Регламенты производственного процесса

Для эффективной работы подразделения по эксплуатации объекта недвижимости разрабатываются и утверждаются регламенты производственного процесса. Основными документами, определяющие регламенты являются положение о структурном подразделении и должностные инструкции.

В сфере управления персоналом отсутствуют четкие критерии эффективности работы, нет единых требований и стандартов (кроме документооборота и требований ТК РФ). То есть каждое отдельное предприятие вырабатывает собственную политику, тактику, правила по управлению персоналом.

Разработка должностной инструкции начинается с подготовки положения о подразделении. Даже если у вас есть положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом, или положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении - этого все равно недостаточно. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому положение о подразделении очень важно.

Положение о подразделении является функционально-технологическим документом, определяющим и устанавливающим: место подразделения в структуре компании, задачи, для решения которых создано подразделение, границы его функциональной деятельности, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, а также перечень нормативных документов, регулирующих деятельность данного подразделения. В основном это собранные в один документ должностные инструкции, и во многом Положение о подразделении дублирует текст должностной инструкции. Тем не менее, данный документ является неотъемлемым разъясняющим инструментом, например, при обучении.

Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. В связи с тем, что открылись совместные предприятия, предприятия со 100-процентным иностранным капиталом, у нас появились должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих: есть и секретарь-машинистка, и референт, и секретарь на «reception», и менеджер по управлению персоналом, и помощник директора, и генеральный директор.

Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Должностная инструкция должна четко определять обязанности и права руководителей и специалистов. Технологическая (производственная) инструкция должна содержать требования по технологической последовательности выполнения различных операций, методы и объемы проверки качества выполняемых работ.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для своих непосредственных подчиненных. Первый руководитель компании утверждает инструкции для должностей, находящихся непосредственно в его подчинении. Для остальных должностей инструкции утверждаются заместителями первого руководителя, отвечающими за соответствующее подразделение. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.

Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовывать с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Основные требования к составлению должностных инструкций:

ü должностная инструкция разрабатывается на основе Положения о работе подразделения. Обязанности работников должны быть определены в соответствии с основными задачами, решаемыми подразделением;

ü в должностной инструкции должны быть описаны все основные функции, выполняемые работником;

ü должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком и все ее пункты должны быть максимально конкретными.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:

ü наименование должности;

ü наименование структурного подразделения;

ü назначение должности, общая цель должности;

ü место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется, кем может быть замещен работник);

ü требования к сотруднику: образование, специальность, специальное обучение, навыки, опыт работы;

ü перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;

ü формы отчетности, критерии эффективности труда (количественные и/или качественные);

ü взаимодействие внутри организации и с внешними структурами, права и ответственность;

ü программа повышения квалификации, перспективы служебного роста.

Должностная инструкция должна иметь гриф, заверяющий её утверждение, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: в ней сообщается, каких действий от него ожидают, и по каким критериям будут оценивать результаты труда, она дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда.

Должностная инструкция - основа для оценки результатов трудовой деятельности работника, для решения о его продвижении по должностной лестнице и переподготовке (о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.)

Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, при оценке соответствия требованиям организации кандидатов на вакантные должности.

Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

Без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом.

Основными задачами должностных инструкций является:

ü облегчение адаптации нового сотрудника;

ü установление сферы ответственности и компетентности;

ü предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности.

Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) дает информацию, необходимую для совершенствования организационной структуры, планированию мероприятий по повышению производительности труда. Нормативным документом для написания должностных инструкций с соблюдением основных требований является ГОСТ 6.38.90 "Требования к оформлению документов".

В производственных инструкциях по технической эксплуатации здания, должны быть даны подробные указания о порядке технического обслуживания и содержания зданий и сооружений, установлены права и обязанности инженерно-технического персонала, ответственного за эксплуатацию зданий и сооружений. Указанными инструкциями должна регламентироваться система осмотра зданий и сооружений, и также установлены правила содержания отдельных конструкций и инженерного оборудования.

Производственные инструкции составляет технический персонал эксплуатирующей организации в соответствии с «Правилами безопасности» и другими действующими нормативными материалами и указаниями. Технологические инструкции утверждает главный инженер (Технический директор) организации. Производственная инструкция разрабатывается с учётом требований заводов – изготовителей оборудования, конкретных условий эксплуатации; она должна содержать требования по технологической последовательности выполнения различных операций, методы и объёмы проверки качества выполняемых работ. К инструкции по техническому обслуживанию и ремонту оборудования должны прилагаться технологические схемы. Производственная инструкция и технологическая схема должны пересматриваться и переутверждаться после реконструкции, технического перевооружения и изменения технологического процесса до включения оборудования в работу.

Технологические инструкции также должны включать указания по безопасности ведения технологических процессов и безопасной эксплуатации оборудования, а также аварийной остановке последнего. Производственные инструкции должны, не реже одного раза в два года пересматриваться и переутверждаться главным инженером эксплуатирующей организации.

Производственные инструкции определяют порядок проведения производственных операций, осуществляемых при производстве работ, и порядок эксплуатационного обслуживания оборудования и конструкций объекта недвижимости.

К регламентам более низкого уровня относятся приказы, распоряжения, информационные и справочные материалы. Назначение приказов и распоряжений – обеспечение реализации программ по управлению персоналом. Например: приказ о введении в действие корпоративного регламента, приказ о прекращении действия / изменении инструкции и пр. Справочники и шаблоны служат в качестве дополнений к инструкциям. Содержат информацию справочного характера и шаблоны документов (приказов, распоряжений, отчетов и пр.), появляющихся в ходе реализации программ управления персоналом.

Не менее важен в стратегическом управлении организация аспект управления информационными потоками между работодателем и сотрудниками.

Для примера можно выделить следующие информационные блоки: информация о правилах для сотрудников, информация об изменении условий работы для группы сотрудников или информация об изменении условий работы для конкретного сотрудника, конфиденциальная информация. Правила управления данными информационными потоками также должны быть строго регламентированы и описаны в соответствующих корпоративных стандартах (положениях, инструкциях).