Ввод стандартных данных

Часто приходится в качестве данных вводить повторяющиеся значения. Чтобы ускорить процесс ввода таких данных и исключить ошибки при вводе одинаковых значений (а ошибка может впоследствии сказаться на поиске и отборе данных), используются классификаторы (списки), представленные в поле значком (рис.5.5).

Списки бывают постоянные с фиксированным набором значений и изменяемые – т.е. данные берутся из таблицы, которая может быть отредактирована. Например, список месяцев, пол – постоянный, а список производителей лекарственных препаратов, список врачей – изменяемый.

Создание постоянного списка:

1) открыть таблицу в режиме конструктора;

2) выделить поле, в которое данные будут подставляться из списка;

3) задать для него тип данных – мастер подстановок;

4) в мастере подстановок поставить переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений, [Далее];

5) ввести значения для списка.

Создание изменяемого списка

1) создать новую таблицу (для списка стандартных значений), содержащую только одно поле, в которой будут храниться значения для списка;

2) ввести значения (заполнить список);

3) закрыть таблицу со значениями списка (ключевое поле добавлять не следует);

4) открыть основную таблицу в конструкторе;

5) указать поле для подстановки;

6) задать для него тип данных – Мастер подстановок;

7) Указать «Объект … будет использовать значения из таблицы…»;

8) выбрать таблицу, а затем задать поле со значениями для списка;

9) если требуется в основной таблице запретить ввод данных, отличных от значений списка следует в свойствах на вкладке Подстановка задать «Ограничиться списком» = «Да».

Типы отношений между таблицами

Отношения между таблицами происходят по совпадающему полю, которое присутствует в обеих таблицах.

Между таблицами возможны 3 типа отношений:

1. «Один к одному»

2. «Один ко многим»

3. «Многие ко многим»

Рассмотрим каждый тип на примерах:

«Один к одному»

При такой связи каждой записи одной таблицы соответствует только одна запись в другой таблице. Данные в связываемых полях не должны повторяться. В свойствах связываемых полей в строке Индексированной поле выбрать ДА (совпадения не допускаются)

Пример: рассмотрим 2 таблицы: Пациенты и Мед_полиса с перечисленными ниже полями.

Связь осуществляется по одинаковому индексированному полю Номер_мед_полиса. Каждому пациенту соответствует единственная запись в таблице Мед_ полиса.

«Один ко многим»

Каждой записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице. Связываемое поле в главной таблице индексированное Да (совпадения не допускаются), в подчиненной таблице – Да (совпадения допускаются)

Пример:

Один пациент может несколько раз обращаться к врачу (а также один врач принимает многих пациентов). Таблицы связаны полями Код_врача. В главной таблице (Врачи) поле имеет индекс Да (совпадения не допускаются), в подчиненной таблице (Учет посещений) Код_врача – индекс Да (совпадения допускаются).

Отношение «один ко многим» используется очень часто.

«Многие ко многим»

Нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице. Для установления такой связи используется третья таблица. Данные в связываемых полях в главной и подчиненной таблицах могут повторяться.

Пример:

Склад медикаментов		Заказы
Код поставщика		Код аптеки-заказчика
Лекарственный_ препарат	∞ ∞	Лекарственный_ препарат
Производитель		Количество
Форма_выпуска		Дата_заказа
Цена
Срок_поставки

Лекарственные препараты могут быть у разных поставщиков, производителей, и с разной формой выпуска (таблетки, капсулы, растворы для инъекций и т.д.). Кроме того, каждый из препаратов может быть заказан разными аптеками. Поэтому связь между данными таблицами «многие ко многим» по полю Лекарственный препарат. Третьей таблицей будет служить, например, таблица Поставщики, в которой можно задать реквизиты поставщиков (название фирмы, адрес, директор, телефон)

Процесс связывания таблиц:

1) настроить связываемые поля в главной и подчиненной таблице (индексирование, название поля), закрыть обе таблицы;

2) выполнить команду Сервис®Схема данных;

3) добавить связываемые таблицы;

4) прижать левую кнопку на связываемом поле в главной таблице и переместить на аналогичное поле в подчиненной;

5) установить флажки:

- Обеспечение целостности данных (средство защиты данных по полям связи от «висячих» записей в подчиненной таблице),

- Каскадное обновление связанных полей (позволяет при изменении значения в ключевом поле главной таблицы автоматически изменять соответствующее значение в связанных записях),

- Каскадное удаление связанных полей (позволяет при удалении записи из главной таблицы автоматически удалять и все связанные с ней записи в подчиненной таблице)

6) Нажать кнопку [Создать], закрыть окно Схема данных с сохранением.

Редактирование связи:

1) открыть окно Схема данных;

2) выполнить двойной щелчок по связи (соединяющей линии).

Удаление связи:

1) открыть окно Схема данных;

2) нажать {Delete}.