Взаимодействие со смежными организациями

В процессе эксплуатации объекта недвижимости, становится необходимым взаимодействие с различными смежными организациями, государственными структурами и органами, организациями-поставщиками товаров и услуг. Для решения данных задач формируют отдельное направление процесса эксплуатации недвижимости, которое называется техническим консалтингом. Данное направление включает в себя представление интересов собственников недвижимости перед поставщиками коммунальных услуг, взаимодействие с государственными органами контроля и надзора, координацию и обеспечение гарантийных обязательств, а также управление строительными проектами (работа с подрядными и проектными организациями).

Государственный контроль и надзор осуществляется в целях обеспечения безопасности жизни и здоровья людей, устойчивого функционирования инженерного оборудования и систем объекта, соблюдения правил эксплуатации и безопасности.

Взаимодействие с государственными органами контроля и надзора вызывает наибольшие трудности в работе инженерно-технических служб при эксплуатации объекта недвижимости. Этому способствуют часто меняющиеся требования, сложности с подготовкой документации, получением разрешений и допусков, необоснованные претензии, выдвигаемые во время проверок.

В Санкт-Петербурге к государственным органам контроля и надзора относятся:

ü Пожнадзор;

ü Госгортехнадзор;

ü Энергонадзор;

ü Энергосбыт;

ü Санитарно-эпидемиологическая служба;

ü Комитет по управлению государственным имуществом;

ü Комитет по градостроительству и архитектуре;

ü Комитет по земельным ресурсам;

ü Комитет по природным ресурсам.

Основная задача, которую ставит перед собой эксплуатирующая организация в сфере взаимодействия с государственными органами контроля и надзора – это максимально конкретизировать и упростить процесс для получения положительного результата при согласовании и утверждении проектной и технической документации.

Взаимодействие с органами контроля и надзора предусматривает:

ü переоформление договоров;

ü переоформление/получение актов допуска;

ü подготовку пакетов технической документации;

ü получение оптимизации технических условий;

ü рекомендации и консультирование по изменениям в проекте;

ü достижение договоренностей на компромиссной основе по поводу предписаний и актов в том числе проведение переговоров, встреч с целью уменьшения затрат на выполнение.

Перед получением согласования необходимо оценить свои шансы. Шансы оцениваются субъективно, и эта оценка составляется из юридической возможности, технического осуществления и наличия аналогичных примеров. После оценки прогнозируются варианты результата.

Перед обращением в орган государственной структуры, так же необходимо учитывать определенные риски которые могут возникнуть при получении документов т.к. не запланированное продление сроков получения документации или получение не полного пакета документов. Учет рисков производится методом модельного прогнозирования.

При оценке стоимости получения результатов необходимо учесть фонд оплаты труда специалистов и консультаций, стоимость «государственной пошлины» и другие затраты. Затем нужно провести сравнение с предполагаемым экономическим эффектом.

При эксплуатации недвижимости необходимо владеть перечнем всех согласовательных документов и знать их нормативную основу. При взаимодействие с органами контроля и надзора, задача управления эксплуатацией сводится к прогнозированию точных сроков согласования. Необходимо как можно более точно смоделировать прогнозированный результат.

Представление интересов собственника перед поставщиками коммунальных услуг пре­дусматривает взаимодействие с представителями «Водоканала», «Энергосбыта» и «ТЭК». Взаимодействие предполагает:

ü ведение учета потребления коммунальных услуг;

ü контроль сроков выставления и содержания счетов на оплату;

ü правильность и соответствие договорным обязательствам выставленных счетов;

ü качество предоставленных услуг;

ü сверку соответствия выставляемых счетов фактическому потреблению коммунальных услуг.

Представление интересов собственника перед энергоснабжающими организациями подразумевает два важных аспекта: контроль над соблюдением энергоснабжающими орга­низациями условий договора и контроль ведения учета и статистки энергозатрат. В первом случае это защита прав собственника как потребителя, во втором случае - возможность сравнивать, оценивать и анализировать качественные, количественные и стоимостные показатели затрат собственника с целью их оптимизации и эффективного использования энергетических ресурсов.

