Прочитайте иностранные выражения, используемые в русской речи и литературе. Объясните, как вы их понимаете. Вспомните ситуации, в которых используются эти выражения.

Alma mater. Alter ego. A priori. Bon ton. Carte blanche. Cherche la femme. Comme il faut. Finit a la commedia. Force majeurе. Happy end. Homo sapiens. Idee fixe. In vinа veritas. Mauvais ton. Notre-dame. Perpetuum mobile. Post scriptum. Post factum. Pro et contra. Salto mortale. Tete-a-tete.

РАЗДЕЛ 3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

3.1. СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебные записки — документы, которые обычно используют для оформления письменных сообщений в структуре организации.

В крупных организациях служебные записки помогают поддерживать связь между различными подразделениями организации.

Служебные записки выполняют множество функций: с их помощью доносят информацию до сведения руководства, объясняют производственные ситуации, передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами; их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз.

Служебная записка – это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации. Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми, существуют в форме писем или служебных записок.

Выделяют три типа служебных записок: объяснительные, докладные, служебные. По составу реквизитов все виды записок сходны между собой.

3.1.1. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это документ, который составляется по требованию руководителя для пояснения ситуаций, возникающих в процессе производственной или трудовой деятельности.

Обычно необходимость в таких документах возникает в случае нарушений производственной дисциплины, дисциплинарных нарушений, проступков и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку, которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

Работник не обязан писать объяснительную записку, но если он этого не сделает по требованию руководства, то работодатель может составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения необходимо: возможно, никакой вины на работнике нет.

Работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания. Кроме того, поскольку установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня, работодатель может письменно уведомить работника о необходимости написания объяснительной записки. Такое уведомление будет свидетельствовать об отправной дате, а также о том, что права работника не были нарушены.

В случае, когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка обычно пишется от руки и адресуется руководителю, который ее потребовал. Оформление даты составления объяснительной записки крайне важно, поскольку дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске.

Внутренние объяснительные записки традиционно оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4. Если же документ внешний –направляется за пределы учреждения – его оформляют на бланке предприятия и регистрируют.

Реквизиты объяснительной записки (личный вариант):

1) адресат (название должности, фамилия, инициалы должностного лица в дательном падеже; располагается в правом верхнем углу листа;

2) адресант (фамилия и инициалы, наименование должности составителя в родительном падеже без предлога);

3) название вида документа (если документ печатный, то все буквы прописные)

4) заголовок к тексту (является кратким содержанием текста и начинается с предлогов О, Об);

5) текст (располагается под заголовком) и состоит обычно из 3-х частей:

- описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

- аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты;

- предложения автора документа (факультативная часть).

6) приложение (список прилагаемых документов);

7) подпись автора документа.

Пример объяснительной записки (личный вариант)

Реквизиты объяснительной записки (официальный вариант):

1) название структурного подразделения, в котором составлен документ (располагается в левом верхнем углу листа, указывается в именительном падеже;

2) адресат (название должности, фамилия, инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3) название вида документа (если документ печатный, то все буквы прописные);

4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в начале строки, указывается в цифровом варианте);

5) заголовок к тексту (является кратким содержанием текста и начинается с предлогов О, Об);

6) место составления (факультативный реквизит);

7) текст (располагается под заголовком) и состоит из 3-х частей:

- описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

- аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты;

- предложения автора документа.

7) приложение (список прилагаемых документов);

8) подпись автора документа с расшифровкой (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Пример объяснительной записки (официальный вариант)

ЗАДАНИЯ

1.Ознакомьтесь с примерами объяснительных записок. Укажите их вариант (личный, официальный). Назовите отличия между реквизитами документа.

А)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О причинах неявки на работу

15 февраля 2016г. я не вышел на работу в связи с необходимостью оказания помощи соседям.

В результате взрыва бытовой техники в 6 утра 15 февраля 2016г. загорелся соседний дом. Мои соседи (семья из трех человек) получили ожоги разной степени тяжести.

