Организация делопроизводства

Никакая управленческая деятельность не может обходиться без создания, оформления и движения документов. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок которого регулируется ведомственными правовыми актами.

Делопроизводство в органах прокуратуры – это совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре. Термин «делопроизводство» появился в русском языке в XVII в. и означал «дело производить» (подразумевалось юридическое дело). «Дело» в XVI в. означало «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу[33].

Приказом Генерального прокурора РФ от 29.12.2011 N 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации».

Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства во всех органах и учреждениях прокуратуры РФ и определяет порядок приема документов, их учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения и контроля за их исполнением, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования. Согласно п.1.5 данной Инструкции общее руководство делопроизводством осуществляет руководитель прокуратуры. Первичную обработку поступившей в органы прокуратуры корреспонденции проводят работники делопроизводственной службы (канцелярии), в связи с чем, особую значимость представляет подготовка квалифицированных специалистов в области делопроизводства для органов прокуратуры. Как показывает практика, до сих пор профессиональная подготовка делопроизводителей не налажена, на должности секретарей принимаются лица, не имеющие специального образования. Естественно, в создавшихся условиях трудно рассчитывать на серьезные успехи делопроизводства в прокуратуре.

Ответственность за организацию делопроизводства в городских, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцелярией) и другие работники канцелярии. Все работники городской (районной) прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству в части, касающейся их служебных обязанностей. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

От своевременной обработки и четкости движения документов, поступивших в городскую (районную) прокуратуру, зависит скорость получения информации, необходимой для принятия следственного либо прокурорского решения.

Прокурор обязан уделять большое внимание документообороту, принимать меры для сокращения сроков прохождения документов. Хорошо налаженная система регистрации, обработки, рассмотрения, прохождения документов и контроля за их исполнением позитивно влияет на всю деятельность аппарата прокуратуры, позволяя существенно экономить время и средства.

Все документы (обращения, письма, указания, поручения и
т. д.), поступившие в прокуратуру города (района), подразделяются на три потока: входящие, исходящие и внутренние.

Объем документооборота в основном звене прокурорской системы составляет количество документов из всех потоков. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

рассмотрение документов прокурором;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка;

подшивка документов в дело.

Движение любого документа, поступившего в прокуратуру района (города), начинается с канцелярии. Как правильно отмечают В. И. Шинд и В. Т. Михайлов, функции, выполняемые канцелярией в органах прокуратуры, являются более сложными и ответственными, чем во многих других учреждениях. Деятельность секретарей и других технических работников прокуратуры непосредственно связана с укреплением законности. Поэтому недооценка роли канцелярии в оперативной деятельности прокуратуры может причинить существенный вред нормальному функционированию этого важного государственного органа[34]. Ни один работник прокуратуры не вправе рассматривать или разрешать любой документ, не зарегистрировав его в канцелярии. Обращения, жалобы, заявления граждан и учреждений, дела, надзорные производства и другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой на регистрационных карточках.

В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК «Надзор» указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

Прием документа предполагает, прежде всего, проверку правильности доставки, целостности упаковки, наличия вложений. Если канцелярией установлено, что корреспонденция поступила в прокуратуру района (города) ошибочно, то работник канцелярии либо направляет ее по принадлежности, либо возвращает в почтовое отделение. Заведующий канцелярией проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов и наличие приложений. В случае, если в корреспонденции отсутствуют листы либо приложения, работник канцелярии ставит в известность отправителя письма и составляет акт об отсутствии вложений при вскрытии корреспонденции. В специально предусмотренных случаях при вскрытии корреспонденции, поступившей в городскую (районную) прокуратуру, работники канцелярии должны сохранять конверт либо ту часть упаковки, на которой написаны почтовые реквизиты.

Это делается в случаях, если:

дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки либо получения документа (судебные повестки, кассационные жалобы, протесты и представления, исковые заявления, жалобы граждан);

на документе не поставлена дата;

дата на документе о его регистрации либо дата его составления значительно отличаются от даты получения документа;

адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

в конверте отсутствуют отдельные документы, либо канцелярией установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, в этом случае конверт присоединяется к документу и поступает в дело вместе с ним.

