УПРАВЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИЕЙ НЕДВИЖИМОСТИ

Планирование технической эксплуатации

Самая важная управленческая задача при использовании объекта недвижимости это обеспечение достойных и безопасных условий жизнедеятельности, что включает в себя: предоставление ежедневных услуг они называются «обслуживание», эксплуатацию, ремонт и благоустройство здания и прилегающих территорий. Поскольку такое содержание собственности имеет жизненно важный характер для сохранности инвестиций, а так же поскольку это является важным стоимостным фактором в годовом бюджете объекта недвижимости, необходимо, чтобы такая работа планировалась и выполнялась эффективно и систематически. Здесь рассматривается управленческий процесс, в котором шаг за шагом описывается, на какой основе такие работы планируются, каким образом принимаются решения и как выполняются необходимые мероприятия; описываются порядок и инструментарий для сбора основополагающей информации, представления рабочих планов и контроля качества работ.

Процесс начинается с тщательной инспекции собственности. Инспекции должны, ежегодно проводится людьми и организациями, обладающими соответствующими знаниями и опытом. Результаты таких проверок документируются в виде рекомендаций и программы по технической эксплуатации объекта с подробным указанием деталей, специальным описанием деятельности и работ, которые должны быть выполнены. На этой основе должен быть сделан расчет необходимых человеческих ресурсов, материалов, определен объем контрактных и иных работ и представлен в виде постатейной стоимости каждого вида деятельности.

Суммирование всех этих расходов позволит принять решение о том, возможно ли провести всю работу в рамках реалистического бюджета. Если это невозможно, то работы и виды деятельности должны быть сгруппированы по степени их приоритетности с учетом технического состояния здания, условий жизни и безопасности проживания, стоимости. Виды деятельности затем включаются в бюджет в порядке приоритетности.

Результатом проведенной работы станет:

ü заключение о состоянии здания, рекомендации о ремонте или замене отдельных элементов;

ü разработка концепции технической эксплуатации;

ü определение оптимального штата сотрудников службы эксплуатации и требования к ним при приеме на работу;

ü составление должностных обязанностей, инструкций, технологических карт, инструкций по технике безопасности (для каждого сотрудника на объекте);

ü определение форм документации и отчетности, ведущейся на объекте

ü разработка порядка взаимодействия собственников здания и службы эксплуатации;

ü определение состава и перечня работ, выполняемых собственными силами, перечня работ, на которые будут привлечены подрядные организации.

Для новых и современных зданий эксплуатация и ремонтные работы являются легко управляемыми процессами, если только они тщательно планируются и если им постоянно уделяется необходимое внимание. В старых зданиях, однако, ухудшение состояния инженерных установок и коммуникаций часто делает их уже неподдающимися ремонту, а оборудование слишком старое, чтобы удовлетворить необходимым стандартам, - это даже в том случае, если управление осуществляется надлежащим образом. В таких случаях благоустройство будет рассматриваться как наиболее оптимальное решение в долгосрочном плане, нежели эксплуатация и ремонтные работы.

Планирование технического обслуживания зданий и объектов должно осуществляться путем разработки годовых и квартальных планов-графиков работ по техническому обслуживанию.

В программе по технической эксплуатации указаны все элементы объекта, для которых планируются эксплуатационные работы. Каждому такому элементу должна быть придана карта планируемых эксплуатационных работ. Целью карты является описание видов эксплуатационных работ, которые должны быть выполнены для конкретного объекта эксплуатации и ремонта.

Некоторые планируемые виды эксплуатационных работ повторяются через определенные промежутки времени, но их периодичность может варьироваться, например, от ежегодного осмотра теплопроводов и отопительного оборудования до плановой покраски лестничных пролетов и коридоров через каждые шесть лет. Некоторые виды работ не являются повторяющимися, но планируются на основе отчета об инспектировании и вовремя выполняются во избежание поломки, например, замена вентилей в отопительной системе или замена оконной рамы с очевидными признаками гнили. Независимо от вида работ карты должны содержать необходимую детальную информацию, чтобы служить в качестве инструкций для работы или порядка их проведения.

Для некоторых видов деятельности описание будет базироваться на практических знаниях (ноу-хау), а для других – на технической информации, инструкциях по инспектированию, законодательстве и регламентах. Там, где это уместно, должны быть сделаны ссылки на дополнительные источники информации, экспертов, производителей, подрядчиков и т.п. Эти карты должны рассматриваться, как важная составная часть систематического процесса управления эксплуатацией и ремонтными работами и потому должны быть разработаны при внимательном отношении ко всем элементам объекта. Карты должны быть сведены в единую часть программы, и служить отправным пунктом не только тогда, когда разрабатываются инструкции по проведению работ, но также при расчете стоимости и составлении бюджета. Если работы проводятся внешними подрядчиками, то карты также будут служить базовой информацией для тендерной документации.

