Программное обеспечение АРМ

Программное обеспечение (ПО) любого АРМ подразделяется на общее и функциональное (рис.4.1).

АРМ должен быть укомплектован необходимыми программно-инструментальными средствами:

- операционные системы ЭВМ;

- трансляторы (интерпретаторы) с различных алгоритмических языков и языков пользователей;

- средства проектирования и обработки данных (экранные редакторы текстовой, графической информации, СУБД, табличные процессоры, генераторы выходных форм);

- собственно пользовательские программы (обрабатывающие, обучающие, СУБД знаний и др.).

АРМ включает в себя следующие основные элементы: ЭВМ; программно-инструментальные средства, БД и База знаний пользователя. Комплектация АРМ техническими и программными средствами, а также перечисленными выше элементами зависит от назначения и состава решаемых задач. Решение экономических задач на основе АРМ связано с поиском требуемой информации в информационной базе, последующей ее обработкой по расчетным алгоритмам и выдачей результатов на экран или печать. Эффективная эксплуатация АРМ требует использования языков общения пользователя с ЭВМ.

Рис. 4.1. Схема программного обеспечения АРМ

АРМ руководителя

Рассмотрим основные подходы к комплектованию АРМ руководителя. Под руководителем будем понимать не только главу организации, но и его заместителей, главного бухгалтера, главного инженера, начальников структурных подразделений предприятия, т.е. управляющих различных уровней. Для этих категорий сотрудников выполняемые ими функции во многом схожи, поэтому состав функционального программного обеспечения АРМ будет примерно одинаков.

Чаще всего руководителю информация необходима в связи с осуществлением процесса управления. Характер потребностей в информации зависит главным образом от двух факторов: личных качеств руководителя (знание информационных систем, стиль управления, представление о потребностях в информации) и организационной структуры управления, в рамках которой принимаются решения.

Чем выше компетентность руководителя в области информационных систем, тем более сложными и точными будут его потребности в информации. Реальные представления о возможностях и требующихся затратах ставят его в гораздо более выгодное положение в отношении оказания помощи в разработке эффективной системы.

Техническая подготовка руководителя, стиль руководства и способность принимать решения – все это оказывает влияние на характер и объем требуемой им информации. Некоторые руководители предпочитают принимать решения на основе детальной информации, другие же – на основе информации общего характера, используя при этом личные консультации с подчиненными.

Собственные представления руководителя о потребностях в информации также оказывают большое значение на состав программного обеспечения АРМ. Зачастую руководители колеблются между желанием знать только необходимые данные или же знать всю информацию. Многие руководители не представляют себе, какая информация им необходима. Существует несколько точек зрения руководителей относительно их обязанностей в отношении распространения информации среди своих подчиненных. Руководитель, который не может или не хочет распределять полномочия, обычно стремится задержать информацию.

Проблемы информационного обеспечения управления зависят от масштабов предприятия и сложности его организационной структуры. Более крупные предприятия, имеющие более сложную организационную структуру, требуют применения более формальных информационных систем, а потребности в информации приобретают более важное значение для осуществления операций.

На каждом уровне управления необходима разного типа информация и, как правило, в разной форме. На уровне планирования требуется одноразовое сообщение, выводы или единичный запрос. На уровне календарно-планового руководства требуется сообщение об отклонениях, выводы и различные сообщения о периодических оценках. На уровне оперативного контроля необходимо формальное сообщение об установленных процедурах, ежедневное сообщение об осуществлении операции для обеспечения оперативного контроля деятельности.

Чем сложнее структура организации, тем легче определить потребности в информации. Там, где права и обязанности четко определены, взаимосвязи понятны, а сферы принятия решений ограничены, потребности в информации установить легче.

В обязанности руководителя входит:

– принятие управленческих решений в пределах своего круга обязанностей;

– анализ и обобщение информации, необходимой для принятия данных решений;

– определение необходимых действий для реализации принятых решений и определение круга лиц, которые должны обеспечить их выполнение;

– формулирование заданий для конкретных сотрудников, участвующих в процессе реализации управленческого решения, и доведение до них этих заданий;

– контроль исполнения заданий.

Очевидно, что большинство современных APM не может принять на себя функцию принятия управленческих решений, но они могут существенно облегчить и ускорить выполнение руководителем этой функции. В состав функционального программного обеспечения АРМ руководителя целесообразно включить как минимум следующие программные средства:

– текстовый процессор;

– табличный процессор;

– личная информационная система (органайзер);

– СУБД (для работы с базами данных по всем аспектам деятельности организации, для получения необходимой архивной и оперативной информации);

– прикладная экспертная система (по необходимости);

– Web-броузер;

– программа электронной почты.

При разработке АРМ специалистов необходимо, в первую очередь, учитывать характер выполняемых ими должностных обязанностей. Информационные потребности рядовых сотрудников, так же как и управленческого аппарата, зависят от таких факторов, как личные качества сотрудника и структура организации. Что касается личных качеств, значение имеет знание информационных систем и технологий, а также представление опотребности в информации. В области структуры организации существенную роль играет профиль ее деятельности. Например, хотя на крупном промышленном предприятии и в небольшой торговой фирме функции бухгалтерии по сути одинаковы, но конкретные задачи, выполняемые сотрудниками бухгалтерии, а также типы документов, с которыми приходится работать, могут сильно отличаться. Поэтому крайне важен правильный подбор и конфигурация программных продуктов для работы конкретной организации.

Рассмотрим состав программного обеспечения АРМ наиболее распространенных специальностей. Указанные ниже программы составляют минимальный набор программных средств для усредненного специалиста.

