Средства подготовки текстовых и табличных документов

К средствам подготовки текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печата­ющие устройства для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средст­вам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конст­рукции и невысокой производительностью труда.

Пишущие машины

Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах.

Когда целесообразно применять при изготовлении текстовых и табличных документов пишущие машины?

1. Если необходимо сэкономить средства, но в то же время тре­буется высокое качество печати.

2. Когда приходится регулярно заполнять бланки нестандарт­ных форматов или выполненные типографским способом.

3. Если нет необходимости дальнейшего редактирования отпе­чатанных материалов.

4. Для обеспечения секретности печатаемой информации. Если особенно важна конфиденциальность, лучше пользоваться ры­чажными машинками, так как обеспечение компьютерной безопас­ности требует применения сложных систем, стоящих зачастую до­роже компьютера. Использование наиболее простой пишущей тех­ники без постоянной памяти позволяет надеяться, что информация не будет кем-то «случайно» просмотрена в компьютере.

5. Когда часты случаи отключения электроэнергии. В такой си­туации практически незаменимой является механическая машина.

Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующе­му: обеспечение высокой производительности труда при мини­мальных его затратах, высокое качество изготавливаемых доку­ментов, надежность в работе.

Долгое время среди критериев оценки пишущих машин нахо­дился такой показатель, как количество одновременно изготовляе­мых копий. Однако существующая в настоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование доку­ментов пишущими машинами в условиях наличия малогабаритных и высокопроизводительных копировальных аппаратов раз­личных систем является нерентабельным и малооперативным.

По мере развития компьютерной техники обновление модель­ного ряда пишущих машин практически остановилось. Прогнози­руется, что по мере падения стоимости компьютерной техники не­которые модели электронных пишущих машин уйдут с рынка. Останется спрос на машины, имеющие интерфейс с персональным компьютером, поскольку машина любого типа абсолютно незаме­нима при необходимости регулярной работы с бланками нестан­дартных форматов или выполненных полиграфическим способом.

Однако в силу ряда причин останутся востребованными меха­нические пишущие машины. Это связано с тем, что они энергонеза­висимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимо­стью расходных материалов (подходят практически любые сорта бумаги и отечественные красящие ленты).

Характерной особенностью электронных пишущих машин яв­ляется модульная конструкция, которая позволяет на основе базо­вой модели выпускать модификации с изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять запросы различных групп потребителей.

В отличие от механических электронные пишущие машины компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, авто­матически форматируют текст и выполняют другие операции ре­дактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом ре­жиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Ма­шины имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие электронные пишущие машины оснащены жидкокристалличе­ским однострочным или полностраничным дисплеем.

К недостаткам электронных пишущих машин относятся: высо­кая стоимость; необходимость квалифицированного обслуживания и ремонта; высокая стоимость расходных материалов; меньший срок службы.

Для сокращения процесса изготовления подлинников докумен­тов известно применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей ма­шине либо персональном компьютере. Стенография за счет услов­ного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек — диктующего и стенографистки, автор-составитель за­трачивает как в процессе диктования стенографистке, так и в про­цессе расшифровки зафиксированного текста очень много допол­нительного времени.

В связи с этим представляется оптимальным использование тако­го средства составления и изготовления документов, как диктофон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведе­ния устной речи. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т.д. Воспроизведение записи может быть осуществлено либо с замедлением, либо с авто­матическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

Принтеры

Принтер — самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую ко­пию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу — обеспечивают вывод твердой копии доку­мента из вашего компьютера.

Несмотря на все это, принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из сво­их потребностей и, часто, возможностей.

Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Известно, что матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати, и часто они применяются в небольших офисах для печати деловых бумаг. Однако крупные фирмы стара­ются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных известных на сегодня принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная печать, кроме того, качество печати резко падает по мере износа ленты.

Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволя­ет приобрести только матричный. К счастью, есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при печати на матричных принтерах, получать распечатки типографского ка­чества. Все это можно сделать, если приобрести струйный принтер.

Струйные принтеры — малогабаритные (кроме моделей фирмы HP с горизонтальными лотками) и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры мо­делей струйных принтеров со скоростью печати 4—6 стр./мин лишь немного превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8—12 стр./мин крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги. Многие из них отвечают требованиям стандарта Energy Star.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превос­ходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качест­ве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости прин­терных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя ка­чество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах.

3.3. Средства копирования документов

Средства копирования документов (средства репрографии и ризографии) - это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования документов. К наиболее распростра­ненным средствам репрографии в офисе относятся средства элект­рофотографии, термографии (обычно в составе других устройств, например аппарата факсимильной связи). Особняком стоят сред­ства ризографического копирования.

Практически не используются в офисе средства фотокопирова­ния, светокопирования, а также машины для оперативной поли­графии, если только их применение не обусловлено производ­ственной деятельностью фирмы, компании.

В процессе репрографии (копирования) обычно принимают уча­стие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используе­мый для передачи изображения с оригинала на копию) и копия.