Поскольку родственники соседей проживают в другом городе, мне пришлось заниматься транспортировкой пострадавших в больницу.

Приложение: справка из Пожарно-спасательной части №4 г. Донецка.

16.02.2016 /подпись/

Б)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

20.02.2017

О несвоевременном выполнении работы

19 февраля 2017г. конструкторский отдел завершил работу над проектом КС-11 разработки производственного оборудования для Донецкого металлургического завода с нарушением срока договора (план – 10.02.2017).

Причиной несвоевременного завершения проекта стали нарушения в электроснабжении производства с 01.02.2017 по 10.02.2017, вызванные аварией на ОАО «Региональная электросеть».

Приложение: справка от начальника ОАО «Региональная электросеть» от 18.02.2017.

Начальник конструкторского отдела /подпись/ Н.А. Васильев

2.Прочитайте пример объяснительной записки, определите ее вариант (личный, официальный). Назовите реквизиты документа. Определите особенности составления текста этого документа.

Директору ТС «Обжора»

г. Макеевка

И.А. Борисову

оператора отдела продаж

Шестаковой А.А

Объяснительная записка

О невыполнении должностных обязанностей

16.04.2017 мною были допущены ошибки в оформлении товарной накладной, счета-фактуры и счета на оплату для клиента ООО «Визон», вследствие чего клиент оплатил неправильную сумму по документам.

Данная ошибка была совершена мной по невнимательности и вследствие умственной усталости от большого потока клиентов в этот день.

Впредь постараюсь быть более внимательной и сосредоточенной и избегать подобных ошибок в своей работе.

16.04.2017 /подпись/

3.Прокомментируйте отличия между вариантами изложения информации в объяснительных записках.

4.Оцените фрагменты объяснительных записок с точки зрения соответствия языковых средств требованиям официально-делового стиля. Запишите правильный вариант.

1) Я 23 апреля опоздала на работу, потому что мой маршрут автобуса отменили.

2) Я 5 марта 2017 г. отсутствовал на рабочем месте, потому что был занят семейными делами.

3) Я опоздал на работу на 15 минут, поскольку транспорт плохо ходил.

4) Отнеситесь ко мне снисходительно, тем более что свою порцию душевных терзаний (см. выше) я уже получил.

5) Я немного не уложилась в сроки с отчетом, потому что у меня сегодня сломался компьютер на рабочем месте.

6) Я не могла вовремя приступить к работе после отпуска, потому что лежала в это время в больнице.

5.Выберите наиболее предпочтительные словосочетания при составлении объяснительной записки:

1) занятие по «Теоретической механике» – пара по теоретической механике – занятие по теоретической механике;

2) опоздать из-за семейных обстоятельств – опоздать в связи с семейными обстоятельствами – опоздать по семейным обстоятельствам;

3) потому что плохо себя чувствовал – в связи с плохим самочувствием – в связи с нехорошим самочувствием;

4) случилась дорожно-транспортная авария – в связи с дорожно-транспортным происшествием;

5) из-за пробки на дороге – в связи с затрудненным движением автобусов – в связи с неудовлетворительной работой городского транспорта.

6.Отредактируйте объяснительные записки, сократив их текст в соответствии с требованиями официально-делового стиля, и запишите свой вариант.

А)

Декану ФЭХТ ДонНТУ

проф. С.В. Леонову

студентки группы ХТ-16

Татаренковой Г.П.

Объяснительная записка

О пропуске занятий

Я пропустила 22 октября 2017 г. целый учебный день, в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Михайловка.

У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в диагностическом центре г. Донецк. Именно на такое обследование она прибыла в этот раз. Утром 22 октября 2017 года ей неожиданно стало плохо, у нее поднялось давление, я вызвала для мамы «Скорую помощь». Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Петривный А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилагаю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

23.10.2017 /подпись/

Б)

Директору ДМЗ

А.Ю. Зерницкому

слесаря ремонтного отдела

Кузнецова О. А.