Классификация работников офиса

Явно выделяются три группы.

Первая группа — руководители (ген. директора, администраторы, директора, начальники отделов и т.п.). Они решают, как правило, задачи четвертого и пятого классов (в зависимости от уровня управления).

Творческий элемент максимален, а рутинный — минимален. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов учреждения.

Основная форма деятельности — деловое общение. Для руководителя характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

ü деловые контакты —47%,

ü работа с документами — 29%,

ü телефонные переговоры — 9%,

ü командировки (поездки) —6%,

ü анализ проблем и принятие решений —4%,

ü прочее —5%.

Вторую группу составляют специалисты — работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.

Для специалистов характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

ü деловые контакты —23%,

ü работа с документами — 42%,

ü телефонные переговоры — 17%,

ü анализ проблем и принятие решений —4%,

ü прочее — 6%.

Эффективность функционирования учреждения в основном определяется продуктивностью деятельности, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты практически обеспечивают всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть незначительна.

Третья группа — технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clerks) — кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) т.п.

Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации.

К этой же группе относятся работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы — оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок.

Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.

Для специалистов этой группы характерно следующее распределение времени в течение рабочего дня:

ü работа с документами — 69%,

ü телефонные переговоры — 20%,

ü ведение учета —6%,

ü прочее —5%.