АРМ бухгалтера

Современный этап экономического развития общества оказывает значительное влияние на состав и содержание функций, выполняемых бухгалтером. От него требуется не только знание традиционного бухгалтерского учета, но и умение работать с ценными бумагами, обосновывать инвестиции денежных средств, иметь объективное представление об экономическом и финансовом состоянии организации и пр. В этом значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Применение средств вычислительной техники позволяет автоматизировать многие функции, выполняемые бухгалтером.

Основными функциями бухгалтерии являются;

– учет денежных средств в центральной кассе и на расчетном счете (счетах) организации в банках;

– учет расчетов с персоналом по оплате труда сотрудников;

– ведение расчетов с предприятиями-поставщиками, заказчиками, соисполнителями и пр.;

– учет товарных операций (для торговых организаций);

– учет материалов и основных средств, имеющихся в организации (большее значение имеет для промышленных предприятий);

– учет налогообложения;

– ведение сводной бухгалтерской отчетности.

Этот перечень функций бухгалтерии далеко не полон, он дает лишь общее представление о том, выполнение какого минимального круга задач должен обеспечивать программный комплекс АРМ бухгалтера.

Отдельный круг задач представляет собой обеспечение информационных связей бухгалтерии с внешними организациями. Это означает, что необходимо организовать своевременное получение сотрудниками бухгалтерии нормативных и методических материалов, а также передачу сводной отчетности соответствующим внешним организациям. К таким организациям относятся: вышестоящие органы власти и управления, налоговые инспекции, органы статистики и пр.

Желательно организовать межмашинный обмен информацией с банками в рамках системы «клиент – банк». Эта услуга предлагается тем банком, который обслуживает расчетный счет данной организации. Она заключается в предоставлении возможности управления этим счетом непосредственно из офиса организации. Программы системы «клиент – банк» позволяют реализовывать многие полезные функции: создание платежных поручений и передача их в банк по модему, получение выписок из расчетного счета и пр. Для обеспечения защиты передаваемых данных предусмотрено обязательное использование специальных средств защиты информации (шифрование, электронная подпись).

Использование такой системы имеет много положительных сторон. Она позволяет экономить время, ускорить обслуживание клиентов (за счет оперативного получения информации о поступлении на счет денежных средств). Также применение данной технологии позволяет избавить сотрудников от необходимости постоянных поездок в банк для осуществления платежей.

Таким образом, функциональное программное обеспечение APM бухгалтера должны составлять следующие программы:

– текстовый процессор;

– система обработки финансово-экономической информации;

– личная информационная система (органайзер);

– СУБД;

– программа электронной почты;

– программы, реализующие технологию «клиент – банк».

На современном российском рынке компьютерных программ представлено большое число комплексов для автоматизации бухгалтерского учета. Основным различием между программными продуктами является их ориентация на крупное, среднее или малое предприятие. Также программы выпускаются в локальном и сетевом варианте. Сетевые варианты несколько сложнее и дороже. Они требуют специального оборудования, операционных систем и др. Кроме того, организации для обслуживания сети необходим штат квалифицированных специалистов. Однако сетевые варианты удобны тем, что они включают функции по компьютерной обработке управленческой информации всей организации.

Для небольших организаций удобно использовать так называемые пакеты мини-бухгалтерии. Они предназначены для автоматизации работы небольшого штата сотрудников бухгалтерии, у которых нет ярко выраженной специализации по конкретным участкам бухгалтерского учета.

Данные пакеты рассчитаны на неподготовленных пользователей, они просты в освоении и работе. Основные возможности, предоставляемые такого рода программами следующие:

формирование ряда первичных бухгалтерских документов,

ведение журнала хозяйственных операций,

составление сводной бухгалтерской отчетности и пр.

Наиболее известными подобными программными продуктами являются: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер» и др.

Для более крупных предприятий малого и среднего бизнеса целесообразно использовать пакеты типа «Интегрированная бухгалтерская система». Эти пакеты позволяют вести автоматизированный учет по некоторым участкам в автономном режиме с последующим их объединением в единую сводную отчетность. Программные продукты такого типа являются логическим продолжением развития пакетов мини-бухгалтерии и получили наибольшее распространение. Хорошим качеством обладают такие пакеты, как «Парус», «Компех+», «Бемби+» и др.

Для организаций среднего и крупного бизнеса наилучшим образом подходят пакеты типа «Комплексная система бухгалтерского учета». Главной особенностью подобных программных продуктов является их модульное построение. При этом каждый модуль отвечает за выполнение функций определенного участка бухгалтерского учета. Все модули взаимосвязаны, что позволяет составлять сводные отчетные документы. Обычно подобные комплексы включают в свой состав следующие модули: «проводка – главная книга – баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет основных фондов, учет готовой продукции, учет затрат на производство, анализ финансового состояния организации и пр. Такие системы позволяют подключать новые модули и таким образом расширять комплекс и его функциональные возможности. При этом необходимо соблюдать условие взаимосвязанности всех компонентов системы. Наилучшим образом это достигается при покупке отдельных программных продуктов (модулей) у одной и той же фирмы.

На рынке бухгалтерских программ хорошо себя зарекомендовали пакеты типа «Комплексная система бухгалтерского учета» таких фирм, как «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Омега» и др. Организация автоматизированных рабочих мест руководителя и бухгалтера являются наиболее разработанными направлениями развития и внедрения компьютерных технологий в процесс управления предприятием. Однако функции других специалистов также могут быть выполнены более эффективно при внедрении компьютерных технологий. Рассмотрим некоторые из них.