиска документов и анализа текстов;

· системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

· среду клиент-сервер;

· Internet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

1.организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2.распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3.документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

4.финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

5.информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).