Фильтрация данных в таблице

Фильтр используется для поиска и отбора данных, просматриваемых в таблице или форме. Изменения, внесенные в отфильтрованные данные, сохраняются в таблице.

Работа с фильтрами осуществляется через пункт меню Записи, а также кнопки панели инструментов.

Способы фильтрации данных:

- Записи®Фильтр®Фильтр по выделенному – отбор записей, содержащих выбранные (помеченные курсором) данные. Возможна фильтрация только по одному полю.

- Записи®Фильтр®Исключить выделенное– все кроме выделенного.

- Записи®Фильтр®Изменить фильтр– произвольный фильтр. Возможен отбор данных сразу по нескольким полям.

При фильтрации могут быть использованы знаки <, >, а также And (И) и Or (ИЛИ). Текстовые данные заключаются в кавычки.

Также может использоваться символ подстановки * - замена любой последовательности символов. Например, В* - все данные, начинающиеся с буквы В.

Фильтр используется в случае, когда необходимо оперативно сделать выборку из таблицы в соответствии с определенными критериями. Фильтр может быть сохранен в виде запроса, а также создан из другого запроса.

Запрос используется для выборки и просмотра данных из одной или нескольких таблиц. Он может быть сохранен и повторно использован. На его основе может быть создана форма или отчет. Изменения, внесенные в отобранные данные, также сохраняются в таблице, на основе которой был создан запрос.

Формы

Форма – это диалоговое окно, электронный аналог бумажного бланка, предназначенный для просмотра и редактирования данных.

Элементы формы: Провести обзор элементов формы можно на примере любого диалогового окна, т.к. форма также является диалоговым окном (рис.5.8).

- Надпись – поясняющая запись, что надо ввести или выбрать (не редактируется).

- Поле – прямоугольный элемент в окне, куда помещается курсор и вводятся необходимые данные (можно впоследствии редактировать).

- Список – перечень доступных значений поля.

- Поле со списком – поле со значком €, который означает наличие выплывающего списка, для ввода значений поля.

- Флажок – элемент выбора, устанавливается щелчком мыши. С помощью флажков можно задать несколько параметров (например, в окне Шрифт можно поставить флажки в строки: все прописные и с тенью).

- Переключатели – также элемент выбора, но ставится только в одно положение из нескольких.

- Вкладка – одна из «страниц» диалогового окна.

- Кнопка – запускает программный модуль, выполняет какую-либо операцию.

Пример созданной формы (рис.5.9):

Способы создания форм:

I. Автоформа – самый простой способ создания формы. Виды автоформ:

- В столбец – отображаетв режиме формы только одну запись таблицы (рис.5.10)

- Ленточная – отображает несколько записей, поля которых образуют строки (рис.5.11)

- Табличная – данные отображаются также как в таблице. Такая форма используется для отображения подчиненных записей в связанных таблицах (рис.5.12).

II. Мастер форм – управляет процессом создания форм. Мастер позволяет задавать:

- поля для формы;

- порядок следования полей;

- вид формы;

- стиль оформления.

Для создания формы на базе нескольких таблиц сначала добавляются поля главной таблицы, а затем поля подчиненных таблиц.

III. Конструктор форм: создание произвольной формы (рисование «вручную» всех элементов формы). Все элементы формы вставляются инструментами панели элементов (рис.5.13), редактируются и форматируются как векторные объекты. Часто конструктор форм применяется для редактирования уже созданной формы. Это самый гибкий инструмент, но самый сложный.

Отчеты

Могут быть использованы для вывода данных на печать. Создаются обычно на основе таблицы или запроса. Отчеты удобно создавать с помощью мастера, а затем, если потребуется, редактировать в режиме конструктора.

Добавление элементов, а также их настройка осуществляется аналогично формам – через панель элементов (рис.5.13). Вставка дополнительных элементов (логотипы, рисунки и т.д.) на формы и отчеты производится через пункт меню Вставка.

Пример. Для создания отчета о количестве пациентов (рис.5.14), принятых каждым врачом, следует создать запрос, где будут подсчитываться пациенты для каждого врача (групповая операция для поля Фамилия_врача – группировка, для поля Фамилия_пациента – Count). Затем создается отчет мастером. В ходе работы мастера из созданного запроса выбираются поля, которые следует отразить в отчете, выполняется группировка по полю Фамилия_врача, в отчете задают ИТОГИ (SUM по полю Фамилия_пациента). После того, как отчет будет готов, его редактируют конструктором (рис.5.15). Редактирование элементов отчета строится по принципу работы с векторной графики).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте определение системы управления базами данных (СУБД).

2. Сформулируйте назначение систем управления базами данных.

3. Приведите примеры информационных систем.

4. Дайте определение базы данных, записи, поля, домена. В какой программе Вы ранее создавали простейшие базы данных?

5. Какая база данных называется реляционной?

6. Перечислите элементы MS Access. Какой из них является основным?

7. Назовите типы данных в таблице. Приведите для каждого типа пример (название поля и какими свойствами оно может обладать).

8. С какой целью задаются ключевые поля в таблице базы данных? Какими свойствами должно обладать ключевое поле?

9. Для чего используется мастер подстановок при создании таблиц? В каких случаях следует применить изменяемые списки, а в каких постоянные? Приведите примеры.

10. Перечислите типы отношений в реляционной базе данных. Приведите примеры.

11. Какие операции по обработке данных позволяют произвести отбор данных по заданным пользователем критериям?

12. Назовите разновидности запросов и их отличительные характеристики.

13. Что такое групповая операция в запросе? Приведите пример.

14. Сформулируйте назначение формы. Перечислите ее элементы.

15. Составьте примерный алгоритм создания отчета.

16. Для создания таблиц, форм, запросов, отчетов применяются мастер или конструктор. Какой инструмент Вы примените, если требуется отредактировать уже имеющийся элемент базы данных?