Расчет стоимости и ее оценка служат нескольким целям. В процессе составления бюджета эта стоимость включается как составная часть в бюджет на эксплуатацию и ремонт, который в свою очередь, является частью годового бюджета. Стоимость отдельных видов работ также является основанием для принятия решения о методе их производства, необходимости использования внешних подрядчиков или штатного персонала и т.д.

Предшествующий опыт и затраты, зарегистрированные в предыдущие годы, являются важной информацией для дальнейших расчетов. При планировании эксплуатации осуществляется прогнозирование расходов. Стоимость запасных частей и других средств должна базироваться на тендерных или рыночных ценах. Стоимость услуг персонала должна включать оплату труда всего персонала, работающего по контрактам, и/или штатного персонала, полностью или частично выполняющего обязанности по обслуживанию здания.

Расходы на оплату труда эксплуатационно-технического персонала рассчитываются исходя из списочной численности рабочих по профессиям, размеров их средней месячной зарплаты и начислений на нее.

Персонал, требуемый для обеспечения технической эксплуатации, в зависимости от назначения и технико-экономических характеристик объекта, включает в себя: дворников и уборщиков помещений, уборщиков мусоропроводов, рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования (слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию и ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике), лифтеров, столяров, занятых обслуживанием и ремонтом мебели, фурнитуры, оконных и дверных заполнений, а также рабочих, выполняющих ремонтно-строительные работы.

На такие работы, как вывоз мусора, дезинфекция, установка и обслуживание системы кондиционирования воздуха, проведение работ по благоустройству и озеленению территории, а также обеспечение безопасности, включающее организацию пропускного режима, патрулирование, содержание охранных систем и противопожарного оборудования, могут привлекаться внешние подрядчики.

Потребность в эксплуатационно-техническом персонале определяется на основании «Межотраслевых нормативных материалов для нормирования труда рабочих при уборке территорий и помещений - М., 1992» и «Нормативов численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий – М., 1988».

Расходы на вывоз мусора рассчитываются на основании справочника «Санитарная очистка и уборка населенных мест» (М., 1990.) и «Рекомендаций по определению норм накопления твердых бытовых отходов для городов РСФСР» (М., 1982.), исходя из стоимости вывоза (погрузка, разгрузка, автотранспорт и талон на городскую свалку) и норм накопления твердых бытовых отходов.

Расходы на пожарную безопасность рассчитываются на основании общих указаний СНиП 2.01.02-85 «Противопожарные нормы» и СНиП 2.04.01-84 «Пожарная автоматика зданий и сооружений», исходя из количества единиц противопожарного оборудования, приемно-контрольных приборов и извещателей, а также стоимости их обслуживания.

Материально-технические ресурсы, обеспечивающие санитарное содержание, техническое обслуживание и текущий ремонт здания, включают в себя: дезинфицирующие и моющие средства, строительные материалы, фурнитуру, спецодежду, инструмент, специнвентарь, комплектующие к оборудованию и др.

Расходы на материально-технические ресурсы, обеспечивающие техническую эксплуатацию и текущий ремонт, рассчитываются, исходя из норм расходов каждого вида ресурса и их стоимости, на основе нормативного справочника «Экономика жилищно-коммунального хозяйства: Нормы расхода материально-технических ресурсов на техобслуживание и текущий ремонт жилых домов, объектов коммунального и социально-культурного назначения» (М. Стройиздат. 1988 г.).

Затраты на оплату коммунальных услуг являются существенной статьей расходов и рассчитываются, исходя из тарифов на оплату коммунальных услуг и их потребления. Тарифы на оплату коммунальных услуг периодически публикуются в СМИ, информацию о них можно узнать также в Центре научно-технической информации.

Общее потребление электроэнергии здания может быть рассчитано по установленной мощности ее потребителей. Оно включает: электроэнергию на освещение здания, в соответствии с санитарно-гигиеническими нормативами, а также электроэнергию на технологическое оборудование, обусловленные функциональным назначением объекта. К расчетным потребителям электроэнергии относятся: осветительная арматура с учетом типа и мощности ламп (разрядные, накаливания), розетки из расчета технически возможной нагрузки от осветительных приборов и оргтехники, лифтовое и технологическое оборудование (в том числе сауны и бассейна), посудомоечные машины предприятий общественного питания и т.п. Установленная мощность оборудования указывается в технических паспортах. Для установленных и используемых электроприемников на основании опроса инженерно- технических работников выявляются режимы работы и фактические коэффициенты спроса по ним. На основании данных обследования производится расчет потребления электроэнергии отдельно по каждой группе оборудования, с применением соответствующих коэффициентов спроса по режимам работы. В соответствии с ВСН 59-88 «Электрооборудование жилых и общественных зданий», применяются коэффициенты единовременного спроса: при расчете расходов на рабочее освещение - в зависимости от установленной мощности, а при расчете расходов на лифтовое оборудование - в зависимости от числа лифтовых установок и этажности здания. Полученные результаты корректируются с учетом коэффициента фактического сезонного спроса.

