Редагування і форматування робочих листів Mіcrosoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її введення в комп’ютер. У електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних і формули.

Введення даних здійснюється в три етапи:

– виділення комірки;

– введення даних;

– підтвердження введення (натиснути клавішу Enter).

Після того, як дані введені, їх потрібно представити на екрані в певному форматі. Для поданняданих в MS Excel існують різні категорії кодів форматів.

Для редагування даних в комірці необхідно двічі клацнути на комірці і провести редагування або виправлення даних.

До операцій редагування відносяться:

– видалення і вставка рядків, стовпців, осередків і листів;

– копіювання і переміщення осередків і блоків осередків;

– редагування тексту і чисел в осередках

До операцій форматування відносяться:

– зміна числових форматів або форми поданнячисел;

– зміна ширини стовпців;

– вирівнювання тексту і чисел в осередках;

– зміна шрифту і кольору;

Вибір типу і кольору межі

– Заливка осередків

– Введення чисел і тексту

Будь-яку інформацію, яка обробляється на комп’ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа і текст за умовчанням Excel вводить у форматі Загальний.

Введення тексту

Текст - це будь-яка послідовність введених в комірку символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в комірці по лівому краю.

Щоб ввести текст, виділіть комірку і наберіть текст з клавіатури. Комірку може вміщати до 255 символів. Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділите комірки, а потім виберіть команду Формат / Комірки. Далі виберіть вкладку “Число” і в списку форматів, що з’явився, виберіть Текстовий. Ще один спосіб введення числа як тексту – це ввести перед числом символу апострофа. Якщо текст не поміщається в комірку, то необхідно збільшити ширину стовпця або вирішити перенесення по словах (Формат / Комірки, вкладка Вирівнювання).

Введення чисел

Числові дані – це числові константи: 0 - 9 +, -, /,*, Е %, крапка і кома. При роботі з числами необхідно уміти змінювати вид чисел, що вводяться: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.

Excel самостійно визначає чи відноситься введена інформація до числа. Якщо введені в комірку символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення в комірку вони вирівнюються по лівому краю комірки, а якщо символи утворюють число – те по правому краю комірки.
Числа в Excel відображаються в категоріях Числовий, Експоненціальний, Фінансовий, Грошовий, Процентний, Дріб.

Введення послідовних рядів даних

Під рядами даних подрозуміваються дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов’язково повинні бути числовими.

Для створення рядів даних необхідно виконати наступне:

1. Ввести в комірку перший член ряду.

2. Виділити область, де буде розташований ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і у цей момент, коли білий хрестик переходить в чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи натиснутою кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того, як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними. Можна побудувати ряд даних і іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести уручну другий член ряду, виділити обидва комірки і продовжити виділення до потрібної області. Два перші комірки, введені уручну, задають крок ряду даних.

Форматування даних

Дані в MS Excel виводяться на екран в певному форматі. За умовчанням інформація виводиться у форматі Загальний. Можна змінити формат поданняінформації у виділених осередках. Для цього виконаєте команду Формат / Комірки.

З’явиться вікно діалогу “Формат осередків”, в якому потрібно вибрати вкладку “Число”. У лівій частині вікна діалогу “Формат осередків” в списку “Числові формати” приведені назви всіх використовуваних в Excel форматів.

Для формату кожної категорії приводиться список його кодів. У правому вікні “Тип” ви можете проглянути всі коди форматів, які використовуються для уявлення на екрані інформації. Для поданняданих ви можете використовувати вбудовані коди форматів MS Excel або ввести свій (призначений для користувача) код формату. Для введення коду формату виберіть рядок (всі формати) і введіть символи коду формату в поле введення “Тип”.

Стиль подання даних

Одним із способів впорядкування даних в Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат / Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу “Стиль”.