Размеры ячеек и их замораживание.

Чтобы таблица лучше вписывалась в экран компьютера или на страницу принтера, можно подрегулировать ширину и высоту ячеек:

– Поместите указатель на границу между заголовками столбцов, чтобы его значок принял форму двунаправленной стрелки.

– Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбца.

– Выделите строку.

– Выберите команду Формат > Строка > Высота.

– В открывшемся окне диалога введите число и щелкните на кнопке ОК. Выделенная строка станет шире.

– Чтобы максимально сузить таблицу, протащите мышь по кнопкам нужных строк, выделив этим все ячейки данных.

– Выберите команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины. Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.

Иногда при редактировании таблицы приходится копировать или переносить данные между ячейками, далеко отстоящими друг от друга. В этом случае можно закрепить часть строк и столбцов на экране. Для закрепления выполните следующие шаги.

– Щелкните на ячейке. Затем выберите команду Окно > Закрепить области. Ячейки, расположенные выше и левее выделенной, окажутся закрепленными и отгороженными от остальной таблицы тонкими черными линиями.

Щелкните три раза на кнопке прокрутки вниз.

Теперь два раза щелкните на кнопке прокрутки вправо. Лист Excel прокручивается как обычно, но закрепленные ячейки остаются на экране. Создается впечатление, что столбцы В и С, а также строки 4, 5 и 6 временно исчезли с экрана.

Чтобы отменить закрепление, выполните команду Окно > Снять закрепление областей. Лист будет выглядеть, как прежде.

Вопрос 2. Формулы и функции.

1. Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа:

– Если содержимое ячейки начинается со знака равенства (=), Excel полагает, что вслед за этим знаком идет формула, и пытается выполнить указанную операцию.

– Когда это удается, в ячейку с такой формулой выводится результат расчета. Если что-то не так, появляется сообщение об ошибке.

– Сама формула отображается в ячейке только в том случае, когда ячейка находится в режиме редактирования текста (то есть после двойного щелчка на ней).

– Если ячейка просто выделена, то ее формула выводится в строке формулы в верхней части окна Excel.

Ввод формул.

Самым простым способом задания формулы является ее непосредственный ввод в строку формул. У этого варианта есть лишь один недостаток – вы должны помнить правила построения формул Excel, названия встроенных функций и методы ссылок на ячейки листа.

Функции.

Excel поддерживает множество стандартных функций, которые можно вставлять в формулы.

– Выполните команду Меню > Вставка > Функция.Чтобы найти нужную функцию, нужно выбрать ее категорию в списке, а затем пролистать список Выберите функцию. Выделив имя одной из функций, вы увидите ее описание в нижней части окна диалога.

– Excel делит все функции на следующие категории:

· Финансовые – функции для расчета амортизации имущества, стоимости основных фондов, нормы прибыли, величины выплат на основной капитал и других финансовых показателей;

· Дата и время – операции прямого и обратного преобразования даты и времени в текстовые строки.

· Статистические – функции для расчета среднего значения, дисперсии, статистических распределений и других вероятностных характеристик.

· Ссылки и массивы – операции преобразования ссылки на ячейку в число, расчета ссылок на основе числовых аргументов, вычисления числа строк и столбцов диапазона и других параметров, связанных с адресацией ячеек листа Excel;

· Работа с базой данных – функции формирования выборки из базы данных и расчета статистических параметров величин, расположенных в базе данных;

· Текстовые – функции для работы с текстовыми строками.

· Логические – шесть функций для работы с данными логического типа, то есть величинами или условиями, принимающими значение Истина или Ложь.

· Проверка свойств и значений – функции проверки типа данных аргумента, режима форматирования ячейки, типа сгенерированной ошибки и других специальных условий.

Пример 1: = СУММ(С5:С10)

Знак равенства указывает программе Excel, что ячейка содержит формулу. С5 и С10 – это ссылки на содержимое соответствующих ячеек. Знак :это заданный диапазон. СУММ– элементарная математическая формула.

Пример 2: =(СЗ-ВЗ)/ВЗ*100.

Если предположить, что таблица содержит объем продаж продукции различным клиентам, то (СЗ-ВЗ) – это прирост продаж для фирмы с января по февраль. Разделив полученную величину на ВЗ (продажи за январь), получаем относительный прирост продаж за месяц. Результат умножается на 100, что дает прирост в процентах.

Как видите, в ячейки можно вводить простые, арифметические выражения со знаками +, -, *, / и скобками, определяющими последовательность выполнения операций.

Пример 3:

Копирование формул.

Иногда требуется провести одинаковые расчеты с разными группами ячеек. В такой ситуации можно сэкономить время и скопировать формулы, так как Excel поддерживает относительную адресацию ячеек:

– Выделить и скопировать ячейку с формулой;

– Вставить в ячейку, в которой производится аналогичный расчет.

– (ИЛИ потянув за маркер в правом нижнем углу выделенной ячейки распространить действие формулы на нижележащие ячейки в столбце.

Примечание

Обычно Excel формирует относительные ссылки на ячейки. Но иногда нужно сослаться в формуле на клетку с константой, которая не должна меняться при копировании формулы в другую ячейку или при перемещении исходных данных. В этом случае пользуйтесь абсолютными ссылками, которые отличаются от относительных наличием символа $ перед буквой столбца (быстрый ввод – F4), номером строки или перед обеими этими характеристиками, например $Е$15. В такой ссылке не изменяется та часть, перед которой стоит знак $. Например, копируя формулу =СУММ($В$2:$0$6) в другую ячейку, вы получите тот же самый результат, что и в исходной клетке формулы.

Поиск ошибок

Если допущена ошибка во введении формулы, операция завершена не будет, аExcel выдаст сообщение:

Слева от указания на ошибку находится маленький значок помощника, содержащий раскрывающийся список, в котором приводятся возможные способы устранения ошибки.