Инструментальные средства компьютерных технологий

Информационного обслуживания управленческой деятельности

Автоматизация документооборота является одним из важнейших принципов, лежащих в основе автоматизированных систем управления.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация – это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляет собой одну из совокупностей процедур информационной системы.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защита от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различать по следующим признакам:

1) по наименованию:

– письма;

– инструкции;

– телеграммы, телефонограммы;

– заявления;

– приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

– предписания;

– записки, акты, расписки;

– характеристики;

– справки;

– удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя:

– бумажные (письменные, графические и т.д.);

– фото-, кино- и видиодокументы;

– фонодокументы;

– электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложилась определенные документные комплексы – системы документации).

Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п.

Например, система управленческой документации состоит из:

– распорядительная документации, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

– документация по планированию;

– информационно-справочная и аналитическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.