Практические рекомендации по описанию задач, решаемых функциональными подсистемами

Бухгалтерия: учет по счетам материалов, основных средств, кассовых и банковских операций и т.д., составление периодической отчетности, проведение инвентаризаций, начисление заработной платы и т.д.

Отдел кадров: ведение архивов записей о персонале, прием, увольнение, перемещение сотрудников, табельный учет, оформление отпусков, повышение квалификации и переподготовка кадров и т.д.

Отдел снабжения: прием и учет заявок от подразделений на закупку сырья, материалов; заключение договоров с поставщиками и отслеживание их выполнения, управление запасами на складах, хранение закупленных товаров, поддержание минимального уровня складских запасов и т.д.

Отдел сбыта: реализация готовой продукции, заключение договоров с заказчиками и отслеживание их выполнения, решение споров после отгрузки продукции и т.д.

Маркетинг: изучение рынка, создание системы сбыта и распределения созданной продукции, реклама, ценообразование, послепродажное обслуживание потребителей и т.д.

Управление финансами: учет движения финансовых средств, составление бюджета и финансового плана, распределение финансовых средств, оценка финансовых возможностей предприятия, финансовый анализ и т.д.

Подготовка производстве:

техническая – исходя их плана расчет потребностей в людских ресурсах, в площадях, в оборудовании, в материалах и т.д.; составление заявок в отдел снабжения; анализ работы оборудования и т.д.

технологическая – разработка технологии производства, составление технологических карт, расчет удельных норм расхода сырья и т.д.

конструкторская – инженерные расчеты, проектные работы: составление чертежей, схем, планов, моделирование проектируемых объектов и т.д.

Практически в каждой фирме для обеспечения основной деятельности должен быть реализован базовый набор функций. К этим функциям относятся:

1) стратегическое планирование и управление;

2) анализ деятельности и оперативное управление;

3) финансовые функции;

40 работа с персоналом;

5) юридическое обеспечение;

6) электронная обработка данных;

7) поддержка проектов;

8) маркетинг, реклама и выставки;

9) обеспечение коммуникаций;

10) транспортное обеспечение;

11) складское обслуживание;

12) логистика отгрузок;

13) логистика снабжения и поставок;

14) таможенные функции;

15) секретариат (управление делами);

16) ведение архива;

17) протокольные функции;

18) безопасность;

19) охрана труда;

20) хозяйственные операции;

21) капитальное строительство и ремонт;

22) взаимодействие с филиалами.

В больших фирмах каждое подразделение, как правило, отвечает за какую-то группу базовых функций. В малых и средних фирмах один человек может выполнять несколько групп функций. По мере роста фирмы возникает проблема передачи части функций другому лицу, что должно поддерживаться специальной организационной процедурой.