Анализ и принятие управленческих решений по сферам деятельности

Производственно-хозяйственная деятельность организации осуществляется в 3 этапа: снабженческо-заготовительный, производственный, финансово-сбытовой.

Рисунок 9 − Модель формирования затрат и результатов

На каждом этапе действует множество факторов, условий и ограничений, определяющих как характеристики выпуска продукции (количественные и качественные), так и показатели затрат и результатов.

Суть оптимального управления производственно-хозяйственной деятельностью организации состоит в минимизации затрат на всех этапах деятельности и по организации в целом.

Снабженческо-заготовительная деятельность (СЗД)– это совокупность хозяйственных процессов и операций по обеспечению организации предметами труда, необходимыми для изготовления продукции:

- приобретение у поставщиков материалов, топлива и других предметов;

- собственные заготовки сырья и материалов;

- доставка, погрузка и выгрузка приобретенных и заготовленных предметов;

- организация хранения, подсортировки и контроля качества сырья и материалов и т. д.

Создание и хранение запасов сопряжены со значительными затратами. Общая сумма затрат, связанных со снабженческо-заготовительной деятельностью (рис.10), составляет обычно до 25 % стоимости самих запасов. Поэтому важно, чтобы при минимальных затратах был обеспечен уровень запасов материалов, необходимый для выполнения целей организации.

Цель управления запасами: общая сумма СЗД ® min (при условии обеспечения уровня запасов организации, необходимого для достижения цели).

Рисунок 10 ­− Факторы, влияющие на затраты в сфере СЗД

Задачи управленческого учёта снабженческо-заготовительной деятельности (СЗД):

- разработка концепции управления СЗД;

- сбор информации о показателях затрат на запасы;

- выбор процедуры управления материальными запасами;

- выбор метода оценки расхода и запаса материалов;

- выбор процедуры контроля за использованием материалов в производстве.

Важнейшая роль в концепции управления запасами принадлежит выбору эффективных инструментов управления. К их числу можно отнести методы определения оптимального размера запаса, момента размещения заказа, оценки запасов при списании их в производство или на продажу, АВС и ХУZ-методы.

Управление запасами включает процедуры поддержания достаточного запаса каждого вида сырья и материалов, необходимых для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг.

Чрезмерное образование запасов приводит к увеличению денежных ресурсов в обороте и замедлению их оборачиваемости, к снижению рентабельности оборотных активов организации. Инвестиции в запасы являются вмененными издержками организации. Они отражаются на прибыли, которая могла быть получена, если бы средства не были иммобилизованы при инвестировании в запасы, а использованы по другим направлениям. Потребности в запасах определяют путем составления сметы использования материалов (табл. 4), а расходы на их приобретения − путем составления сметы затрат на приобретение материальных ресурсов (табл. 5).

Таблица 4

Годовая смета использования основных материалов

Таблица 5

Смета затрат на приобретение материалов

Уровень запасов зависит от их поступления и расхода. В каждый период времени темп поступления материалов должен быть близок к темпу выпуска и расхода. За некоторыми исключениями мероприятия по регулированию темпа поступления сводятся к поддержанию его на уровне темпа выпуска продукции, поэтому мероприятия по регулированию объема запасов должны быть направлены на сведение к минимуму времени, в течение которого материал находится на предприятии. Эта цель может быть достигнута путем:

- доведения до необходимого или оптимального уровня величины заказанных партий (размера заказа) и объема страхового запаса;

- поддержания на экономичном уровне длительности циклов незавершенного производства;

- планирования использования партии товара в наиболее короткие сроки после его получения.

Оптимальный размер заказа будет определятся теми затратами, на которые оказывают влияние количество хранящихся запасов или количество сделанных заказов. То есть издержки, связанные с хранением запасов и выполнением заказов являются релевантными и влияют на принятие решения об оптимальном размере заказа.

Стоимость хранения запасов практически прямо пропорциональна уровню запасов.

В стоимость хранения запасов обычно входят:

- вмененные издержки организации по инвестициям в запасы;

- расходы на складское хранение и обслуживание запасов.

Релевантными затратами при этом являются только те статьи расходов на хранение и обслуживание запасов, которые зависят от уровня запасов.