Поступившие в канцелярию документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые; на регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении (на практике это штамп с автоматическим нумератором). Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы. На документах, поступивших из учреждений, штамп проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы. В прокуратуру могут поступать документы, не подлежащие вскрытию (с пометкой «Прокурору лично»), на такой корреспонденции штамп ставится на обратной стороне конверта. Бандероли, посылки, ценные письма учитываются в специальной книге учета ценных писем, посылок, бандеролей.

Предварительное рассмотрение и распределение документов – это установление структурного подразделения (должностного лица), куда (кому) документ передается на рассмотрение (исполнение).

В процессе предварительного рассмотрения и распределения документов работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему в прокуратуру документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу. Если документ имеет конкретного адресата (указана фамилия), название структурного подразделения, то он сразу направляется исполнителю.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.

Заведующий канцелярией, в обязанности которого входит предварительное рассмотрение документов, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру информации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Регистрация, учет документов и дел – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения присвоением ему порядкового номера.

Регистрация и учет поступающих в городскую (районную) прокуратуру обращений проводится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Регистрация придает юридическую силу документу, фиксируя факт его создания или получения. Регистрации подлежат в первую очередь документы особого контроля, а также поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Изъятая из ящика «Для обращений и заявлений» корреспонденция регистрируется в общем порядке.

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.

Входящие документы регистрируются только на карточках либо компьютерах. Применяемая в отдельных случаях журнальная форма регистрации нежелательна в связи с тем, что ей присущи следующие недостатки:

формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

сложность ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы,

обязательная многократная регистрация и отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из других прокуратур, а также учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. В прокуратуре города (района) корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документа карточка хранится в канцелярии в контрольной картотеке, после исполнения документа работник канцелярии оформляет (заполняет соответствующие графы) карточку, которая переставляется в картотеку исполненных документов. Срок хранения карточки три года.

Одна из важнейших целей регистрации корреспонденции в прокуратуре первичного звена прокурорской системы – создание банка данных о документах. Заведующий канцелярией (секретарь), на которого возложены соответствующие полномочия, обязан в кратчайшее время (буквально в течение нескольких минут) ответить прокурору либо иному должностному лицу на два вопроса:

У какого работника, где и в какой стадии работы находится конкретный документ?

В каких документах (нарядах, журналах учета, материалах проверки можно найти информацию по конкретному вопросу)?

Важнейшей задачей службы делопроизводства является владение всей совокупностью информационно-документальных ресурсов прокуратуры города (района). Именно для выполнения этой задачи в регистрационные формы заносятся все данные о документах.

Целесообразно и желательно ведение системы регистрации, а также информационно-справочной работы с использованием компьютеров. Наличие в городской (районной) прокуратуре автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания. К сожалению, материальные возможности прокуратур ограничены и подобных систем пока еще мало.

Одна из основных функций прокурора городской (районной) прокуратуры – это рассмотрение документов.

Вся корреспонденция, поступающая в прокуратуру, после регистрации направляется прокурору. Он обеспечивает оперативное рассмотрение документов; доводит их до исполнителей в день поступления; осуществляет контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов в реальные сроки. Документ доводится до исполнителя указанием прокурора, которое оформляется в виде резолюции на самом документе. Присланные для согласования документы рассматриваются в первую очередь.

Направление на исполнение – это передача документа ответственному исполнителю под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями осуществляется также под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Срочные документы передаются незамедлительно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Контроль за исполнением документов – это обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.Он может быть текущим и предупредительным. Форма контроля выбирается прокурором исходя из возможностей конкретной прокуратуры. В городской (районной) прокуратуре сегодня наиболее распространена ручная, «сроковая» картотека, по которой легко можно узнать, что и к какому дню должно быть исполнено.

Текущий контроль – это каждодневный контроль за исполнением документов, находящихся в производстве прокуратуры. Его осуществляют прокурор района, заведующий канцелярией и сотрудники прокуратуры, которым поручена работа с этим документом. Форма контроля избирается в соответствии с возможностями конкретной прокуратуры.

Самый рациональный контроль за исполнением документов – контроль с использованием компьютерной техники. Однако не достаточное материально-техническое оснащение сдерживает распространение этой формы контроля в органах прокуратуры.

