Тема 3: Документирование в управленческой деятельности

Цель: Рассмотреть деловое общение как процесс деловой коммуникации, изучить основы документирования

Вопросы:

1. Документирование управленческой деятельности, понятия «документ», система документации

2. Письменные виды деловой коммуникации и понятия «документирование» и «делопроизводство»

3. Классификация документов

4. Унифицированная система документации, унификация и стандартизация документов

Ключевые слова: управление организацией, документирование, делопроизводство, унификация, стандартизация, деловое (служебное) письмо

Управление организацией можно представить как процесс получения информации, её обработки, принятия решения и доведения до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Часть информации, используемой в управлении организацией, фиксируется в документах. Многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, договор, докладная или служебная записка, акт, заявление, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность, деловые письма, отправленные по факсимильной связи, по электронной почте и др.

Термин «документ» от латинского «поучительный пример», «способ доказательства». Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (в соответствии с ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Процесс создания документов называется документированием; деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами называется делопроизводством или документационным обеспечением. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назанчения, вида, сферы, деятельности, единых требований к их оформлению.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам и сходства ли различия. В современном делопроизводстве используются следующие признаки классификации документов:

По способу передачи содержания подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись);

по технике воспроизведения могут быть получены ручным, механическим, с помощью технических средств (кино-, фото-, фонодокументы, электронные );

по видам деятельности выделяют специальные (учетные, плановые, статистические и др.), документирующие специальные стороны деятельности организаций

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация (приведение документов к единообразию и форме) и стандартизация (установление общегосударственных норм и требований к документам, обязательных к использованию для всех организаций) документов предполагает определенные бланки документов и правила оформления реквизитов документов. Три группы организационно-распорядительной документации: организационные (устав, положение, инструкции, правила внутреннего распорядка и др.); распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.); справочно-информационные документы (служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.). Личные документы (заявления, резюме, автобиография, расписка, доверенность и др.).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)устанавливает следующие виды распорядительных документов: постановления, решение, приказы, распоряжения, указания.

Постановления принимаются Верховным Советом Республики Беларусь и Советом Министров Республики Беларусь. Распоряжения – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции. Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацей исполнения правовых актов. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы и распоряжения делятся на три вида:

По основной деятельности;

По личному составу;

По административно-хозяйственным вопросам;

Постановления и решения на два вида:

По основной деятельности;

По личному составу.

В состав справочно-информационных документов входят докладная и объяснительная записка, протокол, акт, справка, все виды переписки, которую составляют служебные письма – обобщенное название разных по названию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Классифицируются письма по содержанию и назначению на: гарантийные; рекламные; коммерческие (три вида: запроси ответы на него; оферта (предложение одного лица другому с целью заключить договор) т и ответа на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее); сопроводительные; информационные; приглашения; подтверждения; напоминания и др.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложение составителя. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты, события.

Реквизиты – информационные элементы, которые несут сведения о самом документе и являются обязательными. Оформляются документы на бланках. Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

Реквизиты бланков [3; с. 19]

Выводы:Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к документационному обеспечению управления. Организационно-распорядительные документы оформляются на основании требований СТБ 6.38-2004. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме, способом документирования и др.

Литература:

1. Бороздина, Г.В. Психология делового общения: учебное пособие /Г.В. Бороздина.– М.: ИНФРА-М, 2000, - 224с.

2. Коммуникация в социально-гуманитарном знании, экономике, образовании: материалы II Междунар. Науч.-практ. конф., 13-14 нояб. 2008 г., Минск / ред. совет: А.В. Рубанов (пред.) [и др.] – Минск: Изд. Центр БГУ, 2008. – 256 с.

3. Мусаткова, Н.М. Деловая документация: учеб. пособие / Н.М. Мусаткова. – Минск: Беларус. Энцыкл. Імя П. Броўкі, 2009. – 128 с.

Лекция 4