Если большее количество единиц заказывается одновременно, меньше заказов потребуется сделать за год, т. е. уменьшится стоимость выполнения заказа. В то же время, когда делается меньше заказов, нужно иметь больший средний запас, что ведет к увеличению стоимости хранения запасов. Цель управления заключается в том, чтобы снизить стоимость хранения больших запасов по сравнению со стоимостью размещения большего количества заказов. Оптимальный размер заказа – это такое заказанное количество, при котором суммарная стоимость всего объема заказов и хранения запасов будет минимальной.

Этот оптимальный размер заказа известен также как наиболее экономичный размер заказа.

Оптимальный размер заказа можно рассчитать с помощью табличного, графического и алгебраического методов.

Табличный метод. Ежегодные релевантные затраты для заказов различных размеров заносятся в таблицу, данные которой показывают, какой из заказов экономически выгоден.

В табл. 6 приведен пример определения оптимального размера заказа при следующих условиях и правилах расчета.

Средний запас равен половине заказного количества материалов. Количество заказов на поставку равно частному от деления необходимого годового количества материалов (40000 ед.) на размер заказа. Годовая стоимость хранения запасов равна произведению среднего запаса на стоимость хранения одной единицы запасов (которая составляет 600 руб.). Стоимость выполнения одного заказа – 1200 руб.

Таблица 6

Определение оптимального размера заказа

Оптимальный размер заказа – 400 ед., т.к. при этом совокупные издержки минимальны.

Графический метод. Данные, приведенные в таблице, представляются в графической форме для каждого заказа. Линией совокупных затрат отмечается сумма стоимости хранения и выполнения заказа. Наиболее экономичен размер заказа в точке, где стоимость хранения равна стоимости выполнения заказа.

Алгебраический метод. Формула определения наиболее экономичного заказа:

,

где:

Q – количество единиц заказа

D – общая потребность единиц материала на период (40000 ед.)

О – стоимость выполнения одного заказа (1200 руб.)

Н – стоимость хранения единицы запаса (600 руб.)

В нашем примере

Определение момента размещения заказа. Для того, чтобы определить момент, когда нужно сделать заказ на получение дополнительных материалов (т. е. время повторного заказа), необходима информация о промежутке времени от оформления заказа до фактической поставки запасов. Этот период называется циклом заказа. В определенно известных условиях время повторного заказа можно найти умножением количества дней (недель) цикла заказа на ежедневный (еженедельный) расход запасов за данный период.

Для материалов, деталей и вспомогательных материалов моментом повторного заказа является время, когда заявка на покупку отослана поставщику.

Для запасов полуфабрикатов собственного изготовления моментом возобновления заказа будет такой момент, когда уровень запасов полуфабрикатов будет соответствовать уровню, при котором нужно будет делать заказ подразделению на изготовление продукции.

Определение момента размещения заказа рассмотрим на примере при следующих заданных условиях:

- годовой расход материалов - 7500ед.

- оптимальный размер заказа - 750 ед.

- цикл заказа - 2 недели

Расход за неделю - 150 ед., так как в году 50 рабочих недель.

Если оптимальный размер заказа 750 ед., то в течение года необходимо сделать 7500:750 = 10 заказов. В году 50 недель, следовательно, заказы оформляются через каждые 5 недель, а расход запасов за неделю составляет 7500:50 = 150 ед. Так как цикл заказа – 2 недели, то первый заказ оформляется через три недели после первой доставки, когда запас снизится до 300 ед.(750 − 150 × 3). Размещение заказа необходимо осуществлять в конце 3, 8, 13 и т.д. недель.

Рисунок 12 – Момент возобновления заказа

Помощником в эффективном управлении складскими запасами могут быть методы АВС и XYZ-анализа.

АВС-анализ (классификация затрат по стоимости) основан на известном соотношении Парето 80/20 (80 % усилий приходится на достижение 20 % результатов).

Закон Парето применительно к затратам на создание материальных запасов: 80% затрат приходится на 20 % материалов, следовательно, именно эти 20% материалов требуют учёта и контроля.

Группа А - наиболее дорогостоящие виды материалов (на которые приходится 80% всех затрат).

Группа В - материалы, на которые приходится 15% всех затрат.

Группа С - малоценные материалы, на которые приходится 5% всех затрат.

Этапы анализа: Составление перечня материалов, которые подлежат анализу.