Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до за­кінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу, за винятком на­ступних випадків, коли вони надаються за бажанням працівника:

1) жінкам — перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

2) інвалідам;

3) особам віком до вісімнадцяти років;

4)чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;

5) особам, звільненим після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання;

6) сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівникам, які успішно навчаються в закладах освіти та ба­жають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, напи­сання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передба­чених навчальною програмою;

8) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації;

9) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

10)батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;

11)в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року.

Ряду працівників законодавством передбачено додаткові відпустки:за роботу в шкідливих умовах; з ненормованим робочим днем, які зайняті в окремих галузях народного господарства; в зв'язку з навчан­ням; в інших випадках, передбачених законодавством. Так, студентам-вечірникам вузів Ш та IV рівнів акредитації першого та другого курсів надається відпустка тривалістю 20 календарних днів, третього і наступ­них курсів — 40 календарних днів на рік на період установчих занять, виконання лабораторних робіт, здачі заліків та іспитів, а заочникам, не­залежно від рівня акредитації вузу, відповідно 30 та 40 календарних днів. Для здачі державних іспитів надається відпустка строком 30 календарних днів, а на період підготовки та захисту дипломних робіт для вузів нижчого рівня — 2 місяці, вищого — 4 місяці. Постановою

Кабінету Міністрів від 28.07.1997 № 634 окремим працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формою навчання, де навчальний процес має свої особливості, відпу­стка із збереженням заробітної плати додатково подовжується на 20 днів (театральне мистецтво, кіно- і телемистецтво) чи на 10 днів (культура, музичне мистецтво). Цим категоріям студентів, а також філологам (мова та література) щорічно надається також додаткова відпустка на 10 календарних днів без збереження заробітної плати.

Окремі працівники мають право на соціальні відпустки: взв'язку з вагітністю та пологами — 126 календарних днів (70 кален­дарних днів до пологів та 56 календарних днів після пологів, а жін­кам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи тривалістю 90 календарних днів до родів і 90 календарних днів після родів);при усиновленні новонародженого — 56 календарних днів; по догляду за дитиною віком до 3-х та 6-ти років. Такі відпустки оплачуються за рахунок спеціальних фондів (фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності).

Жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років, або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину, батьку, який виховує дитину без матері (у тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також особі, яка взяла дитину під опіку, надається щорічно додаткова оплачувана відпустка тривалістю 7 ка­лендарних днів без урахування святкових і неробочих днів.

Сума відпускних нараховується виходячи з середнього заробітку за 12 місяців, що передують відпустці (у перший рік 6 місяців). Зар­плату за 12 місяців, чи за менший період роботи, ділять на кількість календарних днів за ці місяці і множать на кількість календарних днів відпустки. Для визначення календарних днів у періоді з загальної кі­лькості днів у періоді віднімають кількість святкових та неробочих днів. До святкових днів відносяться: новий рік, Різдво Христове, 8 березня, 1 та 2 травня, 9 травня, 28 червня (День Конституції), 24 серпня (День Незалежності України). До неробочих днів належать один день (неділя) Паски та один день (неділя) Трійця.

Відповідно до п. 7 П(с)БО 26 "Виплати працівникам) виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Тобто, підприємства зобов'язані створювати резерв виплати відпусток, у тому числі на оплату додаткових відпусток у зв'язку з навчанням і творчих відпусток.

Схема документообігу та кореспонденції рахунків при наданні чергових відпусток за умови створення резерву виплати відпусток наведена на рис. 9.5.

На початку року на кожному підприємстві складається графік на­дання чергових відпусток з урахуванням потреб безперебійного за­безпечення виробництва та бажань працівників. Графік узгоджують з профспілковим комітетом чи іншою стороною, уповноваженою пред­ставляти колектив. Після узгодження графіка він затверджується на­казом по підприємству.

На підставі затвердженого графіка надання відпусток кожен мі­сяць видаються накази (розпорядження) про надання відпустки конк­ретним працівникам. Накази (розпорядження) можуть бути як групо­вими, так і індивідуальними. На підставі наказу робиться розрахунок відпускних. З наказом та розрахунком відпускних обов'язково озна­йомлюють працівника.