Поскольку фактическая освещенность должна соответствовать современным санитарно-гигиеническим нормам, то потребление электроэнергии на освещение здания, рассчитаннное по установленной мощности, должно совпадать с величиной, рассчитанной по нормам освещенности. Светотехнический расчет по нормам освещенности должен обеспечивать в процессе эксплуатации требуемые количественные и качественные показатели уровня освещенности. Потребление электроэнергии на освещение здания по нормами освещенности рассчитывается на основании: СНиП 23-05-95 «Естественное и искусственное освещение» (с изменениями), ВСН 59-88 «Электрооборудование жилых и общественных зданий» и «Справочной книги для проектирования электрического освещения» Т.М. Кноринга (С.-Пб.: Энергоиздат, 1992), исходя из объемно-планировочного решения объекта, функционального назначения помещений и коэффициентов единовременности, спроса по режиму работы и фактического сезонного потребления.

Общее потребление электроэнергии может рассчитываться по укрупненным нормативам на основании ВСН 59-88 «Электрооборудование жилых и общественных зданий», исходя из данных, рекомендованных для предварительного расчета общего энергопотребления, в зависимости от функционального назначения здания, с учетом коэффициентов спроса по режиму работы и фактического сезонного спроса.

Потребление воды рассчитывается по укрупненным показателям на основании СНиП 2.04.01-85 «Внутренний водопровод и канализация» (действующее издание с изменениями), СНиП 2.04.02-84 «Водоснабжение. Наружные сети и сооружения» и СНиП 2.04.03-85 «Канализация. Наружные сети и сооружения», исходя из количества работающих в здании и норм потребления холодной и горячей воды, а также объема сточных вод, определенных в соответствии с функциональным назначением объекта. Нормы потребления воды установлены для основных потребителей и включают уборку помещений, обслуживание здания и т.д.

Потребление тепла рассчитывается по удельным теплопотерям объекта с использованием эмпирических формул на основании справочника Тихомирова К.В. «Удельные тепловые характеристики жилых и общественных зданий», исходя из справочных данных, рекомендованных для предварительного расчета общего теплопотребления здания в зависимости от его функционального назначения.

Потребление тепла может быть рассчитано по коэффициентам теплопередачи ограждающих конструкций, исходя из данных об объемно-планировочном и конструктивном решениях здания, в соответствии со строительными нормами, на основе следующих нормативов: СНиП 2.04.05-91* «Отопление, вентиляция, кондиционирование» (с изменениями), СНиП II - 3 -79* «Строительная теплотехника» (с изменениями) и СНиП 2.04.05-91 «Отопление, вентиляция, кондиционирование», (с изменениями). Изменения к этим нормативам регулярно публикуются в журнале «Бюллетень строительной теплотехники».

Техническое нормирование не возможно применить к эксплуатационным расходам, связанным с функционированием объекта недвижимости на рынке.

К таким расходам относятся:

ü расходы на управление;

ü расходы на заключение договоров аренды;

ü оплату юридических услуг и бухгалтерских услуг;

ü расходы на маркетинг и оказание услуг дополнительного сервиса арендаторам;

ü платежи по налогу на имущество;

ü плату за пользование земельным участком (налог на землю или арендная плата);

ü имущественное страхование здания;

ü резерв на замещение и др.

Данные эксплуатационные расходы могут быть нормированы только на основе рыночных представлений и требований.

Существенным является также то, что нормативные показатели ресурсов на техническую эксплуатацию все же не позволяют гибко отслеживать изменение уровня технического оснащения здания, поэтому при их использовании может потребоваться внесение соответствующих корректировок. Поэтому, рассчитанная на основе существующих СНиПов, нормативов и справочников величина эксплуатационных расходов является недостаточно обоснованной, поскольку она не учитывает конкретные особенности каждого объекта недвижимости в современных условиях рынка.

Эксплуатация и ремонтные работы во многих случаях требуют особого опыта и оборудования, и они также являются трудоемкими. Следовательно, внешние подрядчики должны рассматриваться и наниматься на конкурентной основе тендеров, проводимых по точно составленным спецификациям. Стоимость внешних контрактов при расчете включается в общие расходы. Непредвиденные расходы на ремонт должны закладываться в бюджет с учетом предыдущего опыта как фиксированная сумма из расчета на 1 кв. м площади по итогам предшествующих лет с проведением корректировки по соответствующему индексу цен.

