Інформаційні процедури

З економічною інформацією виконують багато операцій, які за ознакою подібності і цільових функцій об'єднуються в інформаційні процедури (процеси). Усі процедури можна поділити на три стадії відтворення інформації: збір, переробка і споживання - рис. 12.

Рис. 12. Склад основних інформаційних процедур

Стадія збору передбачає первинне сприйняття і прийом інформації. Первинний збір означає сприйняття (зняття) інформації, яка виникає в результаті діяльності джерел інформації. Прикладом таких джерел є переважно виробничо-господарська діяльність, а також діяльність директивних органів управління, індивідуальні дії людини. При первинному зборі ставиться мета виявити об'єктивно інформацію і відповідним чином її подати. Тому первинний збір інформації супроводжується поданням, хоч останнє слід розглядати як самостійну процедуру. Економічна інформація при первинному зборі передусім реєструється, але може подаватися й інакше.

Первинний збір даних супроводжується часто також вимірюванням відображуваних явищ (предметів, фактів), що приводить на практиці до одночасного виконання операцій сприйняття, вимірювання, подання даних. У комп'ютерних ІС головна увага приділяється первинному збору вхідних (первинних) виробничо-господарських даних, оскільки ця процедура вельми складна.

Прийом зареєстрованих даних, наприклад директивних, вторинних - це різновид збору інформації. Відповідна процедура супроводжується звичайно оформленням інформації, що надходить, і визначенням напрямків її подальшого використання.

На організацію збору даних впливають характер і поводження джерела інформації, вимоги негайного або з відомою часткою запізнення відображення діяльності, форма подання інформації (тип носія, вид засобів відображення), методологія функціонування управлінських робіт, структура інформації і т. ін.

При зборі даних ставиться головна мета - дістати точне, своєчасне, достовірне і повне відображення явищ економічного життя, директивних та інших завдань.

Зібрана або здобута інформація входить до стадії перетворення. Інформація змінюється у просторі, часі, а також з формально змістового боку. Відповідно…. вирізняють три інформаційні процедури цієї стадії: передача, зберігання, обчислювальна обробка даних.

Інформація, що передається, змінюється у просторі. Розрізнюють кілька варіантів процедури залежно від того, яка інформація - письмова чи звукова - має бути передана, зареєстрована на носіях або у формі сигналів по каналах провідного зв'язку тощо. У комп'ютерних ІС основні варіанти передачі такі: фізичне переміщення носія і дистанційна передача по телефонно-телеграфічних каналах. У свою чергу, носії можуть передаватися кур'єром, транспортними засобами, через пошту. Такими прийомами забезпечується передача не лише документованих даних, а й інформації, які зареєстровані на машинних носіях. При передачі інформації в середині об'єкта управління переважає варіант кур'єрського зв'язку або безпосереднього спілкування поміж управлінськими працівниками. Для зовнішньої передачі використовуються установи міністерства зв'язку і технічні засоби.

При дистанційній передачі по каналах можуть передаватися вхідні дані задач, які підлягають автоматизованому розв'язуванню (джерело інформації - вузол обробки) і результати розв'язування задач (вузол обробки - користувач). Такий різновид дистанційної передачі називають двобічним (двостороннім). Якщо по каналах зв'язку передаються лише вхідні дані для обробки на ЕОМ, то дистанційна передача називається однобічною. У такому разі результати розв'язування задач передаються користувачеві на носіях інформації.

Дистанційна передача може вестись і між органами управління підприємств, установ, міністерств, відомств. Для цього необхідно встановити прямий провідний зв'язок між ними або використати спеціальне обладнання (факс, абонентський телеграф тощо).

Процедура зберігання інформації реалізується також кількома варіантами залежно від форми подання інформації, застосованого для зберігання інформації обладнання, терміну зберігання та інших критеріїв. Існує кілька варіантів зберігання інформації, основними з них є зберігання в пристроях пам'яті ЕОМ та архівне дострокове зберігання.

Процедура зберігання інформації звичайно закінчується пошуком відповідних їй одиниць для подальшого використання. Пошук органічно пов'язаний зі зберіганням інформації, але він являє собою особливу інформаційну процедуру. У процесі зберігання інформація може втрачати свою цінність під впливом фактора часу або через зміну деяких умов. Іноді це призводить до вилучення одиниць інформації, їх знищення, але частіше одиницям інформації присвоюється нове сучасне значення. Така операція відома під назвою актуалізації даних. Це також самостійна інформаційна процедура. Завдяки актуалізації значення окремих одиниць інформації постійно підтримуються на заданому рівні.

Обробка інформації необхідна для заміни її одиниць за формою (структурою) і значенням і полягає вона в одержанні передусім результатної (вихідної) інформації. Досягається це за допомогою великої кількості арифметичних (додавання, віднімання, множення, ділення і т. ін.) і логічних (операції математичної логіки, порівняння, упорядкування, сортування і т. ін.) операцій. Ведеться обробка не лише інформації, а і її структурних утворень, а також інформаційних відношень.

Процедура обчислювальної обробки інформації часто супроводжується й операцією пошуку, з якою пов'язана також процедура збереження даних.

Обчислювальна обробка є провідною як за обсягом, так і за значущістю в комп'ютерних інформаційних системах. Отже, не випадково, що часто під словосполученням "обробка даних" розуміють систему, яка орієнтована на всю сукупність інформаційних процедур. Інформаційна система обробки даних охоплює не лише всі операції обробки, а й процедури збору, передачі, зберігання інформації і т. ін.

Стадія споживання інформації передбачає одержання "готового продукту" - результатної інформації та її використання. Використання такої інформації (якщо не брати до уваги технологічних цілей) виходить за рамки звичайних інформаційних систем. У системах підтримки прийняття рішень (СППР) і цей процес автоматизовано. Вихідна інформація призначається головним чином для управлінських рішень, їх формування, підготовки й прийняття, а також для директивних органів і вищих органів управління тощо.

Оскільки споживання інформації передбачає і нове залучення її до процесів збору і переробки, то доречно говорити про кругообіг економічної інформації. Основні інформаційні процедури підкреслюють цей момент. Зауважимо, що існують ще й такі важливі й необхідні процедури: подання інформації (реєстрація первинна і повторна і т. ін.), кодування, розмноження, ідентифікація, агрегування і дезагрегування і т. ін.

Слід наголосити, що склад інформаційних процедур конкретизується у процесі реалізації різних функціональних управлінських робіт на об'єктах господарювання. Так, при автоматизації бухгалтерського обліку вирізняють первинний облік (збір і передача даних) та безпосередньо обліковий процес, який містить стадії обробки даних і споживання облікової інформації. У процесі аналізу господарської діяльності можна вирізнити формування інформації для економічного аналізу та аналітичні розрахунки (обробка даних), вироблення управлінських рішень.

Зауважимо, що інформаційні процедури виконують звичайно в їх поєднанні, створюючи єдиний технологічний процес.