Интерфейс табличного процессора MS Excel. Основные различия между Word и Excel

Интерфейс табличного процессора MS Excel во многом схож с интерфейсом Word. Это касается как главного меню, так и панелей инструментов. Остановимся на некоторых деталях, которые отличают Excel от Word (кроме, разумеется, того, что Word представляет собой текстовый, а Excel – табличный процессор). Например, поддержка несколько иных, чем у Word, форматов файлов при открытии и сохранении документов. Нет линейки форматирования. Иначе задаются параметры страницы. Отсутствует понятия абзаца и все, что с ним связано. Нет автоматической расстановки переноса слов в документе. Отличие наблюдается также в некоторых кнопках на панелях "Стандартная" и "Форматирование". Наличие других, чем у Word, панелей инструментов (например, таких панелей, как "Сводные таблицы", "Диаграммы").

В Excel отменить последнее действие (с помощью меню "Правка" или комбинации клавиш [Ctrl]+[Z]) невозможно, если документ уже сохранен. В то время, как в Word отменить последнее действие можно и до и после сохранения документа.

Основное назначение Excel – выполнение вычислений главным образом в табличном виде, сопровождаемых несложным текстом (который может быть набран различными шрифтами и содержать шрифтовые эффекты). Основное назначение Word – это подготовка текстовых документов различной степени сложности – от простого заявления и служебной записки до научных публикаций, содержащих сложное форматирование, формулы, таблицы и рисунки, журнальных статей, книг, пособий, диссертаций и т.д.

Тем не менее, такие операции, как запуск Excel, открытие и сохранение документов, работа с главным меню и ряд других выполняются по образу и подобию с Word.

Формулы в MS Excel

Табличный процессор MS Excel предназначен для реализации различных вычислений. Вычисления организуются с помощью формул.

Любая формула MS Excel начинается со знака "=". Формулу можно определить следующим образом.

1) константа или ссылка на ячейку является формулой; при этом константа может быть записана без знака "=";

2) если А и В – формулы, то новыми формулами будут:

=А+В (сумма формул является формулой);

=А-В (разность формул является формулой);

=А*В (произведение формул является формулой);

=А/В (частное формул является формулой);

=A<B, =A<=B, =A=B, =A<>B, =A>B, =A>=В (неравенство с любыми двумя формулами также является формулой);

любая функция, аргументами которой являются формулы (или формула, либо у этой функции отсутствуют аргументы), также будет формулой;

3) других формул нет.

После записи формулы в соответствующую ячейку выводится результат вычислений по этой формуле (если в меню Сервис>Параметры…>Вид не установлен флажок в поле "Формула").

При записи формулы может возникнуть та или иная ошибка, которая получается либо в результате использования недопустимых символов при записи самой формулы, несоответствия скобок в выражении или как результат некорректного выполнения вычислений. Перечень некоторых часто встречающихся ошибок приведен в следующей таблице:

Некоторые ошибки MS Excel предлагает исправить, если "видит", что формула записана "почти правильно". Например, если обнаружено несоответствие скобок. Формула, предлагаемая MS Excel, может отличаться от той, которую первоначально желал ввести пользователь, поэтому всегда есть возможность либо отказаться от предлагаемого варианта формулы, либо подтвердить его. Например:

Вариант, который предложен программой, с точки зрения правил записи MS Excel не содержит ошибок, но отличается от требуемого. Поэтому в данном случае следует отказаться от предлагаемого программой варианта и попытаться внести исправления самостоятельно.

Если основная формула не содержит ошибок, но ссылается на другую формулу, которая записана с ошибкой, то и основная формула выведет ту же ошибку. Внесение исправлений во второй, "внутренней", формуле устранит ошибку и в основной формуле. Подобные ошибки обычно называются "наведенными".

При выполнении операции автозаполнения может происходить (а может и не происходить) настраивание формулы. Это зависит от того, содержит ли формула ссылки на ячейки и как эти ссылки записаны. Исключение могут составлять такие функции, как, например СТРОКА() и СТОЛБЕЦ(), которые не содержат ссылки на ячейки, но будут изменять свои значения при автозаполнении: первая – при вертикальном, вторая – при горизонтальном.

Схема "работы" процесса настраивания формулы при вертикальном автозаполнении приведена в следующей таблице (вычисление значения кубического корня на отрезке [-2;2] с шагом 0,2):

В приведенном примере в столбце А записаны формулы со ссылкой, содержащей абсолютную строку C$2; по таким ссылкам формулы не настраиваются в вертикальном направлении. При выполнении горизонтального автозаполнения формула не будет настраиваться по ссылкам, записанным с абсолютными столбцами (например, $C2). Если же адрес ячейки, на которую ссылается формула, содержит абсолютные и строку и столбец (например $C$2), то по такой ссылке формула не будет настраиваться ни в каком из направлений.