Необходимо сделать как можно более полные расчеты путем разделения недвижимости на части и применения цен из расчета на 1 кв. м площади по итогам предшествующих лет для каждой части или группы частей недвижимости. Однако важно, чтобы используемая ценовая информация базировалась на реалистичных предположениях и необходимых опыте и знаниях (ноу-хау). Предполагаемая стоимость непредвиденных ремонтных работ включается непосредственно в бюджет на эксплуатацию и ремонт.

Затраты на эксплуатацию в том виде, как они рассчитаны и/или определены внешними подрядчиками в результате тендеров, должны рассматриваться и учитываться при установлении приоритетов. Причины для установления приоритетов – необходимость сбалансировать финансовые расходы эксплуатирующей организации. Следовательно, важной обязанностью эксплуатирующей организации является оценка последовательности таких приоритетов как технически, так и в финансовом смысле и представление заключения.

В бюджет на эксплуатацию и ремонт включаются все затраты, относящиеся к эксплуатации, ремонтным работам и замене оборудования, которые были запланированы и выполнены для поддержания качества и стандарта здания, а также для предотвращения повреждений и поломок. Расходы на плановые работы по эксплуатации (и плановые ремонтные работы) рассчитываются и представляются в бюджете как затраты на каждый элемент объекта. Внеплановые ремонтные работы (и замену оборудования) обычно нельзя предвидеть и рассчитать при составлении бюджета. Однако бюджет на эксплуатацию и ремонт должен позволять производить ремонтные работы, и для того чтобы это сделать, относящиеся к этому расходы должны быть специфицированы на основе существующего опыта, а ожидаемый объем работ – выполняться. Однако при этом нужно избегать искушения скопировать бюджет предыдущего года. Бюджет на эксплуатацию и ремонт является основой для финансового контроля поставок всех услуг, работ по эксплуатации и ремонту и сопутствующих расходов.

Практическая работа, связанная с плановой эксплуатацией (и небольшими плановыми объемами ремонтных работ), основывается на заказах-нарядах или инструкциях по эксплуатации и входит в отчетность. Инструкции выдаются на каждый месяц с описанием видов работ на этот месяц. Виды работ описываются в соответствии с порядком, определенным для конкретной работы/объекта в части их выполнения и периодичности. Инструкции должны также охватывать небольшие объемы ремонтных работ и замены оборудования вследствие повреждений или поломок, возникших за последний месяц и требующих внимания. Капитальный ремонт и большие объемы ремонтных работ по замене оборудования будут планироваться, и выполняться на основе отдельных спецификаций и тендеров.

Программа управления технической эксплуатаций определяет так же состав внеплановых работ, работ производимых по заявке пользователей объекта, порядок их исполнения, действия персонала в аварийных ситуациях, порядок создания и работы диспетчерской службы.

В процессе эксплуатации достигается:

ü обеспечение максимальной и регулярной доходности объектов в интересах собственника;

ü сохранение стоимости недвижимости и создание условий для её возрастания в будущем;

ü гибкая эксплуатация – обеспечение всестороннего соответствия объекта возрастающим требованиям рынка (модернизация, перепрофилирование, реконструкция и т.д.).

Состав документов программы управления технической эксплуатацией:

ü заключение о техническом состоянии объекта;

ü дефектная ведомость;

ü перечень комплекта ЗИП, инструмента и расходных материалов;

ü должностные инструкции сотрудников технической службы эксплуатации;

ü типовой договор подряда на обслуживание систем;

ü бюджет годовой технической эксплуатации объекта;

ü годовой календарный план производства планово-предупредительных работ;

ü технологические карты ППР сотрудников СЭ;

ü наряд на производство работ;

ü журнал учета выполненных работ;

ü журнал технического надзора;

ü предписание на устранение недостатков;

ü акт весеннего / осеннего осмотра;

ü план подготовки к периодам эксплуатации;

ü план мероприятий по устранению недостатков;

ü журнал учета аварийных ситуаций;

ü акт выполненных работ;

ü отчет о выполненных работах;

ü отчет сотрудника о выполненной работе;

ü книга движения материальных средств на объекте;

ü заявка на поставку ЗИП;

ü образец служебной записки.

Программа управления технической эксплуатацией являющая совокупностью инструкций, рекомендаций, планов, составов работ и затрат, необходима для оптимальной и безаварийной технической эксплуатации объекта недвижимости.

Организация системы планирования и бюджетирования позволяет сделать деятельность по эксплуатации недвижимости и контроль за ней прозрачной, дает возможность постоянного наблюдения за финансированием работ и ходом их выполнения. Инженерно-эксплуатационная служба при формировании плана мероприятий и бюджета на основе данных технических осмотров представляет собственнику информацию о необходимых на планируемый период работах и их ориентировочную стоимость. При выполнении плановых работ вся имеющаяся информация исполнителя документально концентрируется в паспорте здания. Указанный подход дает возможность корректировки плана выполнения работ и позволяет решать оперативные задачи, возникающие в рабочем процессе.