Критерии оптимизации бизнес-процессов

Прежде чем приступать к анализу и преобразованиям, необходимо четко определить и ранжировать критерии оптимизации, присвоив каждому весовой коэффициент в зависимости от стратегических приоритетов кредитной организации. Базовыми критериями для разработки улучшенной модели являются снижение временных и материальных затрат на выполнение операций, а также повышение контролируемости деятельности на всех уровнях. Не менее важны масштабируемость технологии, ее гибкость для запуска новых услуг и соответствие текущему законодательству.

Ключевыми ориентирами также выступают изменение соотношения прямых и косвенных затрат, повышение качества обслуживания клиентов и расширение спектра операций. Значимость каждого критерия варьируется для разных банков; для некоторых приоритетом может быть увеличение скорости обслуживания, а не сокращение расходов. Четкое определение этих приоритетов позволяет сфокусировать усилия на наиболее значимых направлениях преобразований и объективно оценивать их эффективность.

Анализ текущей технологии работы. После детального документирования процесса в формате «как есть» и определения критериев оптимизации наступает стадия его глубокого анализа. В рамках этого блока выполняются следующие этапы: выявление операций, не добавляющих ценности с точки зрения клиента, и анализ данных для поиска дублирующихся функций в различных процессах. Также рассматривается возможное видоизменение документооборота, строятся альтернативные модели бизнес-процессов и производится оценка затрат на переход.

Параллельно осуществляется поиск путей автоматизации отдельных операций для сокращения трудозатрат, производится оценка стоимости каждой операции в масштабах всего банка. Дополнительно анализируются сложные операции с целью их упрощения и оценивается потенциал оказания новых услуг. Завершает анализ сравнительное изучение текущих услуг и практики их оказания в других банках для корректировки тарифной политики и повышения качества сервиса.

Разработка и документирование новой технологии («Как должно быть»). Результаты первичного обследования и анализа являются фундаментом для разработки новой технологии. На первом этапе определяется концепция потенциальных изменений, которая тщательно обсуждается и оценивается на предмет эффективности. Этот творческий этап реинжиниринга является одним из наиболее сложных. После согласования концепции с высшим руководством приступают к детальной разработке технологической схемы «как должно быть».

Инструментальные средства для описания старой и новой модели должны быть идентичны, что обеспечивает согласованность и наглядность. На основании утвержденной концепции определяется порядок взаимодействия между подразделениями, производится наложение бизнес-процессов на новую схему работы и идентифицируются все регламентирующие документы. Заключительная стадия включает детализацию модели до элементарных операций и ее корректировку с учетом технических возможностей, после чего модель проходит многоступенчатое согласование и утверждение.

Практическое внедрение изменений. После окончательного утверждения новой технологии разрабатывается детальный план внедрения с указанием сроков, контрольных точек и ответственных лиц. Этот план включает разработку новых должностных инструкций, корректировку внутренних регламентов, обучение сотрудников и прием экзаменов, а также настройку программного обеспечения. Далее следует запуск технологии в опытную эксплуатацию с последующим переходом на полное промышленное использование.

Для управления сложными проектами рекомендуется использовать специализированные инструменты, такие как Microsoft Project. Этот программный продукт позволяет автоматизировать распределение ресурсов, контролировать выполнение этапов, строить сетевые графики и Диаграммы Ганта. Его интерфейс представлен на Рис. 16. Не менее важно заранее составить и утвердить бюджет преобразований, заложив в него специальный резерв в размере 20-25% для покрытия возможных перерасходов, что является стандартной практикой для подобных проектов.

Сведения об авторах и источниках:

Авторы: Тютюнник А.В., Шевелев А.С.

Источник: Информационные технологии в банке

Публикации предназначены для ИТ-руководителей и топ-менеджеров коммерческих банков, а также для менеджеров компаний-разработчиков и консультантов. Материалы помогут профессионалам в организации и оптимизации управления информационными системами на всех этапах их жизненного цикла.