Собственник в праве требовать от эксплуатирующей организации предложений по оптимизации и эффективному использованию ресурсов, а последняя обязана предоставлять подобные предложения. Грамотный анализ затрат и применение как новейших энергосберегающих технологий, так и примитивных, на первый взгляд, мероприятий (утепления оконных проемов и установка энергосберегающих электрических лампочек) позволяет значительно экономить средства.

Эксплуатирующей компании более выгодно подключаться к проекту на стадии строительства, а в идеале - на стадии проектирования. Это не только разумно, но и соответствует европейскому стандарту ведения бизнеса. Собственник, строя объект, зачастую даже не задумывается, что ему понадобятся помещения для хранения оборудования или для размещения диспетчерской. Для этих нужд используются неарендопригодные площади. В противном случае придется занимать помещения, которые можно было бы сдать и получать доход. Мнение эксплуатирующих организаций нужно учитывать при планировке здания, размещении лифтов или эскалаторов, разбивки офисов, использовании конкретных технологий или материалов - все это может упростить дальнейшую эксплуатацию.

Подключение на стадии проектирования эксплуатирующей организации позволяет собственнику ощутить экономию средств в первый год эксплуатации. Подключение на стадии строительства не дает такого эффекта (не все строительные компании способны гибко подходить к вопросам эксплуатации), но это является боле эффективным и правильно спланированным решением, чем подключение эксплуатирующей организации в последующем. В мировой практике здания начинают строить с участием главного инженера эксплуатирующей компании. Затем, по мере появления крыш, котельных и так далее, появляются эксплуатирующие службы, которые служат своеобразным противовесом строителям. Данное направление в эксплуатации недвижимости называется управление строительными проектами, основной задачей которого является взаимодействие с подрядными строительными организациями и осуществление технический контроля выполнения строительно-монтажных работ.

При взаимодействие с подрядными организациями (управление строительными проектами) предусматривает:

ü заключение договоров субподряда со специализированными обслуживающими организациями;

ü подготовку тендерной документации и проведение тендеров на выполнение проектных и строительно-монтажных работ, а также на поставку оборудования и строительных материалов.

Одно из самых важных и дорогостоящих мероприятий при взаимодействие со смежными организациями - это обеспечение гарантийных обязательств. При приемке объекта недвижимости в эксплуатацию от прежних владельцев и после ремонтно-строительных работ служба эксплуатации или привлеченная эксплуатирующая организация должна проконтролировать выполнение гарантийных обязательств. Для осуществления контроля над соблюдением гарантий строительными подрядчиками, поставщиками строительных материалов, монтажниками и поставщиками инженерного и технологического оборудования необходимо получить следующие данные по всем заклю­ченным договорам:

ü предмет договора;

ü наименование подрядной организации;

ü контактные телефоны исполнителей, руководства, бухгалтерии;

ü сроки действия договоров;

ü акты выполненных работ, исполнительная документация;

ü сроки гарантии;

ü текст статьи «Гарантийные обязательства» в соответствии с договором;

ü подробное разграничение зон ответственности между подрядчиком и заказчиком на строительные работы и инженерное оборудование:

· на строительные работы - срок гарантийных обязательств не менее 1 года;

· на все инженерное оборудование необходимы технические паспорта с гарантийными талонами;

ü согласование с подрядной организацией наличия и состава ремонтного комплекта для инженерного оборудования;

ü контактная информация обо всех сервис - центрах гарантийного и постгарантийно­го обслуживания инженерного оборудования:

· - предоставляемые услуги;

· - форма обслуживания;

· - предполагаемые сроки выполнения работ;

· - адрес и телефон;

· - режим работы;

· - контактное лицо.

Также необходимо определить регламент взаимодействия и разграничения ответствен­ности между собственником, подрядчиком и эксплуатирующей службой. Основные положения регламента:

ü определение «аварийной ситуации»;

ü организация ликвидации причин и последствий «аварийной ситуации»;

ü информационное поле и информационные потоки;

ü схема принятия решений;

ü порядок актирования;

ü определение финансовой ответственности;

ü определение порядка компенсации.

Взаимодействие со смежными организациями является неотъемлемой частью управления эксплуатацией недвижимости. При взаимодействии с организациями различного уровня и назначения, решаются задачи по минимизации рисков возможных при эксплуатации объекта недвижимости, а так же определяются параметры эффективности процессов эксплуатации.