Текущей контроль, как правило, является обязанностью работников канцелярии, которые должны ежедневно (в начале рабочего дня) проверять сроковую картотеку. Для этого карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, сотрудник канцелярии уточняет, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее установившим его.

Параллельно с текущим ведется предупредительный контроль. Предупредительный контроль – это контроль, проводимый по карточкам с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает через три дня. Он вменен в обязанности заведующему канцелярией, который проверяет сроки исполнения документа, о чем докладывает прокурору либо его заместителю и предупреждает конкретных исполнителей. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение любого задания будет обязательно проконтролировано в срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную или ведомственную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа. Если документы поступили из других организаций, сроки их исполнения исчисляются с даты поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района на основании срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись ответственного исполнителя, дата.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа, его оформление;

согласование, представление на подпись (утверждение) прокурору района;

подготовку к пересылке адресату.

Кроме ответственного исполнителя все остальные исполнители также несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.). Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа несут в равной мере все работники, указанные в резолюции.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это фиксируется на обратной стороне карточки.

Исполненные документы передаются работникам канцелярии в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении в день подписания документа. Отметки прокуроров об исполнении должны быть подписаны и датированы. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, либо имеются другие нарушения требований Инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку. При необходимости о данном факте уведомляется прокурор.

При приеме документа для отправки работник канцелярии должен проверить правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адреса, наличие в документе всех страниц и приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

Работник канцелярии, принявший документ для отправки, на втором экземпляре делает об этом отметку. Обычно это подпись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки документ может быть помещен в надзорное производство или наблюдательное производство. При отсутствии подобной отметки в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, желательно отправлять с нарочным под расписку в книге учета документов.

После исполнения документы подшиваются, а затем группируются в надзорном производстве. Правильное формирование дел способствует быстрому поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При направлении жалоб и обращений для разрешения в другие инстанции с контролем работники канцелярии заводят надзорные производства. Иногда на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу в прокуратурах заводится несколько надзорных производств, они должны быть объединены в одно, которому присваивается номер производства, заведенного ранее других. В надзорном производстве документы группируются в течение нескольких лет, т. е. времени, пока идет переписка по данному делу. В городской (районной) прокуратуре учет надзорных производств ведется по книге учета надзорных производств по жалобам, уголовным и гражданским делам, спец. донесениям.

В органах прокуратуры организация регистрации и учета уголовных и гражданских дел, материалов проверок, их сохранность имеют особое значение. Указанные документы, истребованные прокурором в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста либо представления в порядке надзора, а также уголовные дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения, учитываются в книге учета, а затем регистрируются в алфавитной картотеке, после чего передаются исполнителям под роспись в книге учета дел вместе с подобранными надзорными производствами. По делам, истребованным в порядке надзора, запросы направляются за номером надзорного производства, а для изучения или обобщения – за номером дела по номенклатуре. Если по результатам изучения отменяется ранее состоявшееся по делу решение, материалы регистрируются в алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство. Уголовные дела, поступившие из других органов, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в отдельной книге учета следственных дел. Основанием для регистрации и учета является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятая к производству. С момента поступления в городскую (районную) прокуратуру постановления о возбуждении уголовного дела на него заводится надзорное производство. Вся дальнейшая переписка по данному делу ведется за номером надзорного производства.

Все сотрудники прокуратуры, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и уголовных дел. Документы хранятся в личных сейфах оперативных сотрудников или в специально отведенных помещениях канцелярии, архива и должны опечатываться личными печатями. В случае утечки информации, утраты уголовных дел, документов, бланков, печатей, штампов в обязательном порядке проводится служебное расследование, по результатам которого к виновным принимаются меры дисциплинарного воздействия либо иного характера вплоть до возбуждения уголовного дела.

Уголовные дела хранятся в сейфах у оперативных сотрудников прокуратуры, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от внешних воздействий. Во избежание утраты категорически запрещается передавать дело без документального оформления даже на короткий срок. Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовные дела, надзорные производства) допускается в исключительных случаях только с разрешения городского (районного) прокурора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа либо акта о причинах выдачи подлинника. Передача документа или его копии сторонним организациям допускается также с разрешения прокурора. В случае, если работник прокуратуры отбывает в командировку, уходит в отпуск, увольняется либо перемещается по службе, все имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию прокурора.